Arsip digital adalah tempat penyimpanan yang menggunakan media elektronik. Arsip digital punya banyak fungsi yaitu untuk menyimpan data lebih tertata rapi, mudah, dan aman. Untuk menggunakannya, penting memilih media penyimpanan arsip digital sesuai kebutuhan.

Arsip adalah tempat untuk bahan pengingat yang disimpan dalam berbagai bentuk seperti surat, kuitansi, dan ada juga yang menggunakan arsip digital. Namun, ada beberapa pengaturan untuk menyimpan arsip yang baik dan benar. Berikut adalah media dan tata cara penyimpanan.

Tata Cara Penyimpanan Arsip Digital

Untuk menyimpan arsip dengan baik dan benar, memperhatikan beberapa hal dengan teliti perlu Anda lakukan, di antaranya yaitu:

1. Penyimpanan (Storing)

Hal pertama yang perlu diperhatikan dalam menyimpan arsip digital adalah menentukan tempatnya. Media penyimpanan arsip digital harus diperhatikan dan tidak boleh diletakkan sembarangan.

Alasannya karena orang yang tidak berkepentingan bisa lebih mudah mengetahui arsip Anda. Padahal, arsip ini kebanyakan bersifat rahasia. Untuk menyimpan dan membuat arsip yang profesional dan aman, maka silahkan kunjungi website chayra.id.

2. Penempatan (Placing)

Setelah dilakukan penyimpanan arsip, maka langkah berikutnya adalah penempatan yang baik. Fungsinya agar mudah dicari kembali apabila dibutuhkan dari data-data yang ada di dalam arsip itu.

3. Penemuan Kembali (Finding)

Tata cara yang terakhir adalah penemuan kembali arsip yang sudah disimpan. Hal ini penting dilakukan oleh sebab itu, pengelolaan dokumen menjadi hal penting agar lebih mudah ditemukan.

Media Penyimpanan Arsip Digital

Ada banyak berbagai media penyimpanan dalam bentuk digital. Ciri ciri arsip digital yaitu sudah mengalami perubahan dari bentuk kertas atau fisik ke media elektronik. Untuk medianya sendiri, Anda bisa menggunakan beberapa jenis berikut:

• Flashdisk
• Server
• CD-RW
• Local Disk
• Misalnya adalah Microsoft Excel Manajemen Arsip.
• Google Drive
• Dsb

Semua media tersebut dapat dipilih tergantung dari kapasitas dan kemudahan Anda. Contohnya adalah CD-RW dengan kapasitas 700 MB bisa menyimpan dokumen dalam bentuk tulisan dengan sekitar 7000 lembar atau 700 foto.

Dengan demikian, kelebihan dari media penyimpanan digital yaitu bisa menghemat biaya dan menghemat ruang penyimpanan dibandingkan menggunakan kertas fisik.

Keuntungan Menggunakan Sistem Arsip Digital

Adapun kelebihan arsip digital yang perlu Anda ketahui adalah sebagai berikut:

• Penemuan kembali arsip jauh lebih mudah dan efisien. Hal ini karena Anda bisa mencarinya melalui kata kunci yang ada.
• Proteksi dari kerusakan dokumen juga lebih aman menggunakan media arsip digital. Contohnya jika menggunakan arsip fisik, maka datanya bisa cepat ruak karena robek, hilang, atau warna yang luntur. Sedangkan jika menggunakan bentuk soft copy maka risiko kerusakan jadi lebih kecil asalkan Anda dapat menyimpannya baik-baik.
• Ada keamanan yang berlapis. Anda bisa menggunakan berbagai prosedur untuk menjaga akses arsip tersebut seperti menambahkan hak User sehingga hanya orang yang punya kode atau sandinya saja yang dapat mengaksesnya.
• Pemeliharaan arsip elektronik terbilang mudah. Anda dapat melakukan recovery data dengan cepat karena sudah ada fitur backup data yang memudahkan data arsip dapat kembali jika tiba-tiba kena hapus, dsb.

Penutup

Demikian penjelasan tata cara pengelolaan arsip digital yang benar serta media penyimpanan arsip digital yang membantu data tersimpan dengan baik. Media digital untuk arsip tersebut memiliki berbagai keunggulan seperti yang sudah disebutkan di atas. Semoga artikel ini bermanfaat!