“Dalam pengelolaan data atau dokumen, Backup dan Arsip sering digunakan secara salah. Namun, kedua istilah ini memiliki makna yang berbeda. Backup adalah kosa kata dalam Bahasa Inggris yang berarti cadangan. Sedangkan, Arsip merupakan istilah yang berasal dari Bahasa Inggris juga, yaitu “Archive”. Namun, meskipun sudah diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia, istilah ini tetap memiliki makna yang berbeda dengan Backup.”

Dalam pengelolaan data atau dokumen, terdapat dua istilah yang sering digunakan secara salah atau bahkan diterjemahkan seragam yaitu Backup dan Arsip. Namun, kedua istilah ini memiliki makna yang berbeda. Backup adalah sebuah salinan data atau dokumen yang sengaja diciptakan untuk antisipasi terhadap kemungkinan rusak atau hilang. Sedangkan Arsip merupakan dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari waktu yang lampau yang disimpan dalam media tulis, elektronik, biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi dan digunakan untuk referensi.

Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering melakukan proses cadangan atau backup data seperti menyimpan salinan foto, video, atau format media lainnya dari perangkat seluler ke komputer. Sementara itu, arsip lebih kompleks dibandingkan dengan backup dan digunakan untuk referensi atau dokumentasi.

Definisi Arsip jika merujuk pada artikel Backup vs. Archive: Why it’s important to know the difference adalah salinan data yang sengaja diciptakan sebagai referensi. Berbeda dengan backup, arsip tidak mengharuskan data aslinya disimpan. Artinya, begitu arsip diciptakan maka data aslinya dapat dihapus atau dimusnahkan.

Tidak hanya perbedaan makna, tujuan dari arsip juga berbeda dengan backup. Arsip tidak hanya bertujuan untuk menciptakan salinan data yang disimpan, tetapi juga menjadikan salinan data tersebut sebagai referensi. Dengan arsip, pengguna dapat melakukan analisis data-data lama dan menggunakannya kembali pada saat ini atau masa depan. Tujuannya tidak hanya untuk menyimpan data saja tetapi juga untuk dapat mengekstrak informasi dari data-data tersebut.

Dalam kata lain, tujuan dari backup hanya untuk menyimpan data, sedangkan tujuan dari arsip adalah untuk menyimpan dan mengambil kembali data. Berbeda dengan backup, arsip memerlukan sistem yang dapat menyimpan data dengan aman dan juga memungkinkan data untuk dapat diambil kembali saat diperlukan. Selain tempat penyimpanan yang aman, arsip juga memerlukan sistem yang dapat mendukung proses pengambilan data yang telah disimpan di arsip.

Mengutip buku “Manajemen Kearsipan” karya Zulkifli Amsyah, terdapat 5 (lima) jenis sistem kearsipan, yaitu Sistem Abjad (Alphabetical), Sistem Geografis (Geoghraphy), Sistem Kronologis (Chronology), Sistem Nomor (Numberitical), Sistem Subyek (Subjectial). Masing-masing sistem memiliki karakteristik dan kegunaan yang berbeda-beda.

Ada beberapa sistem yang dapat digunakan untuk menyusun arsip, salah satunya adalah sistem abjad yang dianggap sebagai sistem yang paling sederhana karena arsip disusun berdasarkan susunan abjad saja. Sistem geografis juga sering digunakan oleh organisasi yang memiliki cabang atau unit di beberapa wilayah, misalnya bank. Sistem kronologis digunakan untuk data yang memiliki variabel waktu seperti data keuangan atau transaksi bisnis. Sistem nomor dan sistem subjek adalah sistem pengarsipan yang disusun berdasarkan nomor dan subjek. Sistem subjek umumnya digunakan dalam lingkup perpustakaan.

Meskipun memiliki perbedaan dalam beberapa aspek, backup dan arsip pada dasarnya merupakan metode pengelolaan data yang bertujuan untuk mengantisipasi ancaman kehilangan atau kerusakan data. Namun, dengan perkembangan teknologi, ancaman yang harus dihadapi dalam mengelola data menjadi semakin kompleks dan sulit.

Dahulu, ketika data hanya berbentuk fisik seperti kertas atau pita kaset, ancaman yang dihadapi adalah kehilangan, kerusakan atau dampak bencana alam. Namun, saat ini dengan adanya teknologi siber yang memungkinkan data juga bisa berbentuk non-fisik seperti data komputer, ancamannya lebih berbahaya seperti serangan virus atau hacker.

Ancaman yang lebih sulit ini membutuhkan solusi antisipasi yang juga canggih. Solusi sederhana seperti membangun gudang dengan tembok yang kokoh tidak cukup untuk mengatasi ancaman seperti serangan virus atau hacker.

Organisasi bisnis, seperti perusahaan, sangat khawatir tentang data yang dimiliki. Oleh karena itu, mereka sering mempercayakan pengelolaan data pada pihak ketiga yang profesional.

Chayra Bisnis hadir untuk menyediakan solusi pengelolaan dokumen perusahaan. Ada 4 layanan utama yang ditawarkan oleh Chayra Bisnis, yaitu Pembenahan Arsip, Penyediaan Kotak Arsip, Alih Wujud Arsip, dan Pelatihan Manajemen Arsip. Layanan ini ditujukan untuk membantu organisasi bisnis mengelola data dengan baik dan aman.

Tertarik dengan layanan Chayra Bisnis? Silakan kunjungi dan hubungi kami untuk minta penawaran.