“Memahami karakteristik penting dari arsip akan membantu organisasi dan pemerintah dalam mengelola arsip secara efektif dan efisien untuk meningkatkan akuntabilitas, efisiensi operasional, dan produktivitas.”

Organisasi dan pemerintah memainkan peran penting dalam mengelola arsip sejak tahap penciptaan, penggunaan, hingga penyusutan. Karena arsip muncul dari kejadian yang sebenarnya, arsip mewakili gambar “statis” yang dapat menguatkan tindakan dalam konteks khususnya pada fungsi, wewenang, tempat, dan waktu. Namun, pengelolaan arsip tidak hanya sekedar mempertahankan arsip secara fisik, tetapi juga memastikan bahwa ketentuan informasi pemerintah atau organisasi terpenuhi secara efektif dan efisien.

Oleh karena itu, organisasi harus memperhatikan karakteristik penting tertentu yang dimiliki oleh arsip. Menurut ISO 15489-1 Records Management (2016), karakteristik arsip meliputi autentik, reliabel, integritas, dan berguna.

1. Arsip yang autentik adalah arsip yang dapat dibuktikan untuk menjadi apa yang dimaksudkan, dibuat atau diterima oleh orang yang diakui untuk membuat dan menerimanya, dan dibuat atau dikirim pada waktu yang diakui.
2. Arsip yang reliabel adalah arsip yang kontennya dapat dipercaya sebagai representasi yang lengkap dan akurat dari transaksi, aktivitas, atau fakta yang dibuktikannya, dan dapat diandalkan dalam rangka transaksi atau aktivitas selanjutnya.
3. Sementara itu, arsip yang memiliki integritas adalah arsip yang lengkap dan tidak berubah serta dilindungi terhadap perubahan yang tidak sah.
4. Akhirnya, arsip yang bisa digunakan adalah arsip yang dapat diambil, ditemukan kembali, disajikan, dan diinterpretasikan dalam jangka waktu yang dianggap wajar oleh pemangku kepentingan.

Pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan telah menjelaskan dengan tegas karakteristik arsip yang harus dijaga dalam penyelenggaraan kearsipan. Sebagai organisasi yang bertanggung jawab dan efektif, haruslah memperhatikan keaslian, keterpercayaan, dan kelengkapan arsip yang dimilikinya.

Arsip haruslah autentik, yang artinya keaslian arsip haruslah terjaga. Arsip ini dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas sehingga menjadi sangat penting untuk dijaga. Arsip terpercaya, artinya isi dari arsip tersebut dapat dipercaya penuh dan akurat. Arsip yang terpercaya sangat penting karena mempresentasikan secara lengkap suatu tindakan, kegiatan, atau fakta sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.

Selain itu, arsip juga haruslah utuh, yang berarti kelengkapan arsip haruslah dijaga dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu autentisitas dan keterpercayaan arsip. Jika arsip tidak dipelihara dengan baik, maka tidak akan memenuhi karakteristik di atas dan tidak dapat memberikan bukti dokumenter yang andal.

Arsip, baik dalam format kertas maupun elektronik, haruslah komprehensif, akurat, memadai, lengkap dan bermakna, dimengerti dan dapat digunakan, autentik, tidak berubah, dan memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan dan akuntabilitas yang berlaku bagi organisasi yang menciptakannya.

Dalam hal ini, organisasi harus menyimpan arsip yang lengkap dan akurat untuk melaksanakan fungsi bisnis secara efektif dan bertanggung jawab. Tanpa arsip yang lengkap dan akurat, para pejabat tidak dapat melakukan bisnis mereka dan pelaksanaan bisnis yang tidak tepat dapat menimbulkan dampak bagi pengguna.

Jika arsip telah memenuhi semua karakteristik tersebut, maka arsip harus dikelola dalam sistem yang mengontrol keberadaannya, mulai dari penciptaan sampai penyusutan. Oleh karena itu, sebagai organisasi yang bertanggung jawab, kearsipan harus dikelola dengan baik dan efektif agar arsip dapat menjadi bukti dokumenter yang andal dan memenuhi tujuan penyediaan bukti yang diinginkan.

Adanya pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dapat memberikan manfaat. Pertama, pengelolaan arsip dapat membantu organisasi dalam menjamin akuntabilitas dalam proses bisnis dan pengambilan keputusan. Arsip yang lengkap dan akurat dapat memastikan bahwa keputusan yang diambil didasarkan pada informasi yang benar dan dapat dipercaya. Kedua, pengelolaan arsip dapat membantu organisasi dalam meningkatkan efisiensi operasional dan produktivitas. Dengan memastikan aksesibilitas dan ketersediaan arsip yang sesuai, organisasi dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk mencari informasi dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan. Ketiga, pengelolaan arsip dapat membantu organisasi dalam mempertahankan pengetahuan dan memastikan kelangsungan bisnis dalam jangka panjang. Dengan mempertahankan arsip yang relevan dan berguna, organisasi dapat memastikan bahwa pengetahuan tentang proses bisnis dan keputusan yang diambil tersedia untuk penggunaan di masa depan.

Dengan memperhatikan karakteristik arsip dan manfaat yang dapat diberikan, organisasi dapat mengelola arsip-arsipnya dengan lebih efektif dan efisien. Beberapa langkah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Penentuan Kebijakan Manajemen Arsip: Organisasi perlu menetapkan kebijakan dan prosedur untuk mengelola arsip-arsipnya. Kebijakan ini harus mencakup panduan tentang jenis dokumen apa yang harus disimpan, bagaimana cara menyimpan dan mengakses arsip, serta batas waktu penyimpanan arsip.
2. Pemilihan Media Penyimpanan yang Sesuai: Organisasi harus memilih media penyimpanan yang sesuai untuk arsip-arsipnya. Misalnya, dokumen-dokumen penting seperti kontrak, sertifikat, atau surat-surat penting harus disimpan dalam bentuk fisik dan dalam kondisi yang aman, seperti brankas atau ruangan khusus yang terkunci. Sementara itu, dokumen-dokumen yang berbentuk digital bisa disimpan di server atau cloud storage yang aman dan terlindungi dari serangan cyber.
3. Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip: Organisasi harus memastikan arsip-arsipnya disimpan dengan benar dan teratur. Dokumen-dokumen harus diberi label dan diatur berdasarkan jenis dan tanggal. Pemeliharaan arsip juga harus dilakukan dengan baik, termasuk pembersihan dokumen yang tidak diperlukan lagi dan perlindungan dari kerusakan dan kehilangan.
4. Aksesibilitas Arsip: Arsip-arsip harus dapat diakses dengan mudah oleh orang yang berwenang. Oleh karena itu, organisasi perlu membuat sistem klasifikasi yang jelas dan mudah dipahami untuk mengakses arsip-arsipnya.
5. Pelatihan Karyawan: Karyawan harus dilatih untuk memahami kebijakan dan prosedur manajemen arsip serta teknologi yang digunakan untuk mengelola arsip-arsipnya. Hal ini akan memastikan bahwa karyawan dapat mengelola arsip-arsip dengan baik dan teratur.

Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, organisasi akan dapat mengelola arsip-arsipnya dengan lebih efektif dan efisien, sehingga dapat memberikan manfaat yang lebih besar bagi organisasi tersebut.

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana Chayra Solusi Arsip dapat membantu organisasi Anda dalam mengelola arsip secara efektif dan efisien untuk meningkatkan akuntabilitas, efisiensi operasional, dan produktivitas.

Hubungi kami hari ini.