Mengenal Numerical Filing System Pada Pengarsipan

1
(1)

Bagi Anda yang bekerja di kantoran, mungkin sudah tidak asing lagi dengan metode pengarsipan kode nomor atau numerical filing system. Bagaimanakah cara kerjanya? Apa keuntungan dan kekurangannya jika menggunakan metode arsip ini?

Secara umum, sistem penomoran pada dunia pengarsipan adalah metode yang digunakan untuk menyusun arsip dokumen berdasarkan nomor-nomor sebagai pedomannya. Untuk penjelasan lebih lanjut, simak terus uraian di bawah ini!

Apa Itu Numerical Filing System?

Penyimpanan arsip sistem nomor adalah metode yang paling sering digunakan selain metode huruf abjad dan tanggal karena dianggap cukup mudah digunakan dan sederhana.

Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda

Sistem penyimpanan arsip tidak hanya mencangkup rangkaian menyimpan arsip penting saja, tetapi juga meliputi semua kegiatan menyusun dan mengatur arsip menjadi sebuah tatanan sistematis dan logis, sehingga dokumen arsip dapat digunakan atau ditemukan kembali.

Pada dasarnya, numerical filing system yang digunakan pada perusahaan-perusahaan adalah cara untuk menyusun sebuah arsipan dengan berurutan berdasarkan nomor atau angka, mulai dari nomor terkecil hingga terbesar.

Angka ini bisa beragam hal jenisnya, seperti nomor urut faktur, nomor urut surat keluar atau masuk, nomor pendaftaran, nomor rumah, nomor urut absensi, dan masih banyak lagi. Oleh karena banyaknya acuan angka ini akan memudahkan Anda dalam mengelompokkannya.

Keuntungan dan Kekurangan Sistem Nomor pada Kearsipan

Meski terdengar mudah dan sering digunakan, Anda juga harus mempertimbangkan metode sistem penyimpanan arsip ini dengan keuntungan dan kekurangan yang ada. Apa keuntungan dan kekurangan sistem numerik?

Banyak perusahaan yang menggunakan sistem nomor pada penyusunan arsip mereka karena beberapa alasan :

  • Caranya mudah dipahami dan dilakukan
  • Penyimpanan arsip lebih sederhana, sehingga terkadang bisa diterapkan juga pada jenis dokumen yang berbeda
  • Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur jika dibandingkan dengan alphabetic filing system
  • Nomor dokumen juga bisa digunakan sebagai referensi dalam korespondensi
  • Bersifat fleksibel
  • Kumpulan angka bisa menunjukkan informasi yang bermanfaat, seperti jumlah pelanggan, pesanan, dan sebagainya

Akan tetapi, di samping kelebihan ini, sistem numerik pada arsip juga memiliki kekurangan :

  • Dalam beberapa kasus biasanya memerlukan lebih banyak biaya karena membutuhkan indeks yang terpisah
  • Cenderung rumit untuk diatur karena dokumen terdiri dari beraneka ragam dengan angka berbeda-beda
  • Perlu ruangan atau tempat penyimpanan yang lebih luas

Jenis-jenis Numeric Filing System

Sistem kode nomor juga memiliki 2 tipe dengan tahapan pengarsipan yang berbeda, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor terminal digit.

1. Filing System Dewey Number

Nomor Dewey biasa disebut dengan decimal sistem dengan tahapan proses pengarsipan :

  • Menyusun daftar klasifikasi nomor yang memberi keterangan kegiatan pada kantor atau perusahaan, kemudian diberikan nomor kode
  • Menyusun perlengkapan
  • Melakukan penyimpanan surat

2. Filing System dengan Nomor Terminal Digit

Sistem pengarsipan dengan menggunakan nomor terminal digit adalah sistem yang memanfaatkan nomor urut buku arsip dengan memperhatikan :

  • Penyimpanan surat
  • Persiapan perlengkapan

Penataan dan Penyusunan Arsip yang Maksimal dan Terbaik

Numeric system adalah metode penataan arsip yang dianggap mudah dan sederhana, tetapi bukan berarti dalam praktiknya Anda tidak perlu teliti dan cermat untuk mengelompokkan beberapa dokumen penting.

Supaya Anda tidak keliru dan bingung dalam melakukan numerical filing system yang baik pada dokumen penting perusahaan, Chayra Solusi Arsip akan selalu membantu Anda dengan solusi terbaik dan dan pengerjaan yang tepat.

Kami memberikan layanan penataan arsip, digitalisasi arsip, pemusnahan arsip, penyediaan kotak arsip, hingga pelatihan manajemen arsip supaya Anda bisa memberikan yang terbaik pada pengarsipan perusahaan.

Ingin memiliki sistem arsip yang lebih efektif dan efisien dengan manajemen terbaik untuk perusahaan? Yuk, hubungi Chayra Solusi Arsip segera dengan penawaran harga terjangkau!

Apakah kabar ini berguna?

Anda yang tentukan bintangnya!

Tingkat Kepuasan 1 / 5. Jumlah pemberi bintang: 1

Belum ada yang kasih bintang! Jadi yang pertama memberi bintang.

Karena kabar ini berguna untuk anda...

Kirimkan ke media sosial anda!

Sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk memperbarui cara Anda mengelola arsip perusahaan Anda. Dengan menggunakan jasa digitalisasi arsip dari Chayra Solusi Arsip, Anda dapat dengan mudah menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi dalam mengelola arsip Anda.

Dengan pengalaman yang luas, kami akan membantu Anda dalam mengatasi masalah arsip dan memastikan bahwa data Anda selalu terjaga dengan aman dan mudah diakses.

Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan digitalisasi arsip perusahaan Anda.

Berlangganan via Whatsapp

Share:

More Posts

Berlangganan via Email

Masukkan alamat surel Anda untuk berlangganan blog ini dan menerima pemberitahuan tulisan-tulisan baru melalui surel.

Send Us A Message

Eksplorasi konten lain dari Chayra.ID

Langganan sekarang agar bisa terus membaca dan mendapatkan akses ke semua arsip.

Lanjutkan membaca