Pengelolaan arsip penting dilakukan agar data yang terjaga dengan baik. Semakin berkembangnya teknologi informasi yang ada membuat pengelolaan arsip menjadi lebih berkembang. Salah satunya adalah menggunakan pengelolaan arsip digital.

Proses digitalisasi yang ada ini membuat pengguna yang ingin melakukan arsip lebih mudah karena tidak perlu disimpan dalam bentuk fisik, melainkan melalui digital. Lalu, seperti apa pengelolaan arsip digital yang baik? Mari kita simak bersama.

Hambatan Pengelolaan Arsip Digital

Ada banyak tantangan dalam mengelola arsip karena data ini harus tersimpan dengan rapi dan baik. Tujuannya agar arsip tersebut dapat ditemukan kembali apabila memerlukannya. Banyak pihak yang kesulitan dalam melakukan pengelolaan arsip.

Oleh sebab itu, berikut ini akan dijelaskan hambatan yang biasa terjadi dalam mengelola arsip digital, yaitu sebagai berikut:

1. Pengetahuan dan Kemampuan SDM

Pengelolaan arsip konvensional dan digital memiliki perbedaan. Oleh sebab itu, perubahan format ke digital ini perlu dipelajari dengan baik. Mulai dari teknologi, pengoperasian, alur, dsb.

Adanya pelatihan dan pengembangan SDM ini termasuk hal yang diperlukan dalam pengelolaan arsip. Penting juga untuk belajar mengoperasikan sistem aplikasi untuk pengarsipan. Apabila tidak dilakukan maka pengelolaan yang dilakukan menjadi kurang efektif.

2. Tidak Sempurnanya Sistem yang Ada

Pengelolaan sistem arsip digital juga perlu dilakukan menggunakan SOP (Sistem Operasional Kerja) sesuai dengan tujuan perusahaan. Oleh sebab itu, penting untuk membuat sistem yang kuat agar pengelolaan arsip sesuai dengan SOP yang berlaku.

Sebaliknya, apabila tidak dibuat SOP yang jelas, maka kemungkinan besar pengarsipan bisa tidak relevan dan kurang maksimal. Arsip juga bisa mudah hilang apabila tidak ada kepastian dalam peraturan tersebut.

3. Ketidaksiapan Sistem Manajemen Arsip

Setiap usaha yang dijalankan oleh perusahaan membuat semakin banyak arsip yang tersimpan seiring dengan berkembangnya waktu. Hal itulah yang menjadikannya perlu melakukan pembaruan sebab banyak dokumen yang lama sudah tidak digunakan kembali.

Untuk menentukan jangka waktu kadaluarsanya membutuhkan sistem manajemen pengarsipan yang baik. Contohnya adalah pengelolaan arsip, perawatan arsip, pengelolaan, sampai penyimpanannya.

Apabila sistem manajemen tidak siap atau kurang optimal maka berpengaruh pada kesiapan pengelolaan arsip yang kurang efektif.

4. Retensi Arsip yang Tidak  Dikelola Baik

Banyak dokumen yang tidak aktif lagi karena jangka waktunya yang sudah terlampau lama sehingga tidak dapat relevan di kondisi sekarang. Jadi, untuk memperlancar pengelolaan dokumen di perusahaan penting untuk menggunakan retensi arsip yang baik.

Dengan melakukan arsip digital, membuat Anda bisa menghilangkan arsip fisik yang sudah tidak diperlukan. Rentang waktu tersebut harus diputuskan dengan baik agar arsip yang disimpan dapat dikelola dengan mudah oleh perusahaan.

Pengelolaan Arsip Digital yang Efektif

Berbagai hambatan yang ada membuat pengelolaan arsip perlu dilakukan sebaik mungkin agar terjalin efektif. Untuk mengatasi berbagai masalah dari pengarsipan digital, Anda bisa meminta bantuan jasa pengarsipan seperti Chayra Solusi Arsip, layanan manajemen kearsipan dari Chayra.ID.

Jasa dari Chayra menghadirkan layanan pengelolaan arsip yang profesional dan aman. Arsip digital tersebut akan dijamin kerahasiaannya sehingga tidak akan bocor. Klien dapat melakukan penataan arsip, digitalisasi arsip, sampai menyediakan kotak arsip dengan baik.

Penutup

Demikian pengelolaan arsip digital yang perlu dijalankan bagi setiap pelaku usaha karena akan membantu keberlangsungan bisnis. Arsip juga bisa dimanfaatkan sebagai bukti konkret yang sah atau untuk melakukan analisis terkait dengan perkembangan yang ada.