“Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang akan dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. JRA digunakan sebagai pedoman untuk penyusutan dan penyelamatan arsip”

Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang akan dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. JRA digunakan sebagai pedoman untuk penyusutan dan penyelamatan arsip.

Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, dan BUMD wajib memiliki JRA, sedangkan perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan tidak diwajibkan namun sangat disarankan untuk memilikinya. Fungsi dari JRA adalah untuk mengidentifikasi arsip yang permanen dan waktu yang tepat untuk memindahkannya ke pusat arsip atau lembaga kearsipan, mengidentifikasi arsip yang disimpan sementara dan waktu yang tepat untuk memusnahkannya, memberikan keterangan arsip yang langsung dapat dipindahkan dan dimusnahkan, dan memberikan hak/otorisasi untuk pemusnahan arsip.

Menurut Perka No. 47 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip, ada dua jenis JRA yaitu JRA fasilitatif dan JRA substansif. JRA fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif. Jenis arsip fasilitatif meliputi kepegawaian, keuangan, perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, perpustakaan, teknologi informasi, pengawasan, dan perlengkapan. Sedangkan JRA substansif adalah daftar yang berisi jenis arsip substansif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip substansif.

Jenis arsip substansif ANRI meliputi pembinaan kearsipan, konservasi arsip, pengkajian dan pengembangan sistem kearsipan, jasa kearsipan, akreditasi kearsipan, dan pendidikan dan pelatihan kearsipan.

Tujuan dari pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah untuk memenuhi kebutuhan organisasi pencipta arsip dan memenuhi persyaratan hukum. Selain itu, ada beberapa keuntungan jika suatu organisasi memiliki JRA, yaitu:

1. Memisahkan arsip aktif yang masih digunakan dengan arsip inaktif,
2. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan arsip aktif dan inaktif,
3. Memudahkan penemuan kembali arsip, yang akan meningkatkan efisiensi kerja,
4. Memudahkan pemindahan arsip permanen/abadi ke Arsip Nasional R.I,
5. Menyelamatkan arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di bidang pemerintahan,
6. Efisiensi dalam pengelolaan arsip (ruang, peralatan, SDM, dan biaya) karena penyusutan dilakukan secara berkala,
7. Efektivitas dalam pendayagunaan arsip karena arsip yang disimpan adalah yang benar-benar dibutuhkan,
8. Penyelamatan arsip sebagai memori kolektif bangsa dan pertanggungjawaban nasional secara sistematik,
9. Penyelamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, dan keamanan.

JRA sangat penting untuk digunakan oleh setiap organisasi agar dapat mengelola arsip dengan baik dan efisien serta memenuhi persyaratan hukum yang berlaku. Menyusutkan arsip yang tidak lagi diperlukan akan membuat organisasi lebih efisien dalam mengelola ruang, peralatan, sumber daya manusia, dan biaya.