Kegiatan pengarsipan merupakan cara menyimpan data penting dengan sistem yang teratur, sehingga ketika dibutuhkan lebih mudah dalam mencarinya. Inilah yang disebut dengan manajemen arsip. Mari mengenal ruang lingkup pengelolaan arsip atau manajemennya yang baik dan benar.

Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Arsip?

Manajemen atau pengelolaan Arsip adalah pengaturan dan pengelolaan data/berkas arsip yang dilakukan oleh penyelenggara kearsipan. Tujuan manajemen kearsipan didasarkan pada Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 yang berbunyi:

1. Terciptanya arsip dalam lembaga pendidikan, negara, pemerintah daerah, organisasi masyarakat, perusahaan, organisasi politik maupun perseorangan sebagai penyelenggara kearsipan.
2. Tersedianya arsip sebagai bukti otentik yang terpercaya dan alat bukti yang sah.
3. Terciptanya pengelolaan arsip yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
4. Pengarsipan dilakukan dengan menjamin perlindungan dan keamanan arsip negara maupun rakyat.
5. Sebagai bentuk penyelamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial budaya, pertahanan, dan keamanan.
6. Kegiatan kearsipan sebagai bentuk peningkatan kualitas pelayanan kepada publik dalam mengelola dan mengatur arsip.

Arsip Statis dan Dinamis

Manajemen atau pengelolaan arsip dibagi menjadi dua kelompok, yakni arsip statis dan arsip dinamis.

Apa ruang lingkup pengelolaan arsip statis? Ruang lingkup pengelolaan arsip statis merupakan proses pengelolaan/pengendalian arsip yang bersifat statis secara efisien, efektif, serta sistematis.

Adapun meliputi 1) akuisisi arsip statis; 2) pengolahan arsip statis; 3) preservasi arsip statis; 4) pemanfaatan arsip statis; 5) pendayagunaan arsip statis; serta 6) pelayanan publik dalam sistem kearsipan nasional.

Selanjutnya, bagaimana ruang lingkup pengelolaan arsip dinamis? Ruang lingkup pengelolaan arsip dinamis merupakan proses pengendalian arsip yang lebih berfokus pada penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.

Manajemen arsip dinamis lebih mengedepankan dilaksanakannya penjaminan ketersediaan arsip yang sesuai dengan ketentuan dalam aturan yang berlaku. Manajemen arsip dinamis meliputi manajemen arsip aktif, manajemen arsip inaktif, dan manajemen arsip vital.

Asas Pengelolaan Arsip

Dalam manajemen kearsipan juga terdapat beberapa asas yang menjadi landasan dalam mengelola dan mengatur arsip yang wajib diterapkan. Adapun asas-asas tersebut adalah:

1. Asas Sentralisasi, pengelolaan arsip dilakukan secara sentral/terpusat.
2. Asas Desentralisasi, pengelolaan arsip dilakukan secara tersebar pada bagian atau unit tertentu.
3. Asas Gabungan/Kombinasi, pengelolaan arsip dilakukan secara terpusat dan tersebar (gabungan asas sentral-desentralisasi).

Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip

Setelah mengetahui pengertian, tujuan, serta asas yang berlaku pada manajemen arsip barulah waktunya untuk mengetahui ruang lingkup dari manajemen arsip yang dibagi menjadi 3 fase atau tahapan.

Tahapan ini perlu diperhatikan agar manajemen kearsipan dilakukan dengan pengelolaan dan pengaturan yang baik serta sistematis. Arsip juga tidak mengalami kelebihan volume dan permasalahan lainnya.

Tahap 1: Pembuatan Arsip

Tahap yang pertama adalah mulai membuat arsip. Arsip dibuat berdasarkan aturan yang berlaku serta memilih dan menerapkan asas kearsipan yang dikehendaki. Pemilihan asas kearsipan perlu adanya agar kegiatan pengarsipan menjadi tepat guna dan efisien.

Tahap 2: Penggunaan & Pemeliharaan Arsip

Setelah pembuatan arsip selesai, langkah selanjutnya adalah penggunaan terhadap arsip dan juga melakukan pemeliharaan.

Arsip digunakan sebagaimana mestinya sesuai dengan aturan yang berlaku, tidak untuk kepentingan yang merugikan pemilik arsip dan data apapun yang terdapat di dalamnya. Pemeliharaan juga dibutuhkan agar arsip tetap terjaga dan masih bisa digunakan dengan baik.

Pemeliharaan arsip juga meliputi kaidah penataan arsip, keamanan, serta pencegahan dan penanganan kerusakan pada arsip.

Tahap 3: Penyusutan Arsip

Tahap yang terakhir adalah rutin melakukan penyusutan arsip. Mengapa hal ini harus dilakukan?

Semakin lama volume arsip yang disimpan akan semakin banyak. Jadi, penting untuk melakukan pemilahan arsip yang masih berguna dan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Arsip yang sudah tidak diperlukan dapat dimusnahkan dengan tata cara yang berlaku.

Dengan begitu, ketersediaan arsip selalu terdata dengan baik. Jika anda membutuhkan partner penyelenggara manajemen kearsipan yang terpercaya bisa menghubungi Chayra Solusi Arsip, layanan manajemen arsip terintegrasi persembahan dari https://chayra.id/.

Sekian pembahasan artikel kali ini mengenai ruang lingkup pengelolaan arsip beserta tahapannya. Semoga bermanfaat!

Chayra Bisnis