Melakukan pengarsipan memerlukan ketelitian dan sistematis yang praktis juga efisien agar pengelolaan arsip efektif sehingga mudah ketika dicari untuk digunakan. Pada artikel kali ini akan membahas 5 sistem pengelolaan arsip yang akan memudahkan pekerjaan anda!
5 Sistem Pengelolaan Arsip
Secara umum sistem arsip ada berapa? Terdapat 5 sistem pengelolaan arsip yang berlaku, yakni secara alfabetis, secara nomor/numerik, berbasis tanggal, sesuai wilayah, atau berdasarkan kesamaan subjek arsip.
Sistem pengelolaan arsip digunakan agar arsip tersimpan dengan sistematis yang sesuai dengan jenis arsip, sehingga memudahkan pengguna ketika akan menggunakan arsip tersebut.
Selain itu juga memudahkan pengelola dalam memelihara dan menjaga keutuhan arsip agar tidak tercecer, tersebar, atau bahkan hilang. Jadi, apa saja sistem pengelolaan arsip yang bisa digunakan secara efektif? Berikut ini penjelasan materi sistem kearsipan lebih lengkapnya.
1. Sistem Abjad/Alfabetis (Alphabetic Filing System)
Sistem pengelolaan arsip yang paling umum dan paling tua dalam penerapannya adalah sistem pengelolaan arsip secara abjad/alfabetis.
Jadi, arsip-arsip yang ada dikumpulkan dan diurutkan secara abjad dari huruf A hingga Z. Biasanya sistem alfabetis digunakan untuk arsip yang berhubungan dengan data terkait nama orang, badan, atau organisasi.
Prosedur penyimpanan arsip dengan sistem ini juga lebih mudah ketika digunakan karena arsip dapat dicari secara langsung karena sudah sesuai dengan namanya, tanpa perlu bantuan kartu indeks.
2. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
Selanjutnya, ada sistem pengelolaan arsip secara numerik. Biasanya nomor yang digunakan adalah kode angka yang mewakili arsip tersebut. Sistem pengelolaan arsip dengan nomor ini memiliki peraturannya sendiri-sendiri tergantung ketentuan penyelenggara kearsipan.
Ada beberapa sistem yang berlaku, yakni:
- Filing sistem dengan nomor Dewey, yang disebut juga dengan sistem desimal dengan menggunakan penomoran notasi 0-9.
- Filing sistem dengan menggunakan nomor seri, untuk arsip dengan volume 1.000 sampai 10.000 untuk kuantitasnya. Penomoran dimulai dari angka 1, 2, 3, 4, dan seterusnya.
- Filing sistem dengan menggunakan nomor terminal digit, umumnya 4 angka. Penomoran dimulai dari 0000 atau 0001.
3. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Metode penyimpanan arsip sistem tanggal agak mirip dengan sistem numerik, yakni arsip diurutkan berdasarkan tanggal pada kalender (umumnya Masehi).
Sistem tanggal juga bisa dibagi lagi menjadi lebih rinci, yakni arsip disusun berdasarkan hari, tanggal, bulan, dan tahun.
Sistem ini memudahkan untuk melihat track record suatu progres. Arsip keuangan, penjualan dan pembelian juga cocok dengan menggunakan sistem pengelolaan arsip berbasis tanggal.
4. Sistem Wilayah (Geographic Filing System)
Sistem pengelolaan arsip secara wilayah umum digunakan pada lembaga pemerintahan, karena biasanya mencangkup data kedaerahan. Sistem wilayah dibagi menjadi kabupaten, kecamatan, dan provinsi.
Sistem ini juga cocok untuk lembaga yang memiliki banyak cabang, seperti perbankan.
5. Sistem Pokok Masalah (Subject Filing System)
Sistem pengelolaan arsip yang terakhir adalah berdasarkan subjeknya atau pokok masalahnya. Bagaimana maksudnya?
Jadi, arsip dikelompokan berdasarkan kesamaan pokok masalah. Misal, arsip di rumah sakit untuk pasien-pasien dengan penyakit jantung, maka akan disatukan pada file arsip penyakit jantung.
Nah, itulah 5 sistem pengelolaan arsip yang bisa diterapkan untuk membantu mengatur dan mengelola arsip-arsip yang dimiliki.
Jika anda membutuhkan bantuan profesional dalam melakukan kearsipan, bisa menghubungi Chayra Solusi Arsip melalui https://chayra.id/. Chayra Solusi Arsip merupakan mitra yang profesional dalam penanganan manajemen arsip secara modern.
Sistem penyimpanan arsip yang baik akan sangat memudahkan anda dalam melakukan pengarsipan. Dari 5 sistem pengelolaan arsip tersebut, mana menurut anda yang paling efisien? Semoga bermanfaat!
Ingin memulai bisnis Anda sendiri dengan PT atau CV resmi, tetapi bingung dengan biayanya? Jangan khawatir! Chayra Solusi Legalitas Usaha hadir untuk membantu Anda dalam memulai bisnis impian Anda dengan biaya terjangkau mulai dari 500 Ribu Rupiah saja!
Dapatkan PT dan Ijin Usaha resmi dengan proses yang cepat dan mudah. Jangan ragu untuk menghubungi Chayra Solusi Legalitas Usaha sekarang juga dan mulailah bisnis impian Anda dengan mudah dan terpercaya.
