Pengelolaan Dokumen: Bagaimana Metadata Membantu Anda

0
(0)

“Pelajari cara membuat, mengelola, dan mengakses dokumen dengan mudah melalui fitur metadata. Teknologi telah mengubah cara kita mengelola dokumen. Terapkan metadata sekarang juga!”

Teknologi telah mengubah cara kita mengelola dokumen. Dulu, dokumen cetak adalah pilihan utama, namun saat ini dokumen digital menjadi lebih populer. Ada dua alasan utama mengapa dokumen digital lebih digemari daripada dokumen cetak. Pertama, dokumen digital lebih praktis. Anda dapat dengan mudah menyimpan atau membawa dokumen digital kemana saja karena teknologi medium penyimpanan dokumen terus berkembang. Kedua, dokumen digital lebih canggih. Anda dapat mengakses dokumen digital dari berbagai perangkat dan melakukan berbagai operasi seperti editing atau sharing dengan mudah.

Teknologi memberikan kita banyak kemudahan dalam pengelolaan dokumen, salah satunya adalah fitur Metadata. Metadata adalah informasi yang terstruktur atau semi-terstruktur yang memungkinkan pembuatan, pendaftaran, klasifikasi, akses, pelestarian, dan pengolahan dokumen dalam jangka waktu dan di dalam dan di luar domain. Definisi sederhananya, metadata adalah data yang memberikan deskripsi tentang data atau yang sering disebut sebagai “data tentang data”.

Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda

Metadata sebenarnya bukanlah sesuatu yang baru. Jauh sebelum ada digitalisasi dokumen, konsep metadata telah dikenal dalam pengelolaan dokumen. Sebuah artikel yang diterbitkan di www.dataversity.net menyebutkan bahwa konsep metadata telah dikenal sejak sekitar tahun 280 SM. Pada saat itu, Great Library of Alexandria menempelkan tanda (tag) pada setiap gulungan dokumen yang memuat keterangan tentang judul, subjek, dan penulis. Tanda ini membantu para pengunjung perpustakaan dalam mencari dokumen tanpa harus membukanya satu persatu.

Sistem tag yang digunakan oleh Great Library of Alexandria inilah yang kemudian berkembang menjadi sistem katalog yang sering kita temukan di perpustakaan. Dalam kata lain, sistem katalog di perpustakaan adalah versi konvensional dari metadata.

Teknologi komputer telah mengalami perkembangan yang signifikan dalam beberapa dekade terakhir. Salah satu konsep yang muncul sejak dini dalam perkembangan teknologi komputer adalah metadata. Ide tentang metadata pertama kali diusulkan oleh dua ilmuwan komputer dari Massachusetts Institute of Technology (MIT) pada tahun 1967. Mereka berdua, Stuart McIntosh dan David Griffel, menyadari pentingnya meta language dalam versi digital.

Tahun 1979, International Press Telecommunications Council (IPTC) menyusun standar metadata untuk digunakan pada objek gambar. Pada akhir tahun 1980, IPTC mengembangkan sebuah struktur file yang dikenal dengan nama Information Interchange Model (IIM). IIM dapat diterapkan pada berbagai jenis media, seperti gambar, teks, dan lainnya. Setelah 10 tahun pengembangan, IIM akhirnya selesai dan digunakan dalam pertukaran berita di tingkat nasional maupun internasional.

Pada awal tahun 2000-an, National Information Standards Organization (NISO) merilis sebuah dokumen yang sangat penting bernama “Metadata Made Simpler: A Guide for Libraries”. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya perkembangan metadata dalam industri informasi.

Periode yang paling penting dalam sejarah perkembangan metadata adalah ketika Google muncul. Pada tahun 2007, perusahaan teknologi raksasa tersebut mengoptimalkan mesin pencari mereka sehingga muncul sistem metadata yang mampu membuat informasi di internet lebih mudah ditemukan.

Di era digital saat ini, metadata dengan dukungan teknologi memiliki peran yang jauh lebih signifikan daripada versi “jadul” yang digunakan sebelumnya. Metadata Module yang diterbitkan oleh ICA menyebutkan bahwa penerapan metadata dapat mempermudah pengelolaan dokumen dalam sebuah organisasi, baik korporat maupun non-korporat. 

Metadata merupakan sistem yang sangat membantu dalam pengelolaan dokumen, karena dengan adanya metadata, dokumen dapat dengan mudah ditemukan dan dipahami. Metadata juga memungkinkan pencarian dokumen menjadi lebih akurat dengan menggunakan kata kunci (keyword) yang relevan. Selain itu, metadata juga dapat menyediakan informasi detail mengenai sebuah dokumen sehingga memudahkan dalam proses penarikan dokumen. Dengan sistem metadata, organisasi dapat mengelola dokumen dengan lebih efektif dan efisien.

Pada era digital saat ini, metadata dengan dukungan teknologi memiliki peran yang jauh lebih signifikan dibandingkan versi ‘jadul’ dan dapat mempermudah pengelolaan dokumen di sebuah organisasi. Terdapat 3 jenis metadata yang umum digunakan, yaitu Metadata Administratif, Metadata Deskriptif, dan Metadata Struktur. 

Jangan lupa untuk mengeksplorasi potensi metadata dalam mengelola dokumen Anda. Dengan metadata, dokumen Anda akan lebih mudah ditemukan, dipahami, dan digunakan kembali untuk berbagai tujuan. Jangan biarkan teknologi melewatkan Anda, cobalah untuk mengimplementasikan metadata dalam pengelolaan dokumen Anda dan rasakan manfaatnya.

Ingat, metadata adalah senjata yang akan membantu Anda dalam mengelola dokumen dengan lebih efisien dan efektif. Jangan ragu untuk mencoba dan mengeksplorasi potensi metadata dalam mengelola dokumen Anda!

Apakah kabar ini berguna?

Anda yang tentukan bintangnya!

Tingkat Kepuasan 0 / 5. Jumlah pemberi bintang: 0

Belum ada yang kasih bintang! Jadi yang pertama memberi bintang.

Karena kabar ini berguna untuk anda...

Kirimkan ke media sosial anda!

Jangan biarkan ragu menghentikan Anda dari memusnahkan arsip yang tidak diperlukan lagi! Chayra Solusi Arsip siap membantu Anda dengan cara yang aman, terpercaya, ramah lingkungan, dan efisien.

Hubungi kami sekarang untuk menghilangkan keraguan dan mendapatkan solusi arsip yang tepat untuk kebutuhan Anda!

Eksplorasi konten lain dari Chayra.ID

Langganan sekarang agar bisa terus membaca dan mendapatkan akses ke semua arsip.

Lanjutkan membaca