“Arsip merupakan rekaman aktivitas atau peristiwa penting dalam berbagai bentuk dan media. Agar arsip tetap dalam kondisi baik, perlu adanya pemeliharaan yang teratur. Berikut adalah 5 tips yang dapat Anda lakukan untuk menjaga arsip Anda.”

Setiap aktivitas manusia, termasuk dalam bidang bisnis dan pemerintahan, pasti menghasilkan arsip. Secara hukum, arsip adalah rekaman aktivitas atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, dan individu dalam melakukan kegiatan masyarakat, bernegara, dan berbangsa.

Begitu pentingnya nilai arsip, sehingga arsip dapat dibedakan berdasarkan kriteria. Salah satu kriteria arsip adalah arsip yang memiliki nilai sejarah. Arsip yang memiliki nilai sejarah disebabkan oleh proses pembuatannya yang terkait dengan waktu dan peristiwa saat kejadian terjadi. Karena nilai sejarah tersebut, arsip tidak dapat dimusnahkan karena memiliki nilai guna dan informasi yang ada di dalam arsip tersebut dapat dijadikan sebagai bukti.

Menurut metodologi disiplin sejarah, posisi arsip sebagai sumber sejarah memiliki peringkat yang tertinggi dibandingkan dengan sumber sejarah lainnya. Karena arsip dibuat pada saat yang sama dengan kejadian, dengan masalah atau fenomena apapun yang muncul di masyarakat.

Karena fungsinya yang penting, maka pemeliharaan arsip harus dilakukan secara teratur dan sesuai dengan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis.

Berikut adalah 5 tips untuk menjaga arsip agar tetap dalam kondisi baik:

Ruangan Arsip Ruangan arsip harus dijaga agar tetap kering dan tidak lembab dengan suhu yang ideal antara 15°-22° celcius, kelembaban antara 50-60%, cukup terang dan terkena sinar matahari secara tidak langsung, serta memiliki ventilasi udara dan terhindar dari kebocoran air, serangga, dan lainnya.

Tempat Penyimpanan Arsip Tempat penyimpanan arsip harus diatur secara rapi dan tidak berdekatan agar ada sirkulasi udara yang baik antar berkas yang disimpan.

Penggunaan Bahan-bahan Kimia Untuk mencegah serangga masuk ke ruangan arsip, dapat menggunakan beberapa bahan kimia seperti meletakkan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia atau fumigasi secara berkala.

Peraturan Larangan Perlu dibuat peraturan dalam ruangan arsip agar terhindar dari kerusakan arsip seperti dilarang membawa atau makan di tempat penyimpanan arsip dan dilarang merokok atau sejenisnya karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran.

Kebersihan Rak Penyimpanan Rak arsip harus selalu dikelola dengan baik dari noda karat, debu, dan jamur agar arsip tidak rusak dan lembab. Buat jadwal kebersihan secara berkala untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip.