“Pelajari tentang proses, manfaat, dan cara pemeliharaan arsip elektronik. Dapatkan tips dan trik untuk mengelola arsip dengan efektif dan efisien.”

Arsip elektronik adalah arsip yang sudah diubah dari bentuk fisik menjadi bentuk elektronik melalui proses alih media. Menurut UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, arsip elektronik adalah informasi yang dibuat, diteruskan, dan diterima dalam bentuk analog, digital, atau sejenisnya. Sedangkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2011 menyatakan bahwa arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan atau diterima dan disimpan dalam format elektronik.

Menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip dikenal dengan istilah sistem pengarsipan elektronik (Electronic Filling System) yang artinya arsip yang didokumentasikan dengan komputer. Ada banyak manfaat yang didapat dari pengelolaan arsip elektronik, di antaranya menghemat tempat, menemukan arsip lebih cepat, dokumen tidak mudah rusak, lebih aman, mudah dalam perbaikan data, mudah untuk berbagi arsip, dan meningkatkan pelayanan.

Menurut Read and Ginn, fase pengelolaan dalam daur hidup arsip elektronik (electronic record life cycle) meliputi tahap penciptaan, penggunaan dan distribusi, pemeliharaan, dan disposisi. Pada tahap penciptaan, arsip dibuat menggunakan aplikasi perangkat lunak dan disimpan pada perangkat penyimpanan. Pada tahap penggunaan dan distribusi, arsip digunakan sesuai dengan kebutuhan. Pada tahap pemeliharaan, dilakukan pemeriksaan secara otomatis terhadap retensi dokumen. Pada tahap disposisi, keberadaan arsip elektronik ditentukan untuk disimpan atau dimusnahkan.

Proses pengelolaan arsip elektronik terdiri dari tiga tahap utama, yaitu digitalisasi dokumen, penyimpanan, dan pengaksesan dan pencarian kembali dokumen/arsip. Ketiga tahap tersebut saling terkait dalam mengelola arsip elektronik dengan baik. Selain itu, arsip elektronik juga perlu dipelihara dengan baik agar dokumen yang tersimpan tetap terjaga.

Berikut beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk melakukan pemeliharaan arsip elektronik:

1. Gunakan perangkat keras seperti komputer, hard disk, dan laptop sesuai dengan prosedur.
2. Gunakan perangkat lunak yang asli dan tidak bajakan.
3. Lakukan backup data secara berkala.
4. Peka terhadap perkembangan teknologi dalam pengelolaan arsip elektronik.
5. Ada kontrol atau pengawasan dari lembaga terkait untuk keamanan arsip.
6. Simpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari debu, panas, dan air.

Itulah manfaat, cara pengelolaan, dan pemeliharaan arsip elektronik. Jika Anda kesulitan dalam mengelola arsip, jangan ragu untuk konsultasi dengan kami.

Chayra Bisnis