“Arsip merupakan bentuk dari pengelolaan informasi yang diperlukan untuk menyimpan dan mengakses informasi penting dari suatu aktivitas atau peristiwa yang pernah terjadi. Dalam dunia modern yang penuh dengan informasi, arsip sangat penting untuk dikelola dengan baik agar dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dan tindakan yang sesuai dengan kebutuhan.”

Arsip merupakan bentuk dari pengelolaan informasi yang diperlukan untuk menyimpan dan mengakses informasi penting dari suatu aktivitas atau peristiwa yang pernah terjadi. Dalam dunia modern yang penuh dengan informasi, arsip sangat penting untuk dikelola dengan baik agar dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dan tindakan yang sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk memastikan bahwa informasi yang diperlukan dapat diakses dengan mudah dan tepat waktu.

Pada dasarnya semua orang memiliki alasan untuk merekam informasi. Setidaknya ada 7 alasan mendasar kenapa manusia berupaya untuk merekam setiap informasi

1. Untuk referensi dan dokumentasi: Informasi yang direkam dapat digunakan sebagai referensi dan dokumentasi dari suatu aktivitas atau peristiwa yang pernah terjadi. Ini dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah atau mengambil keputusan di masa depan.
2. Untuk pembelajaran: Informasi yang direkam dapat digunakan sebagai sumber belajar, baik untuk individu maupun kelompok. Ini dapat digunakan untuk meningkatkan keterampilan dan meningkatkan pengetahuan.
3. Untuk pemantauan dan evaluasi: Informasi yang direkam dapat digunakan untuk memantau kinerja dan mengevaluasi hasil dari suatu aktivitas atau program. Ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan mencari solusi untuk perbaikan.
4. Untuk pengambilan keputusan: Informasi yang direkam dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Ini dapat digunakan untuk menentukan arah dan tujuan suatu aktivitas atau program.
5. Untuk komunikasi: Informasi yang direkam dapat digunakan sebagai sarana komunikasi, baik untuk internal maupun eksternal. Ini dapat digunakan untuk menyampaikan informasi dan mendapatkan feedback.
6. Untuk memenuhi kewajiban hukum: Informasi yang direkam dapat digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum, seperti kewajiban untuk menyimpan bukti transaksi atau kewajiban untuk menyimpan data pribadi.
7. Untuk penelitian dan analisis: Informasi yang direkam dapat digunakan untuk penelitian dan analisis, seperti penelitian ilmiah atau analisis pasar. Ini dapat digunakan untuk menemukan pola dan hubungan yang membantu dalam pengambilan keputusan.

Kesimpulannya adalah manusia merekam informasi karena informasi tersebut memiliki nilai penting dan bermanfaat bagi individu maupun kelompok. Informasi yang direkam dapat digunakan sebagai referensi, dokumentasi, sumber belajar, alat pemantauan dan evaluasi, dasar pengambilan keputusan, sarana komunikasi, memenuhi kewajiban hukum, dan untuk penelitian dan analisis. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk memastikan bahwa informasi yang diperlukan dapat diakses dengan mudah dan tepat waktu