Manajemen kearsipan tidak bisa lepas dengan adanya SOP pemusnahan arsip. SOP adalah Standar Operasional Prosedur ketika dokumen, berkas atau naskah akan dimusnahkan. Bagaimana SOP dalam kearsipan ini, penjelasan lengkapnya dalam artikel ini.

SOP Pemusnahan Arsip

Setiap perlakukan arsip dalam sebuah perusahaan membutuhkan prosedur khusus. Jika telah habis masa retensi arsip harus melakukan pemusnahan sesuai prosedur pemusnahan arsip.

Arsip yang sudah tidak memiliki daya guna akan dimusnahkan setelah dicek dan disetujui pihak terkait. Setiap langkah dalam pemusnahan arsip sesuai dengan SOP yang telah ditentukan.

Adapun langkah SOP pemusnahan dokumen dan arsip yang benar yaitu:

1. Pembentukan Panitia

Panitia penilai arsip memiliki tugas khusus untuk melakukan penilaian arsip yang sekiranya sudah inaktif. Kemudian mengumpulkan arsip-arsip dan meninjau ulang apakah arsip pilihan memang yang harus dimusnahkan atau tidak.

2. Seleksi Aktif

Prosedur berikutnya melakukan seleksi arsip dengan teliti. Penyeleksian dilakukan satu persatu dari arsip yang sebelumnya telah dikumpulkan. Seleksi dokumen bertujuan untuk memastikan arsip benar-benar telah inaktif sesuai aturan.

3. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah

Pembuatan daftar arsip usul musnah untuk melanjutkan tahapan sebelumnya. Arsip terpilih akan didata lebih lengkap dengan penjelasan tentang arsip tersebut. Sebelum dimusnahkan wajib melakuan usul musnah mana saja arsip yang akan diusulkan untuk dimusnahkan.

4. Melakukan Penilaian

Penilaian oleh panitia penilai arsip sebagai kontrol terhadap arsip yang usul musnah. Penilaian berdasarkan pantauan ulang bahwa ajuan arsip benar-benar yang wajib dan waktunya dimusnahkan.

5. Menunggu Persetujuan

SOP berikutnya dengan menunggu persetujuan pencipta dan pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip adalah proses memusnahkan dokumen dan berkas agar bentuk fisik dan informasi yang ada tidak dikenali kembali.

Persetujuan untuk memantapkan arsip dari pencipta atau yang melahirkan arsip itu sendiri. Adanya persetujuan resmi membuktikan arsip memang telah layak musnah.

6. Penentuan Pemusnahan

Penetapan pemusnahan dengan menimbang hal penting berikut ini.

• Waktu pemusnahan arsip setelah adanya persetujuan dan berkas lain untuk pencatatan dokumen. Kapan waktu pelaksanaan harus telah dibicarakan bersama dari panitia pemusnahan.
• Metode pemusnahan yang akan dipilih dalam menghilangkan dokumen yang tidak memiliki nilai guna. Metode yang sering digunakan antara lain pencacahan, dibuat bubur kertas untuk daur ulang dan menggunakan zat kimia.
• Menentukan petugas pemusnahan arsip dari beberapa instansi terkait agar pemusnahan berjalan sesuai aturan yang berlaku.

Penetapan ketentuan waktu, metode dan petugas SOP pemusnahan arsip agar saat pemusnahan berjalan lancar dan benar.

7. Pelaksanaan Pemusnahan dan Pembuatan Laporan Pemusnahan

Jika telah melakukan penetapan dalam poin 6 maka dilakukan pelaksanaan pemusnahan. Kemudian membuat laporan hasil kerja pemusnahan arsip. Hasil pemusnahan lengkap arsip harus dapat dipertanggungjawabkan secara resmi.

Pelaksanaan pemusnahan arsip sesuai SOP membutuhkan proses yang tidak mudah. Jika merasa kurang optimal untuk melakukannya ada baiknya bekerjasama dengan jasa layanan manajemen pengarsipan yang profesional.

Salah satu rekomendasi terbaik adalah Chayra Solusi Arsip. Chayra Solusi Arsip menyediakan jasa layanan pengelolaan arsip profesional dan menjamin keamanan, kerahasiaan dan berbagai manajemen arsip terbaik.

Penutup

SOP pemusnahan arsip harus dilakukan dengan benar dan baik agar dapat dipertanggungjawabkan secara konkret. Solusinya melalui Chayra Solusi Arsip yang akan memudahkan semua manajemen kearsipan agar pengelolaan dokumen berjalan dengan baik.