“Digitalisasi dokumen perusahaan bukan hanya baik untuk lingkungan, tapi juga memberikan keuntungan untuk perusahaan itu sendiri. Mempermudah proses pencarian, pengelolaan dan pembagian dokumen serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.”
Digitalisasi dokumen perusahaan tidak hanya baik untuk lingkungan, karena digitalisasi memang bagian dari kebijakan pengurangan penggunaan kertas atau paperless policy, yang salah satu misinya adalah mengurangi praktik penebangan pohon ilegal (illegal logging) di hutan.
Akan tetapi digitalisasi arsip sangat penting untuk keberlangsungan dan keuntungan perusahaan itu sendiri. Dengan digitalisasi, perusahaan dapat menghemat biaya penyimpanan dan pengelolaan dokumen, serta mempermudah proses pencarian dan pengelolaan dokumen. Selain itu, digitalisasi juga membuat proses kerja lebih efisien dan cepat, serta memudahkan dalam hal pembagian atau pengiriman berkas kepada rekan kerja lainnya.
Dengan digitalisasi, perusahaan dapat mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan dokumen akibat faktor alam atau kekurangan tempat penyimpanan yang aman. Pencarian dokumen pun menjadi lebih mudah dan cepat karena dapat dilakukan secara elektronik. Hal ini akan sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.
Digitalisasi dokumen perusahaan bukan hanya membawa manfaat bagi lingkungan, tetapi juga memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan itu sendiri. Menurut sebuah artikel yang diterbitkan oleh State Archives and Records, otoritas arsip di negara bagian New South Wales, Australia, digitalisasi memiliki 7 manfaat utama bagi perusahaan. Keuntungan ini meliputi:
Pertama, Digitalisasi arsip dapat meningkatkan efisiensi, kualitas, dan konsistensi proses bisnis perusahaan. Dengan mengubah arsip fisik menjadi versi digital, proses bisnis dapat berjalan lebih efisien sambil meningkatkan kualitas dan konsistensi. Keunggulan utama dari digitalisasi adalah kemampuannya untuk melewati batas ruang dan waktu, sehingga arsip dapat diakses dari mana saja dan kapan saja, tanpa terhambat oleh keterbatasan fisik. Contohnya, arsip digital dapat diakses secara daring dari berbagai lokasi dan pada waktu yang dibutuhkan.
Kedua, digitalisasi arsip memungkinkan untuk mengintegrasikan rekaman dengan sistem digital yang ada di perusahaan. Dengan digitalisasi, proses pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan data akan otomatis menjadi digital. Ini akan menciptakan sistem digitalisasi yang menyeluruh di perusahaan, yang akan membuat pekerjaan lebih efisien dan terintegrasi.
Ketiga, digitalisasi dapat meningkatkan aksesibilitas dan memudahkan pembagian pengetahuan yang lebih baik. Dengan sistem digitalisasi, keterbukaan informasi dan pengetahuan dapat ditingkatkan di seluruh perusahaan. Ini memungkinkan personal atau divisi untuk saling berbagi informasi dan pengetahuan yang dapat memberikan manfaat yang besar bagi perkembangan perusahaan.
Keempat, meningkatkan waktu respon dan layanan pelanggan. Dalam menangani keluhan pelanggan, perusahaan harus dapat memberikan solusi yang cepat dan tepat. Digitalisasi arsip dapat membantu dalam hal ini dengan mempermudah petugas pelayanan pelanggan untuk mengakses arsip yang relevan dengan keluhan pelanggan, sehingga dapat memberikan jawaban dan solusi yang lebih cepat.
Kelima, mengurangi biaya. Para pemimpin perusahaan pasti akan senang jika operasional perusahaan dapat menghemat biaya. Ini adalah keuntungan utama yang ditawarkan oleh digitalisasi arsip. Tidak hanya menghemat biaya pembelian kertas, digitalisasi arsip juga dapat mengurangi biaya sewa ruang penyimpanan arsip.
Keenam, fleksibilitas untuk karyawan. Sistem secanggih apapun pasti membutuhkan sentuhan sumber daya manusia (SDM). Dalam konteks ini, digitalisasi arsip memberikan fleksibilitas bagi pegawai perusahaan dalam bekerja. Segala interaksi pegawai dengan arsip bisa dilakukan kapanpun dan dimanapun dia berada.
Ketujuh, digitalisasi arsip memberikan perlindungan yang lebih baik untuk kontinuitas bisnis. Dengan mengubah arsip fisik menjadi digital, perusahaan dapat lebih mudah melindungi dan menyimpan data dalam situasi darurat seperti bencana alam. Ini memungkinkan pembuat kebijakan perusahaan untuk merencanakan jangka panjang dan pendek dengan lebih tenang tanpa khawatir tentang keamanan dan keselamatan arsip.
Digitalisasi arsip memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, salah satunya adalah penghematan biaya. Meskipun di awal terlihat sebagai biaya tambahan, namun jika dilihat dari segi efisiensi, fleksibilitas dan budaya sharing knowledge yang ditawarkan, digitalisasi arsip terbukti setimpal dengan biaya yang dikeluarkan. Namun, masih ada perusahaan yang memilih untuk tetap menggunakan sistem arsip non-digital karena dianggap terlalu mahal. Namun, jika dilihat dari segi manfaat yang ditawarkan, digitalisasi arsip sangat penting dan bermanfaat bagi perusahaan.
Digitalisasi arsip harus dipandang sebagai investasi jangka panjang, bukan sebagai biaya kegiatan sesaat. Hal ini karena manfaat dari digitalisasi arsip tidak hanya terbatas pada aspek teknis, tetapi juga dapat meningkatkan budaya kerja yang lebih positif. Dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, perusahaan layanan digitalisasi arsip seperti Chayra Bisnis mulai bermunculan. Chayra Bisnis menawarkan layanan konversi dari arsip fisik menjadi arsip digital sebagai upaya untuk menyelamatkan dan memanfaatkan informasi arsip.
Ingin mengetahui lebih detail layanan yang ditawarkan oleh kami? Silakan klik tautan ini.
Ingin kantor Anda lebih rapi dan teratur? Jangan biarkan arsip-arsip berantakan mengganggu produktivitas Anda! Chayra Solusi Arsip siap membantu Anda melakukan penataan arsip dengan cara yang efektif dan efisien.
Jangan biarkan arsip kantor menjadi masalah yang mengganggu kinerja Anda. Hubungi Chayra Solusi Arsip sekarang dan rasakan sendiri manfaat dari penataan arsip yang efektif!
