Ketika Anda memikirkan kata “arsip”, gambaran mengenai dokumen lama yang tergeletak bertahun – tahun yang lalu mungkin muncul di benak Anda. Saat Anda menjalankan bisnis kecil, mungkin sulit untuk menemukan waktu dan sumber daya untuk mengatur dokumen dan data Anda. Ketika rumah Anda dipenuhi dengan kotak dan lemari arsip, Anda tahu bahwa segala sesuatunya menjadi tidak terkendali. Untungnya, ada beberapa cara agar bisnis Anda tetap teratur, bersih, dan rapi.

Mengapa Manajemen Arsip Penting?

Manajemen arsip sangat penting untuk membantu bisnis Anda menghindari sejumlah masalah. Ini termasuk memastikan bahwa Anda tidak melanggar peraturan tentang kearsipan. Saat Anda membuat dan mengelola dokumen, Anda juga ingin memastikan bahwa data tetap aman dari malware dan serangan dunia maya. Kami juga mendorong Anda untuk mempertimbangkan bagaimana proses manajemen arsip yang tepat dapat membantu Anda menghemat waktu dan uang. Dengan memastikan bahwa Anda hanya menyimpan aspek terpenting dari bisnis Anda, memungkinkan Anda mencurahkan lebih banyak waktu dan uang untuk proyek Anda saat ini dan masa depan.

Langkah untuk Memulai Proses Pengelolaan Arsip Anda.

Langkah pertama dari proses manajemen arsip Anda adalah menentukan dokumen mana yang perlu Anda simpan dan mana yang dapat Anda pisahkan. Anda dapat melakukan ini dengan menyortir dokumen Anda ke dalam salah satu dari tiga kategori: simpan, simpan selamanya, atau buang. Kategori ini akan membantu Anda menentukan dokumen mana yang layak disimpan dan mana yang dapat dibuang tanpa masalah. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang apa yang harus disimpan atau dibuang, pastikan untuk berkonsultasi dengan profesional yang dapat membantu Anda melalui proses tersebut.

Langkah kedua dari proses manajemen arsip Anda adalah mengatur dokumen yang telah Anda putuskan untuk disimpan. Ini bisa sesederhana menempatkannya di lemari arsip atau serumit mengamankan dan menyimpannya di tempat penyimpanan arsip digital. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan solusi manajemen arsip digital, Anda harus memastikan untuk memilih solusi yang aman, dapat diakses, dan dapat diskalakan. Ini akan membantu memastikan bahwa dokumen Anda terlindungi dari ancaman internal dan eksternal. Jika Anda memutuskan untuk menyimpan dokumen Anda di lemari arsip fisik, pastikan untuk memilih yang terbuat dari bahan yang kokoh dan memiliki banyak ruang penyimpanan.

Membatasi Akses ke Dokumen Penting.

Setelah Anda memilih dokumen yang ingin Anda simpan, Anda harus membatasi akses hanya kepada orang-orang yang benar-benar perlu melihatnya. Ini akan membantu mengurangi risiko ancaman internal, seperti pelanggaran data, serta ancaman eksternal. Anda dapat membatasi akses ke dokumen dengan berbagai cara, termasuk menyimpannya di server internal, mengirimnya ke tempat penyimpanan online, atau memindainya ke arsip tersebut dan menyimpannya dalam tempat yang aman. Setelah Anda memutuskan metode untuk membatasi akses ke dokumen Anda, pastikan untuk mengikuti semua protokol keamanan yang diperlukan. Ini termasuk menyetel protokol kata sandi yang ketat untuk solusi berbasis server apa pun, memilih tingkat enkripsi yang tepat untuk solusi berbasis cloud Anda, dan memindai dokumen. Melakukan hal itu akan membantu mengamankan dokumen Anda saat disimpan dan/atau diakses.

Mengatur Dokumen yang Anda Simpan.

Setelah Anda memilih dokumen yang ingin Anda simpan, Anda harus mengaturnya agar mudah diakses. Sekali lagi, ini bisa sesederhana menempatkannya di lemari arsip atau serumit mengamankan dan menyimpannya di solusi arsip digital di luar kantor. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan solusi manajemen arsip digital, Anda harus memastikan untuk memilih solusi yang aman, dapat diakses, dan dapat diskalakan. Ini akan membantu memastikan bahwa dokumen Anda terlindungi dari ancaman internal dan eksternal. Jika Anda memutuskan untuk menyimpan dokumen Anda di lemari arsip fisik, pastikan untuk memilih yang terbuat dari bahan yang kokoh dan memiliki banyak ruang penyimpanan. Mengatur dokumen Anda berdasarkan kronologi atau kategori dapat membantu membuatnya lebih mudah ditemukan saat Anda membutuhkannya. Ini juga akan membantu memastikan bahwa Anda hanya menyimpan dokumen yang paling penting.

Menemukan Dan Menghilangkan Duplikasi Arsip.

Setelah Anda mulai mengarsipkan dokumen Anda, Anda juga harus memantaunya apakah arsip tersebut terduplikasi. Ini bisa sangat membantu saat mengarsipkan korespondensi email. Jika Anda memiliki korespondensi email yang bertanggal dan/atau berisi lampiran, Anda harus memastikan untuk mengarsipkannya. Melakukan hal itu akan memastikan bahwa informasi tersebut aman dan Anda dapat mengaksesnya kapan saja.

Setelah Anda mengarsipkan korespondensi email Anda, Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen arsip untuk membantu Anda menemukan file duplikat. Beberapa perangkat lunak bahkan memungkinkan Anda membuang dokumen duplikat secara otomatis atau menandainya untuk ditinjau. Ini dapat membantu saat Anda mulai mengarsipkan dokumen karena dapat menghindarkan anda menyimpan banyak salinan dari file yang sama. Jika Anda menemukan dokumen ganda, Anda dapat membuang kelebihan salinan atau menggunakannya untuk tujuan yang berbeda. Ini dapat membantu Anda menjaga mengorganisasi file tetap bersih, rapi, dan efisien.

Kesimpulan.

Manajemen arsip sangat penting untuk membantu bisnis Anda menghindari sejumlah masalah. Ini termasuk memastikan bahwa Anda tidak melanggar peraturan kearsipan dengan menyimpan dokumen tertentu. Ini juga dapat membantu Anda menghemat waktu dan uang dengan memastikan bahwa Anda hanya menyimpan aspek terpenting dari masa lalu bisnis Anda. Jika Anda siap untuk mulai mengarsipkan dokumen Anda, Anda harus memilih dokumen yang ingin Anda simpan dan di mana Anda ingin menyimpannya. Anda kemudian dapat mengaturnya agar mudah diakses. Setelah Anda mulai mengarsipkan dokumen Anda, Anda juga harus memantaunya untuk arsip yang terduplikasi.