Sebelum melakukan penyusutan berkas dan arsip ada yang namanya dokumen pemusnahan arsip. Arsip merupakan rekaman berbagai informasi dalam setiap instansi maka akan terus bertambah sehingga membutuhkan pemusnahan arsip.

Payung Hukum Dokumen Pemusnahan Arsip

Bertambahkan dokumen dalam suatu instansi atau perusahaan seiring banyaknya kegiatan yang dilakukan. Level peningkatan arsip berpengaruh pada tempat penyimpanan arsip karena bakal membutuhkan lebih banyak tempat baru.

Pengertian pemusnahan arsip secara umum adalah suatu cara mengurangi banyaknya arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas penyelenggara kearsipan dalam sebuah organisasi. Payung hukum tentang dokumen dalam pemusnahan arsip antara lain:

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

Undang-undang mengungkapkan secara lengkap dan jelas tentang kearsipan. Tata kelola terbaik dari manajemen kearsipan akan memberi produktivitas berkelanjutan yang bagus dalam sistem.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2009

Peraturan pemerintah adalah kelanjutan adanya undang-undang tentang kearsipan. Isinya merupakan pelaksanaan yang mewajibkan pencipta arsip untuk pemusnahan dokumen yang ada sesuai aturan.

Adanya payung hukum tentang dokumen pada pemusnahan arsip memberikan penjelasan lebih lengkap keberadaan berkas yang makin lama menumpuk. Pengertian lebih sederhana, payung hukum untuk menghindari terjadinya inefisiensi atau pemborosan kearsipan yang inaktif.

Adanya pemusnahan arsip menciptakan penyusutan arsip dalam ruang dan tempatnya sesuai prosedur. Namun, tidak semua arsip begitu saja dimusnahkan karena ada ciri dan  kriteria tersendiri ketika akan memusnahkan arsip.

Dokumen yang Masuk dalam Kriteria Pemusnahan Arsip

Dokumen atau berkas yang layak untuk dimusnahkan harus memenuhi persyaratan pemenuhan kriteria pemusnahan arsip. Dengan ciri khusus maka arsip yang akan dimusnahkan tidak salah pilih dan sesuai SOP (Standar Operasional Prosedur) .

Dokumen yang masuk dalam kriteria pemusnahan arsip jika:

1. Dokumen Tidak Bernilai Guna

Kriteria pertama adalah dokumen sudah tidak memiliki nilai guna. Artinya berkas sudah tidak digunakan lagi baik kegunaan primer atau sekunder.

2. Dokumen Telah Habis Masa Retensi

Masa retensi adalah jangka waktu berakhirnya penyimpanan arsip. Masa retensi masing-masing dokumen berbeda tergantung dari nilai daya gunanya. Apabila masa retensi telah habis maka harus dimusnahkan sesuai jadwal retensi arsip patau JRA.

3. Dokumen Tidak Ada Perundangan yang Melarang Pemusnahan

Jenis dokumen ada bermacam-macam dengan masa retensi berbeda. Untuk dokumen tertentu akan dilestarikan karena alasan tertentu misalnya saja karena nilai historisnya.

Namun, jika tidak ada perundangan khusus yang melarang untuk dokumen pemusnahan arsip maka harus dimusnahkan sesuai JRA.

4. Dokumen Tidak Berhubungan dengan Pertikaian Bisnis

Kriteria selanjutnya untuk dokumen yang dapat dimusnahkan adalah tidak sedang berhubungan dengan adanya masalah bisnis. Ada kalanya sebuah dokumen berperan penting dalam bisnis dan menimbulkan pertikaian.

Dokumen yang masih diperlukan keberadaannya tidak boleh dimusnahkan karena menjadi bukti tertentu. Arsip dan berkas yang telah masuk kriteria maka telah aman untuk dimusnahkan.

Prosedur pemusnahan arsip harus sesuai aturan dan dilakukan pihak terkait dengan penandatangan lengkap. Pembuatan berita acara harus benar karena pemusnahan arsip memang resmi dan tidak sembarangan.

Layanan Jasa Pemusnahan Arsip Terbaik

Melakukan pemusnahan arsip sesuai aturan membutuhkan banyak persiapan. Jika instansi dan perusahaan tidak cukup waktu mengurusnya dapat langsung ke Chayra Solusi Arsip.

Chayra Solusi Arsip menjadi solusi tepat untuk dokumen pemusnahan arsip. Pengerjaan dengan kualitas premium oleh tim profesional.

Semuanya memudahkan dalam manajemen kearsipan agar kinerja bisnis modern berjalan maksimal.