Seiring dengan kemajuan teknologi, kini arsip tidak hanya berbentuk kertas saja, tetapi menggunakan digital. Konsep arsip digital ini menjadi populer karena paling aman dan praktis. Ada banyak contoh arsip digital yang banyak dibuat untuk kebutuhan tertentu.

Arsip digital ini penting dilakukan karena memiliki risiko yang kecil. Hal ini karena datanya tidak mudah hilang seperti pada arsip fisik. Selain itu, arsip digital bisa di print ke kertas kapanpun yang dibutuhkan. Ada pula yang menggunakannya karena memiliki banyak format penyimpanan.

Pengelolaan Arsip Digital

Pengertian arsip digital adalah data yang disimpan dalam bentuk kode biner dan bisa diedit, dibuka, atau dihapus menggunakan alat komputasi agar bisa dimanfaatkan kembali sebagaimana mestinya.

Data-data dari arsip digital ini punya berbagai bentuk yang berbeda. Contoh arsip digital ini bisa dalam bentuk suara, video, gambar, dan berbagai data lainnya.

Dalam melakukan proses pengelolaan, perlu kehati-hatian. Berikut adalah beberapa kegiatan yang dapat dilakukan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Penyimpanan Arsip Digital

Aktivitas penyimpanan arsip digital tersebut dimulai dengan kegiatan konversi media arsip sampai melakukan penataan data ke media yang baru. Data yang dicantumkan harus sesuai dengan data fisik agar tetap kompatibel.

Cara yang dilakukan untuk menyamakan data dari arsip fisik ke digital, bisa menggunakan alat seperti scanner. Untuk melakukan penyimpanan arsip, bisa dilakukan dengan beberapa cara berikut ini:

• Siapkan surat atau data yang akan dialihkan ke media digital.
• Lakukan proses scanning pada surat atau dokumen yang sudah disediakan.
• Buat folder sebagai tempat menyimpan surat agar mudah dicari.
• Buat hyperlink yang berguna menghubungkan daftar arsip dengan hasil alat pemindai.
• Buat kelengkapan administrasi untuk beralih ke media tersebut.

2. Pencarian Arsip Digital

Hal lain dalam pengelolaan digital adalah menemukan kembali arsip tersebut. Tak jarang, data yang tersimpan di komputer memang sengaja untuk dibuka kembali sewaktu-waktu. Itulah fungsi dari arsip digital ini.

Untuk melakukannya, ada tahapan yang perlu dilakukan yaitu sebagai berikut:

• Siapkan perangkat komputer atau laptop yang merupakan hardware tempat menyimpan arsip.
• Buka folder dimana file arsip tersebut disimpan.
• Lakukan pencarian file di list arsip yang sudah dibuat sebelumnya.
• Buka file arsip ini dengan memanfaatkan hyperlink.
• Terakhir, Anda bisa melakukan print arsip untuk hasil yang lebih jelas.

Contoh Arsip Digital

Arsip digital terdiri dari berbagai macam bentuk. Anda juga bisa menyimpannya dalam bentuk berikut ini:

1. Arsip Rekaman Suara

Contoh arsip digital yang pertama adalah dalam bentuk rekaman suara. Jenis ini menggunakan media informasi untuk merekam dan menyimpan suara saja. Yang termasuk dalam contoh ini adalah arsip disket, pita video, dan pita kaset.

2. Arsip Rekaman Gambar

Berikutnya adalah rekaman dalam bentuk gambar yang terdiri dalam bentuk situasi, benda, dan wajah. Contohnya foto presiden, peta, foto di majalah, dsb.

3. Arsip Digital atau Arsip Elektronik

Contoh ini adalah arsip yang mengalami perubahan dari media fisik menjadi elektronik.

4. Arsip Tulisan

Arsip tulisan disebut juga dengan arsip tekstual yang informasinya terekam dalam bentuk tulisan atau ketikan.

5. Arsip Microfilm

Arsip yang menggunakan microfilm. Microfilm adalah alat yang dipakai untuk memperkecil bentuk fisik film fotografi ke ukuran yang bisa mencapai 8 mm/16mm.

Penutup

Demikian contoh arsip digital yang punya berbagai jenis media sesuai kebutuhan. Arsip digital punya keuntungan baik dari segi kemudahan dan keamanan. Anda bisa menggunakan jasa arsip yang aman dan profesional yaitu dari Chayra Solusi Arsip

Chayra Bisnis