“Pengelolaan arsip elektronik adalah proses mengatur arsip digital secara efisien, efektif, dan terstruktur. Pelajari tahap-tahap pengelolaan arsip elektronik sesuai standar PANRI No. 6 Tahun 2021 untuk menjamin keaslian, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip Anda”

Pengelolaan Arsip Elektronik adalah proses mengatur arsip digital secara efisien, efektif, dan terstruktur. Ini meliputi pembuatan, penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, pergantian media, penyusutan, akuisisi, deskripsi, pengolahan, preservasi, akses dan pemanfaatan. Arsip elektronik atau arsip digital adalah arsip yang telah dikonversi dari bentuk fisik atau kertas menjadi bentuk elektronik.

Pengelolaan arsip elektronik tidak hanya sekedar mengubah bentuk fisik menjadi elektronik, tetapi juga penting untuk menjamin bahwa arsip elektronik dapat digunakan dengan baik dan sesuai dengan tujuannya.

Berikut adalah tahap-tahap pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan standar Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (PANRI) No 6 Tahun 2021:

1. Pembuatan dan Penerimaan Arsip Elektronik. Pembuatan arsip elektronik adalah kegiatan mencatat informasi dalam media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi instansi. Sementara penerimaan arsip elektronik adalah kegiatan untuk memastikan ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip menjadi informasi untuk kepentingan internal atau publik.
2. Penggunaan Arsip Elektronik. Penggunaan arsip elektronik untuk memastikan ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip menjadi informasi untuk kepentingan internal atau publik.
3. Penyimpanan Arsip Elektronik. Penyimpanan arsip elektronik dilakukan oleh pembuat arsip dan tidak dicampur dengan arsip dari pembuat lain.
4. Pemeliharaan dan Pergantian Media Arsip Elektronik. Pemeliharaan arsip elektronik adalah kegiatan untuk menjaga keaslian, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
5. Penyusutan Arsip Elektronik. Penyusutan arsip elektronik dilakukan oleh pembuat arsip berdasarkan JRA atau klasifikasi yang sesuai dengan peraturan perusahaan atau lembaga.
6. Akuisisi Arsip Elektronik. Pelaksanaan akuisisi arsip elektronik harus dituangkan dalam berita acara serah terima dan daftar arsip usul serah
7. Deskripsi dan Pengolahan Arsip Elektronik. Deskripsi Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam dilakukan dengan ketentuan: dimulai dari informasi yang bersifat umum ke khusus; memuat informasi yang relevan dengan level deskripsi yang sedang dikerjakan; tidak mengulang informasi; dan memberikan indikasi keterkaitan antar level deskripsi.
8. Preservasi Digital. Preservasi Digital dilakukan untuk menjamin integritas, aksesibilitas dan fungsionalitas Arsip Elektronik, Preservasi Digital dilaksanakan melalui: menyeleksi dan testing software maupun hardware; menggunakan format data non-proprietary atau opensource; mengelola metadata dengan baik; mendokumentasikan pelaksanaan Preservasi Digital; dan melakukan verifikasi terhadap integritas Arsip Elektronik.
9. Akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik. Akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik dilakukan melalui proses penelusuran dan publikasi Arsip