Penyimpanan arsip untuk perusahaan atau kantor ada 5 cara yang sering digunakan. Salah satunya adalah subjectical filing system yaitu penyimpanan berdasar subjek. Bagaimana seluk beluk, kelebihan dan kelemahan jenis ini, lanjut terus baca artikelnya hingga kelar, ya.

Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

Telah disebutkan sebelumnya ada 5 sistem kearsipan yang paling sering digunakan untuk perusahaan atau instansi pemerintah. Kelima sistem tersebut adalah:

• Sistem nomor atau Numerical Filing System
• Sistem abjad atau Alphabetical Filing System
• Sistem tanggal atau Chronological Filing System
• Sistem wilayah atau Geographical Filing System
• Sistem subjek atau Subjectical Filing System

Masing-masing penyimpanan arsip dengan kriteria tersendiri. Penyimpanan arsip adalah salah satu sistem dalam manajemen arsip untuk menjamin penemuan kembali saat dibutuhkan pada waktu yang akan datang.

Khusus pada sistem subjek adalah penyimpanan arsip dengan berdasar pada permasalahan yang terjadi. Sistem tersebut lebih tepat penggunaannya untuk instansi pemerintah atau jenis perusahaan yang menerima keluhan dari konsumen.

Sedangkan dalam rumah tangga, sistem subjek dapat dibedakan misalnya arsip pembayaran rekening listrik, arsip  pembayaran rekening telepon dan arsip khusus ijazah dalam keluarga.

Dapat pula dengan tambahan arsip khusus akte kelahiran, arsip piagam penghargaan anak dan masih banyak lagi. Semuanya memiliki subjek khusus berdasarkan apa yang mau disimpan dalam arsip tersebut.

Ada kelebihan karena mudah pencarian, tapi juga terdapat kelemahan yang perlu mendapat perhatian.

Kelebihan Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

Penyimpanan berdasarkan subjek memiliki kelebihan yang tidak ditemukan pada sistem penyimpanan lain. Adapun kelebihannya antara lain:

1. Mudah Menemukan

Saat membutuhkan materi arsip dengan permasalahan tertentu, lebih mudah menemukannya karena memang berdasarkan subjek. Hanya tinggal mencari perihal keterangannya saja, arsip akan ditemukan dalam waktu cepat.

2. Mudah Dikembangkan

Kelebihan kedua adalah mudah dalam pengembangan artinya tidak terbatas pada judul. Pengembangan berdasarkan pada susunan juga dapat dikembangkan lebih lanjut.

3. Lebih Rapi

Baik perusahaan atau instansi pemerintah yang menggunakan sistem ini akan lebih rapi dalam susunannya.

Masih banyak kelebihan lainnya, yang pasti sangat memudahkan ketika mencari arsip lama atau baru.

Kelemahan Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

Macam-macam sistem penyimpanan memiliki kelemahan masing-masing. Adapun kelemahan dari sistem subjek antara lain:

1. Sulit Mengklasifikasikan Arsip

Arsip sulit dalam melakukan klasifikasi karena terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama atau mirip. Padahal arsip berbeda satu dengan yang lainnya.

2. Kurang Cocok untuk Berbagai Jenis Surat

Untuk sistem subjek kurang tepat apabila diberlakukan untuk berbagai jenis surat.

Kelemahan yang ada perlu mendapatkan perhatian sehingga dapat menutupi kekurangannya. Saat melakukan penyimpanan arsip sistem subjek ini ada baiknya mempersiapkan daftar klasifikasi arsip lebih dahulu.

Tujuan Mempersiapkan Daftar Klasifikasi dalam Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Subjek

Daftar klasifikasi arsip adalah daftar yang berisi pengelompokan arsip sesuai masalah. Pengelompokan harus sistematis, logis dan berjenjang dengan tanda khusus sebagai kode.

Berjenjang untuk tingkat I (masalah utama), tingkat II (sub masalah), tingkat III (sub-sub masalah).

Tujuan adanya daftar klasifikasi subjek dalam penyimpanan arsip antara lain:

• Supaya istilah pengelompokan seragam.
• Agar subjek yang sama berkumpul di tempat sama dan subjek berkaitan tempatnya berdekatan.
• Agar saat arsip diambil lebih mudah dalam pengembaliannya.

Penutup

Manajemen arsip membutuhkan ahlinya, jika ingin yang profesional dengan harga terjangkau dapat langsung ke Chayra Solusi Arsip.

Jasa pelayanan terbaik akan membantu dalam manajemen arsip sistem subjectical filing system sesuai kebutuhan. Penanganan dilakukan oleh tim ahli agar arsip rapi dan memudahkan pekerjaan.