Pada dasarnya proses penyimpanan arsip merupakan langkah penting yang perlu dilakukan agar arsip tersebut dapat dikelola dengan baik. Salah satu metode penyimpanan yang dapat Anda gunakan adalah dengan metode penyimpanan arsip horizontal.

Namun sebenarnya, apa saja contoh pengarsipan horizontal dan apa fungsi serta tujuan metode penyimpanan arsip yang satu ini? Bagi Anda yang penasaran, inilah segala hal yang perlu Anda ketahui tentang cara penyimpanan arsip dengan metode horizontal!

Sekilas tentang Penyimpanan Arsip Horizontal

Secara garis besar, ada tiga istilah dalam penyimpanan arsip, salah satunya adalah dengan metode horizontal atau ditumpuk dari bawah ke atas. Biasanya, Anda akan menggunakan beberapa alat arsip untuk dapat menyimpannya dengan metode yang satu ini.

Salah satu contoh alat arsip dalam penyimpanan arsip horizontal adalah map arsip. Untuk jenis map itu sendiri, ada beberapa macam map yang dapat Anda gunakan untuk menyimpan arsip. Misalnya stopmap folio, map snelhecter, folder, dan hanging folder.

Setelah bertumpuk secara horizontal di sana, Anda dapat menyimpannya di dalam laci dengan cara yang sama, yaitu dengan cara mendatar atau horizontal. Dalam tempat penyimpanan arsip aktif tersebut, Anda akan bisa mengelolanya dengan jauh lebih mudah.

Biasanya, tujuan pengarsipan horizontal adalah untuk mempermudah pengelolaan jika arsip tersebut harus ditumpuk untuk beberapa alasan tertentu. Beberapa orang arsiparis bahkan menumpuk arsip secara horizontal sebelum menyusunnya dengan cara lain.

Karena, seperti apa yang sudah disinggung sebelumnya, tidak hanya penyimpanan arsip horizontal saja yang bisa Anda coba. Ada dua jenis penyimpanan arsip lain di samping ditumpuk secara mendatar atau horizontal, yaitu penyimpanan lateral dan juga vertikal.

1. Penyimpanan Arsip Lateral

Dalam penyimpanan arsip lateral, arsip atau dokumen tersebut akan disusun secara lateral atau berdiri di dalam beberapa jenis alat penyimpanan seperti laci, rak, dan lain sebagainya. Kemudian, Anda pun dapat menyimpan arsip tersebut dengan menderet ke samping.

Salah satu contoh penyimpanan arsip jenis ini adalah penyimpanan dokumen skripsi di perpustakaan perguruan tinggi. Pada umumnya, penyimpanan dilakukan secara lateral agar mempermudah orang yang akan mengakses arsip yang indeksnya ada di samping.

Maka dari itu, arsiparis akan menyimpan deretan arsip tersebut dengan cara berdiri dan menyamping.

2. Penyimpanan Arsip Vertikal

Di samping penyimpanan horizontal dan lateral, ada juga penyimpanan arsip vertikal yang dilakukan secara vertikal atau tegak lurus. Jadi, Anda dapat menyimpan arsip tersebut dan mendekatkannya dari depan ke belakang dengan posisi yang tegak lurus.

Biasanya, filling order yang bisa Anda gunakan untuk penyimpanan jenis ini pun bermacam-macam, dari yang berupa abjad dan lain sebagainya.

Tujuannya pun tidak jauh berbeda dengan tujuan penyimpanan arsip yang lain, yaitu untuk mempermudah pencarian arsip.

Namun biasanya, arsip yang tersimpan dengan metode yang seperti ini adalah arsip yang disusun berdasarkan waktu atau tahun. Tempat penyimpanan untuk arsip jenis ini pun beragam, mulai dari rak arsip, lemari arsip, dan beberapa jenis tempat yang lainnya.

Hanya saja, seiring berjalannya waktu dan semakin berkembangnya teknologi, cara menyimpan arsip pun kini bisa lebih modern dan canggih. Salah satunya adalah dengan menggunakan bantuan dari tim Chayra Solusi Arsip yang dapat menjadi solusi pengarsipan modern.

Penutup 

Itulah pengertian, tujuan, dan juga cara penyimpanan arsip horizontal yang perlu Anda ketahui. Di samping horizontal, ada juga cara penyimpanan arsip yang lain, yaitu secara lateral dan juga vertikal.