Cara penyimpanan arsip secara vertikal banyak dipilih kantor atau perusahaan karena lebih praktis. Sebetulnya banyak cara dilakukan dalam sistem penyimpanan arsip ini. Perlu diingat juga setiap penyimpanan arsip membutuhkan alat yang benar.

Pengertian Penyimpanan Arsip Secara Vertikal

Penyimpanan arsip berguna untuk memberi kemudahan ketika butuh kembali. Dokumen yang tersimpan tapi berantakan, akan menyulitkan saat akan menggunakannya.

Bahkan, jika tidak terawat dengan baik, kemungkinan hilang dan dipinjam tidak kembali akan merepotkan di kemudian hari.

Jenis penyimpanan arsip ada 3 macam yaitu penyimpanan arsip secara horizontal, vertikal dan penyimpanan arsip secara lateral.

Secara umum penyimpanan arsip vertikal adalah penyimpanan arsip dengan posisi arsip diletakkan secara tegak lurus (vertikal) kemudian akan disusun berderet memanjang ke belakang.

Banyak kelebihan dari sistem penyimpanan arsip vertikal ini. Apa saja kelebihannya?

Kelebihan Penyimpanan Arsip Vertikal

Pekerjaan kantor dengan berkas begitu banyak menyebabkan karyawan lebih suka menyimpan arsip vertikal. Apabila diamati, memang banyak keuntungan dengan sistem tersebut, antara lain:

1. Memudahkan Pencarian Arsip

Kelebihan pertama adalah memudahkan pencarian arsip. Arsip yang masuk dalam map kemudian ke dalam folder bisa lekas ketemu hanya dengan melihat nama folder.

2. Mudah Mengambil Arsip

Folder dengan punggung berdiri tegak memudahkan pengambilan arsip sesuai kebutuhan. Pengambilan hanya dengan ditarik setelah  menemukan folder.

Berbeda dengan cara penyimpanan horizontal yang menumpuk berkas dari bawah ke atas. Saat akan mengambil butuh kehati-hatian jika berkas terlalu banyak.

3. Mudah Pengembalian Arsip

Kelebihan sistem vertikal berikutnya adalah mudah dalam pengembalian arsip setelah digunakan. Arsip tinggal dikembalikan pada foldernya kembali dengan cara lebih mudah tanpa harus membuat berantakan berkas atau dokumen lain.

4. Mudah Penataan

Contoh penyimpanan vertikal yang paling mudah ditemui adalah berkas di meja kantor. Setiap karyawan memiliki arsip dalam folder meja masing-masing, penempatan vertikal seperti ini memudahkan dalam penataan juga.

Penataan sangat praktis, arsip ditempatkan dalam map kemudian dimasukkan folder yang lebih besar sehingga memudahkan dalam klasifikasi arsip.

5. Efisien Tempat

Pemilihan penataan arsip vertikal akan meringkas tempat. Efisiensi tempat karena lebih simpel dalam penggunaan map atau folder tertentu.

Keunggulan dari penyimpanan vertikal didukung oleh alat penyimpanan memadai. Peralatan yang memadai dengan fungsi tertentu sesuai kebutuhan.

Fungsi Peralatan Penyimpanan Arsip Vertikal

Arsip dapat disimpan dengan baik karena ada peralatan yang baik juga. Alat penyimpanan arsip ada banyak macamnya, antara lain map arsip, guide hingga lemari arsip dan masih banyak yang lainnya.

Secara umum, peralatan tersebut memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Pelindung Arsip

Fungsi utama adalah pelindung arsip agar arsip aman dari ancaman kehilangan dan kerusakan. Dengan alat terbaik, keamanan arsip terjamin dan tahan lama.

2. Tempat Penyimpanan Arsip

Fungsi kedua penyimpanan arsip secara vertikal sebagai wadah penyimpan arsip agar memiliki area khusus tidak tercampur barang lain.

3. Mempermudah Pengorganisasian Arsip

Tata kelola arsip lebih mudah dan semua data arsip lengkap dalam satu tempat yang memudahkan saat butuh kembali.

Penutup

Tidak perlu bingung mencari jasa tata kelola pengarsipan terbaik karena bisa langsung ke Chayra Solusi Arsip. Dengan berbagai layanan manajemen informasi dan dukungan teknis bisnis secara modern untuk perkembangan usaha optimal.

Penyimpanan arsip secara vertikal akan menjadi mudah jika dilakukan tim profesional. Hal tersebut mendukung banyak kinerja positif guna perkembangan makin optimal dalam bisnis.