Dalam dunia kearsipan, Anda akan mengenal beberapa metode arsip yang sering digunakan, salah satunya adalah metode alphabetic filing system. Metode sistem abjad ini dikenal dengan teknik yang sederhana dan mudah untuk dilakukan.

Metode pengarsipan sistem abjad adalah cara mengatur arsip dokumen yang sangat mudah karena hanya mengurutkan nama dokumen berdasarkan huruf abjad. Nah, untuk itu, berikut ini adalah uraian singkat mengenai sistem pengarsipan berdasarkan huruf abjad.

Apa Itu Alphabetic Filing System?  Apa Kelebihan dan Kekurangannya?

Dalam sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip, Anda akan mengenal 3 metode arsip yang sederhana, yaitu berdasarkan huruf abjad, nomor, dan tanggal. Di artikel kali ini, kami hanya akan membahas aturan pengarsipan berdasarkan huruf abjad.

Pada dasarnya, alphabetic filing system adalah metode penyusunan dokumen arsip dengan mengurutkannya berdasarkan huruf abjad tanpa menggunakan alat bantu seperti indeks atau direct filing system.

Pengklasifikasian dokumen arsip ditentukan dari huruf awal nama dokumen. Dengan metode seperti ini akan memudahkan Anda dalam menemukan kembali arsipan tersebut yang sudah disimpan di folder penyimpanan.

Alphabetic filing system tergolong ke dalam arsip yang menggunakan kode karena tidak pada proses penyusunan dokumennya tidak memerlukan alat bantu. Metode pengarsipan dengan huruf abjad juga sering digunakan di kantor-kantor.

Biasanya, kantor yang menerapkan pengelolaan arsip dengan cara seperti ini memiliki dokumen arsip yang mudah diatur dan disimpan berdasarkan huruf abjad A – Z atau kombinasi dari huruf abjad tersebut.

Selain itu, ada alasan lainnya kenapa metode sistem abjad sering digunakan :

• Proses penataan mudah untuk digunakan dan dipahami
• Fleksibel karena dapat langsung menempatkan berkas arsip dengan aman di folder penyimpanan
• Hemat waktu dan cenderung efisien jika ingin ditemukan kembali
• Kesalahan penataan berkas dapat dengan mudah dilihat
• Tidak membutuhkan indeks yang terpisah

Meski begitu, ada juga kekurangan alphabetic filing system yang perlu Anda ketahui :

• Banyak berkas yang memiliki kode sama
• Jika ada dokumen dengan nama baru, proses pengklasifikasian tentu akan dilakukan ulang lagi
• Membutuhkan biaya lebih besar untuk memelihara dan merawat arsipan dengan sistem huruf abjad
• Prosesnya membutuhkan lebih banyak tenaga ketika pemberian label pada folder
• Mudah untuk mengubah beberapa huruf alphabet dalam sebuah surat

Contoh Penataan dengan Alphabetic Filing System

Untuk memudahkan Anda dalam memahami aturan penataan alphabet pada sistem pengarsipan, berikut ini contoh aturan sistem abjad arsip yang sederhana :

1. Indeks Nama Perorangan

Contoh : Gamal Abdul Nassir. Mengindeks nama internasional dapat menggunakan kode abjad pada urutan terakhir penulisan, yaitu ‘Na’.

2. Indeks Nama Perusahaan

Peraturan indeks untuk nama perusahaan meliputi nama perusahaan yang lebih sering menggunakan singkatan, nama perusahaan yang menggunakan huruf, angka, dan ada juga yang menggunakan nama diri orang.

Contoh : PT Garam Negara. Anda bisa menggunakan kode abjad dari kata yang penting, baru kemudian jenis lembaga atau kegiatannya. Dalam contoh ini, kode abjad bisa menggunakan ‘Ga’.

3. Indeks Nama Civic Mission

Indeks untuk badan usaha yang tergolong civic mission meliputi 3 peraturan, yaitu menggunakan kata penting, nama civic mission yang disingkat, dan nama civic mission di bidang pendidikan.

Contoh yang menggunakan kata penting : Partai Demokrasi Indonesia. Indeks menggunakan kata penting terlebih dahulu, kemudian sifat organisasi seperti perhimpunan, yayasan, dan persatuannya. Dalam contoh ini, kode abjad menggunakan De lihat PDI.

4. Indeks Instansi Resmi

Indeks untuk instansi pemerintah dapat menggunakan kata penting terlebih dahulu. Contoh : Departemen Keuangan. Maka, dalam contoh ini, kode abjad yang digunakan adalah ‘Ke’.

Penutup

Demikian untuk penjelasan singkat mengenai alphabetic filing system yang sangat diperlukan dalam dunia kearsipan. Bagi Anda yang memiliki kesulitan dalam menyusun dan mengelola arsip perusahaan, pertimbangkan untuk menggunakan layanan jasa dari Chayra Solusi Arsip sekarang juga!

Kenapa harus Chayra Solusi Arsip? Kami sudah dipercaya oleh banyak pelanggan untuk memberikan manajemen kearsipan yang terjamin kualitasnya. Kami juga melayani digitalisasi arsip, penyediaan kotak arsip, pemusnahan arsip, hingga pelatihan manajemen arsip.

Tunggu apalagi? Yuk, mulai atur penataan arsip Anda bersama Chayra Solusi Arsip untuk solusi terbaik bagi perusahaan!