Bagi sebuah perusahaan atau organisasi yang memiliki kurun waktu beroperasi yang cukup lama maka tumpukan jumlah arsipnya pasti sangat banyak. Retensi arsip adalah pilihan yang tepat bagi perusahaan atau organisasi tersebut dalam pengolahan arsip-arsip itu.

Pengertian Retensi Arsip Surat

Retensi arsip adalah suatu proses penyimpanan arsip lama milik perusahaan atau organisasi secara permanen. Tujuan untuk melakukan retensi arsip adalah guna membedakan antara arsip penting dan tak penting.

Nantinya arsip perusahaan atau organisasi yang masuk pada kategori penting akan masuk pada tempat penyimpanan. Sebuah arsip akan masuk ke dalam kategori penting jika arsip tersebut dapat menjadi bukti, bahan pembanding atau memiliki materi pedoman.

Di luar kategori tersebut, arsip akan menjalani proses pengurangan agar volume arsip perusahaan atau organisasi tidak terus membengkak.

Dasar Hukum Retensi Arsip

Sebagai elemen penting dalam kegiatan pengarsipan, retensi arsip terdapat dalam Peraturan Pemerintah (PP) yang bernomor 28 Tahun 2012. Di dalam PP tersebut disebutkan jika setiap departemen dan badan pemerintah wajib melakukan pengurangan jumlah arsip lamanya secara teratur.

Lebih lanjut di dalam PP juga menyatakan jika kegiatan pengurangan arsip harus ada pada setiap badan formal. Tujuan jadwal retensi arsip tersebut adalah untuk menemukan arsip penting yang harus disimpan permanen. Misalnya arsip kepegawaian, korespondensi, dll.

Risiko Tak Melakukan Retensi Arsip

Beberapa risiko yang akan terjadi jika tak dilakukan retensi arsip pada sebuah lembaga, yaitu:

1. Kesulitan untuk menemukan kembali berbagai arsip penting karena tidak adanya pemisahan antara arsip aktif dengan arsip tak aktif.
2. Tingginya risiko kehilangan berbagai arsip penting.
3. Mengurangi kenyamanan sekaligus keindahan lingkungan kerja karena adanya penumpukan berkas-berkas tumpukan arsip di banyak tempat.

Metode Retensi Arsip

Berikut beberapa langkah sebagai metode perlindungan berbagai arsip penting pada sebuah perusahaan atau lembaga lainnya, yaitu:

1. Penempatan

Cara penyimpanan arsip harus memperhatikan lokasi penempatan dan penyimpanan arsip. Lokasi tersebut harus terbebas dari banjir, kebakaran, pencurian dan bencana lain yang akan menghilangkan atau membuat kerusakan arsip.

2. Penyesuaian

Prinsip penyimpanan sebuah kumpulan arsip penting juga memperhatikan komitmen dari petugas pelaksana pengarsipan untuk menjaga kerahasiaannya. Selain itu penyimpanan arsip penting harus memperhatikan kategori dokumen yang disimpan.

3. Jadwal

Prinsip retensi arsip juga harus memperhatikan jadwal penyortiran antara arsip penting dan tak penting secara berkala. Kegiatan penyortiran arsip untuk membedakan mana yang merupakan arsip permanen dan tidak tersebut harus terjadwal secara rutin.

Manfaat Retensi Arsip

Ada beberapa manfaat dari kegiatan retensi arsip, antara lain adalah sebagai berikut:

1. Retensi arsip akan memastikan sebuah lembaga formal (perusahaan atau organisasi) dapat menyimpan berbagai dokumen penting yang berguna untuk mendukung kegiatannya.

Misalnya pada saat melakukan proses audit, kegiatan investigasi, proses pembuktian, melakukan perbandingan, atau tindakan evaluasi.

1. Manfaat lain dari retensi arsip adalah memudahkan lembaga formal dalam penentuan status suatu dokumen. Yaitu penentuan jenis dokumen apa yang masih aktif dan dokumen yang sudah tidak berlaku lagi.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan jika retensi arsip adalah kegiatan yang memiliki banyak manfaat bagi sebuah lembaga formal.

Nah jika perusahaan Anda membutuhkan tenaga profesional dan terpercaya dalam kegiatan retensi arsip maka dapat menghubungi Chayra Solusi Arsip.

Untuk informasi lebih lanjut silahkan klik https://chayra.id/