“Pengelolaan dokumen perusahaan merupakan hal penting yang harus diperhatikan. Pilih metode yang tepat sesuai dengan kondisi perusahaan Anda dan dapatkan layanan pengelolaan dokumen profesional dari Chayra Bisnis.”
Dokumen merupakan bagian penting dari setiap organisasi, baik itu yang berorientasi pada keuntungan atau non-keuntungan. Dokumen merupakan catatan dari aktivitas yang dilakukan oleh organisasi. Dalam sebuah perusahaan, misalnya, setiap transaksi bisnis yang dilakukan akan direkam dalam bentuk dokumen.
Akan tetapi, jumlah dokumen dalam suatu organisasi akan meningkat seiring waktu. Dari beberapa dokumen, menjadi puluhan, ratusan, atau bahkan ribuan. Oleh karena itu, dokumen harus dikelola dengan baik agar tidak hilang atau rusak dan dapat digunakan kembali untuk kepentingan perusahaan.
Mengutip Sulistyo-Basuki dalam buku “Manajemen Arsip Dinamis” dikenal 3 (tiga) metode pengelolaan dokumen.
Pertama, metode sentralisasi yakni metode pengelolaan dokumen yang dipusatkan pada satu unit khusus kearsipan yang berada di kantor pusat. Metode ini umumnya cocok untuk perusahaan kecil atau perusahaan yang tidak memiliki cabang.
Kedua, metode desentralisasi yaitu metode pengel0laan dokumen dimana setiap unit/cabang/kantor memiliki bagian khusus yang bertugas menangani pengelolaan dokumen. Walaupun ditangani oleh bagian khusus, namun standardisasi pengelolaan dokumennya ditetapkan oleh kantor pusat.
Ketiga, metode gabungan. Sesuai dengan namanya metode ini menggabungkan sentraliasasi dan desentralisasi. Lazimnya, metode gabungan dipilih oleh perusahaan yang memiliki karakteristik dokumen yang beragam sehingga pengelolaannya dilaksanakan secara terpisah dengan metode yang berbeda-beda.
Misalnya, untuk dokumen umum dikelola dengan metode desentralisasi dimana pihak pelaksananya adalah unit/cabang/kantor. Sementara, dokumen yang bersifat khusus dan bersifat rahasia dikelola langsung oleh kantor pusat.
Setiap cara untuk mengelola dokumen memiliki keuntungan dan kerugian masing-masing. Keuntungan dari metode sentralisasi adalah mudah diawasi karena semua dokumen terpusat di satu lokasi. Namun, kerugiannya adalah berpotensi sulit dalam mengelompokkan dokumen karena jumlah dokumen yang banyak dikelola di satu tempat.
Sedangkan metode desentralisasi memiliki kekurangan dalam hal pengawasan, meskipun standar pengelolaannya sudah ditentukan oleh pusat. Salah satu masalah yang mungkin terjadi adalah kesulitan koordinasi ketika suatu unit/cabang membutuhkan dokumen yang dikelola oleh unit/cabang lain. Namun, keuntungannya adalah mudah dalam mengambil dokumen yang dibutuhkan oleh suatu unit/cabang tanpa harus pergi ke kantor pusat, selain itu juga dapat menghemat biaya dan waktu.
Tentukan metode pengelolaan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan. Oleh karena itu, untuk menentukan metode yang tepat, perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti jumlah dokumen, struktur organisasi, dan tujuan pengelolaan dokumen. Metode gabungan, seperti menggabungkan sentralisasi dan desentralisasi, mungkin menjadi pilihan yang ideal jika faktor-faktor tersebut dipertimbangkan dengan baik. Namun, pastikan untuk tetap memperhatikan kelemahan yang mungkin muncul dari metode gabungan ini.
Dalam memilih metode pengelolaan dokumen perusahaan, beberapa faktor harus dipertimbangkan. Pertama, sifat dan jenis usaha perusahaan. Perusahaan perdagangan memiliki jenis dokumen yang berbeda dari perusahaan jasa, sehingga metode pengelolaan yang cocok juga berbeda. Kedua, skala perusahaan. Perusahaan besar memiliki jumlah dokumen yang lebih banyak dibandingkan perusahaan kecil, sehingga metode pengelolaan yang digunakan juga berbeda. Ketiga, letak geografis dari kantor pusat atau cabang. Ada kalanya perusahaan besar yang memiliki kantor cabang di wilayah yang berdekatan, sehingga metode pengelolaan yang digunakan harus disesuaikan dengan kondisi tersebut.
Misalnya, perusahaan A berkantor pusat di Jakarta dengan kantor cabang tersebar di lima kotamadya yang berada di provinsi DKI Jakarta. Dalam situasi seperti ini, maka metode sentralisasi masih cocok untuk diterapkan karena antara kantor pusat dengan kantor cabang relatif tidak ada kendala jarak dan waktu.
Sebaliknya, sebuah perusahaan yang tidak memiliki cabang belum tentu cocok dengan sentralisasi. Misalnya, sebuah perusahaan dengan struktur organisasi terdiri dari banyak unit atau divisi, maka metode desentralisasi cocok untuk diterapkan. Apalagi, jika unit atau divisi tersebut lokasinya terpisah dari kantor pusat.
Pengelolaan dokumen perusahaan memerlukan tempat penyimpanan dan sumber daya manusia yang handal. Namun, tidak semua perusahaan memiliki kemampuan untuk menyediakan kedua hal tersebut. Oleh karena itu, solusi yang ideal adalah dengan menggunakan jasa profesional dalam bidang pengelolaan dokumen.
Chayra Bisnis hadir untuk memberikan layanan yang dibutuhkan perusahaan dalam mengelola dokumen, seperti pembenahan arsip, penyediaan kotak arsip, alih wujud arsip, dan pelatihan manajemen arsip.
Ingin kantor Anda lebih rapi dan teratur? Jangan biarkan arsip-arsip berantakan mengganggu produktivitas Anda! Chayra Solusi Arsip siap membantu Anda melakukan penataan arsip dengan cara yang efektif dan efisien.
Jangan biarkan arsip kantor menjadi masalah yang mengganggu kinerja Anda. Hubungi Chayra Solusi Arsip sekarang dan rasakan sendiri manfaat dari penataan arsip yang efektif!
