Setiap kegiatan yang dilakukan dalam lingkup kerja perusahaan pastinya membutuhkan sumber informasi yang dijaga dan diatur dengan baik, yang akan dikumpulkan menjadi arsipan. Oleh karena itu, langkah penataan arsip inaktif haruslah tepat dan baik.

Seperti yang Anda ketahui bahwa arsip dibagi 2 jenis yang digolongkan ke dalam arsip dinamis, yaitu aktif dan inaktif. Contoh arsip inaktif di kantor adalah laporan keuangan beberapa tahun sebelumnya. Nah, sistem pemberkasan arsip inaktif ini perlu diperhatikan dengan baik.

Pentingnya Penataan Arsip Inaktif untuk Mendukung Aktivitas Kerja

Meskipun arsip inaktif memiliki frekuensi penggunaan yang tidak sesering arsip aktif, tiap perusahaan haruslah menjaga berkas-berkas penting yang ada pada arsip inaktif karena menyimpan histori penting.

Dalam UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan juga dijelaskan bahwa arsip merupakan media penyimpanan untuk rekaman kegiatan sebagai informasi untuk lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi, dan sebagainya.

Oleh karena pentingnya peran arsip ini, pengetahuan terkait bagaimana menata arsip inaktif dan aktif haruslah diberikan kepada setiap perusahaan agar mampu mengelola dan menyimpannya dengan baik.

Pada dasarnya, penataan arsip inaktif adalah aktivitas untuk mengumpulkan segala dokumen atau berkas yang mengandung urusan, informasi, dan masalah penting lainnya yang ditempatkan pada sebuah folder/hang map/penyimpanan berkas lain dengan susunan yang sistematik.

Oleh karena itu, menata arsip inaktif maupun aktif harus strategis mungkin agar nantinya akan mudah diakses dan digunakan kembali oleh pihak yang berwenang di dalam lingkung perusahaan.

Meski begitu, penataan arsip adalah kegiatan yang sebenarnya bukan hanya sekadar membuat daftar arsip, tetapi juga bagaimana caranya Anda mengolah arsip menjadi sebuah informasi yang utuh dan berguna untuk membantu aktivitas kerja di perusahaan.

Tahapan Penataan Arsip Inaktif yang Perlu Anda Ketahui

Terkait dengan fungsi arsip, arsip dibagi menjadi 2 jenis yang digolongkan pada kategori dinamis, yaitu aktif dengan frekuensi penggunaan yang lebih banyak, dan inaktif dengan frekuensi penggunaan yang mulai menurun.

Akan tetapi, di sini kami hanya akan memberikan informasi mengenai langkah untuk menata arsip inaktif. Pada dasarnya, langkah penataan arsip inaktif meliputi pemilahan, pengelompokkan, pembuatan daftar arsip, penomoran, penataan arsip, pelabelan, dan penataan box dalam rak.

1. Pemilahan

Tahap pertama dalam penataan arsipan inaktif adalah dengan memisahkan antara arsip dan non arsip. Yang tergolong ke dalam non arsip adalah amplop, blanko, formulir kosong, map, dan berkas lainnya.

Apabila Anda menemukan dokumen yang double atau duplikasi, cukup simpan satu dokumen saja untuk diarsip.

2. Pengelompokkan

Kelompokkan arsip tadi menjadi berkas dengan kesatuan informasi. Pengelompokkan ini bisa Anda lakukan dengan mencatat tahun penciptaan dan kegiatan atau permasalahan pada dokumen tersebut.

3. Pembuatan Daftar Arsip

Untuk membuat daftar arsip, catatlah arsip yang telah dikelompokkan ke dalam daftar arsip dengan beberapa format, seperti nomor berkas, tanggal, jumlah, keterangan, kode klasifikasi, dan sebagainya.

4. Penomoran Arsip

Daftar arsip selanjutnya bisa dibungkus atau dibendel dan jangan lupa untuk memberikan nomor pada setiap berkas sesuai dengan nomor urut di daftar arsip.

5. Penataan Arsip

Penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyimpan arsip tadi ke dalam box sesuai dengan nomor urutnya.

6. Pemberian Label

Setiap box yang sudah diisi dengan arsip bisa diberi label untuk memudahkan Anda dalam mencari atau mengaksesnya kembali.

7. Penataan Box dalam Rak

Jika sudah, selanjutnya hanya tinggal menata box tadi ke dalam roll opack/rak/lemari/media penyimpanan lainnya sesuai dengan nomor urut.

Itulah dia uraian singkat mengenai tahapan dalam penataan arsip inaktif. Apabila perusahaan Anda menemukan kesulitan dalam penataan arsip, jangan ragu untuk menggunakan layanan jasa Chayra yang setia membantu Anda dalam melakukan penataan dan pendataan arsip.

Kami menyediakan layanan terbaik dengan pengerjaan tepat dan harga berkualitas, sehingga pendataan dan keamanan arsip penting perusahaan akan terjamin. Keamanan dan kerahasiaan arsip tetap terjaga, sehingga penemuan kembali arsip akan selalu efektif dan efisien.

Yuk, hubungi Chayra sekarang juga di sini!