Arsip merupakan dokumen penting yang memiliki nilai. Ada beberapa jenis arsip berdasarkan intensitas penggunaannya, yakni arsip jenis aktif dan arsip jenis inaktif. Pada pembahasan kali ini akan berfokus pada arsip aktif adalah sebagai berikut.

Mari mulai pembahasan dari dasar, yakni pengertian dari arsip aktif yang sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Adapun hal-hal yang membedakan arsip aktif dan inaktif adalah sebagai berikut:

Pengertian Arsip Aktif

Arsip aktif adalah jenis arsip yang sering digunakan secara aktif dan terus menerus, seperti untuk keperluan kantor dalam proses perencanaan, pengawasan, pelaksanaan, dan kegiatan administratif lainnya. Disebut aktif karena selalu digunakan dalam keperluan apapun.

Aktif, inaktif, vital, dinamis, maupun arsip statis adalah penggolongan jenis arsip yang telah diatur dalam pasal 29 bab IV tentang Pengelolaan Arsip pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Dikatakan bahwa penggolongan arsip didasarkan pada daur hidup dokumen arsip itu sendiri. Maksudnya didasarkan pada rentang waktu arsip digunakan oleh pengguna.

Semakin sering suatu dokumen arsip digunakan untuk keperluan tertentu, maka dapat dikatakan bahwa arsip tersebut tergolong pada jenis arsip aktif.

Contoh arsip aktif seperti ijazah, sertifikat tanah/bangunan, akta kelahiran, dan kartu keluarga.

Ciri Arsip Aktif

Suatu arsip dapat digolongkan sebagai arsip aktif dengan beberapa ketentuan berikut. Adapun ciri-ciri arsip aktif adalah sebagai berikut:

• Intensitas penggunaan arsip tinggi sehingga aktif digunakan untuk keperluan administratif.
• Arsip aktif berfungsi sebagai pendukung pelaksanaan tugas/aktivitas sehari-hari suatu organisasi.
• Arsip memuat dan memiliki informasi yang dibutuhkan untuk laju progress organisasi.
• Pengelolaan arsip mencapai prinsip accessibility, yakni arsip tersedia dan cepat ditemukan bila dibutuhkan.
• Arsip digunakan secara langsung dalam kegiatan administratif, seperti perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

Masa Berlaku Arsip Aktif

Walaupun disebut dengan nama arsip aktif, namun arsip memiliki masa berlaku jika dipetakan secara umum. Arsip aktif memiliki frekuensi penggunaan yang tinggi.

Suatu arsip organisasi atau kelembagaan yang digunakan sebanyak 5 atau 6 kali dalam setahun dapat dikatakan sebagai arsip aktif. Sebaliknya, jika arsip digunakan kurang dari 5 sampai 6 kali dalam setahun, maka disebut sebagai arsip inaktif.

Ada kalanya arsip aktif menjadi tidak relevan lagi dalam penggunaannya secara administratif. Sehingga menjadi arsip “mati”. Arsip mati ini akan berakhir dimusnahkan atau dinyatakan sebagai arsip abadi.

Untuk menjaga arsip aktif, adapun langkah pengelolaan arsip aktif dan arsip dinamis aktif adalah sebagai berikut:

• Arsip aktif disimpan secara logis dan sistematis dengan menggunakan sistem pengelolaan arsip yang sesuai.
• Dalam penggunaan dan pemeliharaan arsip aktif, wajib menggunakan prinsip accessibility, agar penemuan kembali arsip menjadi tepat, cepat, dan lengkap.
• Melakukan penyusutan arsip aktif yang sudah tidak relevan lagi untuk kegiatan administratif, atau mengubah statusnya menjadi arsip abadi.

Mengelola dan memelihara arsip bukanlah pekerjaan yang mudah. Namun, semua bisa diatasi secara tepat dengan bantuan Chayra Solusi Arsip, mitra profesional manajemen arsip berbasis modern.

Chayra Solusi Arsip mengedepankan pelayanan konsumen berkualitas dan terbaik sehingga menjadi partner solusi yang komprehensif.  Selengkapnya bisa anda cek melalui website resmi Chaya Bisnis di https://chayra.id/. Sekian pembahasan mengenai pengertian arsip aktif dan langkah pengelolaan arsip aktif.

Akhir kata, Arsip aktif adalah dokumen dengan intensitas penggunaan yang tinggi yang wajib dijaga dan dipelihara secara baik. Semoga bermanfaat!