Pentingnya Pemusnahan Arsip

5
(2)

Pemusnahan arsip adalah bentuk penyusutan arsip yang dilakukan oleh pihak tertentu untuk mengurangi jumlah arsip agar lebih efisien dan efektif. Dengan dimusnahkannya arsip, maka keamanan informasi dalam arsip tersebut akan aman dan terlindungi dari penjelajahan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Penghancuran arsip merupakan kewajiban setiap instansi terhadap arsip yang berisi informasi berharga. Pada hakikatnya pemanfaatan arsip adalah penghilangan barang bukti yang biasanya dilakukan dengan cara membakar arsip.

Tujuan Penghancuran Arsip

Tujuan penghancuran arsip adalah sebagai efisiensi serta efektivitas kerja, selain itu untuk pengambilan informasi kearsipan dari pihak yang tak memiliki hak mengetahuinya. Hal ini diamanatkan dalam Pasal 52 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menyatakan bahwa: “Setiap Lembaga dan Lembaga Negara yang tunduk pada kewajiban berdasarkan undang-undang ini dilarang melakukan pemusnahan suatu arsip tanpa prosedur tepat.

Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda

Penghancuran arsip juga diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 28 Th. 2012 mengenai Pelaksanaan UU No. 43 Th. 2009 mengenai Kearsipan yang sudah mencabut Peraturan Pemerintah No. 34 Th. 1979 mengenai Penyusutan Arsip, hingga mengubah tata cara penghancuran arsip yang telah ini dilakukan sejauh ini.

Kriteria Arsip yang Akan Dimusnahkan

Pemusnahan dilakukan untuk arsip yang:

  1. Arsip yang tidak memiliki nilai guna primer atau sekunder.
  2. Rekaman yang telah kadaluwarsa dan telah dilengkapi dengan sertifikat harus dimusnahkan menurut JRA.
  3. Arsip yang tidak memiliki peraturan perundang-undangan dengan larangan pemusnahan.
  4. Arsip yang tidak ada hubungannya dalam memecahkan suatu masalah.

Tahap penghancuran arsip

Berdasarkan tempat atau lingkungan tempat dilakukannya pemusnahan arsip, dibedakan menjadi 6 bagian, yaitu:

Penghancuran arsip di lingkungan Lembaga Negara.

Penghancuran arsip di lingkungan ini merupakan tanggung jawab Bagian Arsip Lembaga Negara.

Penghancuran arsip di lingkungan Pemda Provinsi.

  • Arsip dengan masa retensi kurang dari 10 tahun menjadi tanggung jawab Bagian Kearsipan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) atau penyelenggara Pemerintah Provinsi.
  • Arsip dengan masa retensi minimal 10 tahun merupakan tanggung jawab Arsip Provinsi.

Penghancuran arsip di lingkungan Pemkab/Pemkot

  • Arsip dengan masa retensi kurang dari 10 tahun merupakan tanggung jawab Satuan Arsip Pemerintah Daerah/SKPD Pemerintah Kabupaten/Kota.
  • Arsip yang memiliki masa retensi minimal 10 tahun merupakan tanggung jawab Badan Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota.

Penghancuran arsip di Perguruan Tinggi Negeri.

  • Arsip dengan masa retensi kurang dari 10 tahun merupakan tanggung jawab Bagian Kearsipan di unit kerja fakultas, rektorat atau unit kerja lain dengan jenis yang sama.
  • Arsip dengan masa retensi minimal 10 tahun merupakan tanggung jawab Arsip Perguruan Tinggi.

Penghancuran arsip di lingkungan BUMN/BUMD

Penghancuran arsip di lingkungan ini tanggung jawab unit pengarsipan BUMN/BUMD.

Penghancuran arsip di Perguruan Tinggi Swasta yang dibiayai melalui APBN

  • Ketentuannya sama dengan penghancuran arsip di PTN (Perguruan Tinggi Negeri).
  • Ketentuannya sama dengan penghancuran arsip di lingkungan BUMN atau BUMD.

Tata cara penghancuran arsip antara lain berikut ini:

  • Pembentukan panitia
  • Pemilihan arsip
  • Membuat daftar arsip proposal yang akan dimusnahkan
  • Penilaian oleh panitia penilaian
  • Pengajuan persetujuan perusahaan dari pimpinan pencipta arsip
  • Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
  • Pelaksanaan penghancuran arsip

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti pembakaran, pencacahan, penggunaan bahan kimia, bubur serta metode lain yang memenuhi kriteria disebut kondisi penghancuran.

Apakah kabar ini berguna?

Anda yang tentukan bintangnya!

Tingkat Kepuasan 5 / 5. Jumlah pemberi bintang: 2

Belum ada yang kasih bintang! Jadi yang pertama memberi bintang.

Karena kabar ini berguna untuk anda...

Kirimkan ke media sosial anda!

Sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk memperbarui cara Anda mengelola arsip perusahaan Anda. Dengan menggunakan jasa digitalisasi arsip dari Chayra Solusi Arsip, Anda dapat dengan mudah menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi dalam mengelola arsip Anda.

Dengan pengalaman yang luas, kami akan membantu Anda dalam mengatasi masalah arsip dan memastikan bahwa data Anda selalu terjaga dengan aman dan mudah diakses.

Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan digitalisasi arsip perusahaan Anda.

Berlangganan via Whatsapp

Share:

More Posts

Berlangganan via Email

Masukkan alamat surel Anda untuk berlangganan blog ini dan menerima pemberitahuan tulisan-tulisan baru melalui surel.

Send Us A Message

Eksplorasi konten lain dari Chayra.ID

Langganan sekarang agar bisa terus membaca dan mendapatkan akses ke semua arsip.

Lanjutkan membaca