“Database perusahaan adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola data perusahaan secara terorganisir. Dengan menggunakan Database Management System, data dapat dengan mudah dicari, diperiksa, diolah, dan dimanipulasi. Keuntungan lain dari database adalah mencegah data ganda, memudahkan pengelolaan data, menjaga kualitas data, meningkatkan kinerja aplikasi, dan menjaga kerahasiaan data.”

Database merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola data perusahaan secara terorganisir. Dengan menggunakan database, informasi dapat dengan mudah dicari, diperiksa, diolah, dan dimanipulasi menggunakan program komputer. Database memiliki peran penting dalam mengelola data perusahaan dengan lebih efektif dan efisien. Hal ini dilakukan dengan menggunakan sebuah program atau sistem yang disebut Database Management System (DMS).

Fungsi Database

Database perusahaan adalah kumpulan data yang terorganisasi dan terhubung satu sama lain untuk memudahkan pencarian informasi yang digunakan dalam bisnis dan operasi perusahaan. Database dapat berupa dokumen, tabel, atau arsip yang disimpan dalam media elektronik dan dikelola menggunakan Database Management System (DMS).

Fungsi database diantaranya:

Mempermudah Pengelompokan Data

Database menjadikan pekerjaan mengelompokkan data menjadi lebih mudah. Data dan informasi dapat dikumpulkan berdasarkan kategori sehingga mudah dipahami oleh orang yang menggunakannya.

Karena data terorganisasi dengan baik, pencarian suatu data pun menjadi mudah. Database sendiri mampu mengurutkan data sehingga teratur dan dapat terkumpul secara cepat. Hasilnya, database mampu memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.

Mencegah Data Ganda

Database membuat pengelompokan data menjadi lebih efektif, mencegah data terduplikasi dan menghindari adanya data yang tidak konsisten. Database juga dapat mengurangi kemungkinan data ganda atau berulang dalam berkas-berkas yang berbeda.

Memudahkan Pengelolaan Data Perusahaan

Dengan adanya database perusahaan, proses penyimpanan, akses, pembaruan, dan penghapusan data bisa dilakukan dengan mudah. Selain itu, data pada database tidak mudah diubah oleh semua orang meskipun data digunakan oleh berbagai pihak, karena dapat dikontrol dari server pusat saja.

Menjaga Kualitas Data

Kualitas data yang disimpan dalam database lebih terjaga, sehingga hasil data yang diakses sama dengan yang di-input ke dalamnya. Database memungkinkan integritas informasi terjaga, karena database akan memastikan data akurat, mudah diakses, konsisten, dan berkualitas.

Meningkatkan Kinerja Aplikasi

Menggunakan database perusahaan, kinerja aplikasi yang digunakan oleh perusahaan pun dapat lebih terkontrol dan efektif. Pada akhirnya, aplikasi tersebut mampu membantu meningkatkan keuntungan perusahaan. Database yang dibuat dan dikelola dengan baik juga dapat membantu perusahaan membuat aplikasi baru tanpa mengubah struktur database yang sudah ada.

Menjaga Kerahasiaan Data

Database menjamin keamanan data dan informasi perusahaan dengan cara menyisipkan kode akses pada data-data tertentu yang tidak dibuka untuk semua kalangan. Database perusahaan yang dikelola dengan Database Management System (DMS) biasanya dilengkapi dengan manajemen pengguna yang memungkinkan pembuatan hak akses berbeda-beda antara satu pengguna dengan yang lain. Data akan terjaga independensinya karena orang lain tidak dapat memanipulasi meskipun dapat mengaksesnya.

Memudahkan Berbagi Data

Adanya database memungkinkan pembagian data atau informasi kepada sesama pengguna yang lain. Database dapat digunakan secara bersamaan dalam suatu perusahaan, misalnya diakses secara bersamaan antara admin, bagian pemasaran, dan manajemen. Dalam waktu bersamaan mereka memerlukan database tentang data pemasok, tetapi tidak harus membuat database masing-masing. Hal ini akan menghemat waktu dan biaya dalam pembagian data serta meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data.

Selain itu, database juga dapat digunakan untuk berbagi data dengan perusahaan lain atau mitra bisnis yang memerlukan data tersebut untuk kepentingan bisnisnya. Dengan demikian, database menjadi alat yang sangat penting dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.