“Nilai sebenarnya dari sebuah arsip terletak pada kemampuannya untuk menjadi sumber informasi yang dapat digunakan untuk keperluan tertentu, bahkan sebagai alat pembuktian di pengadilan atau sebagai bukti kontrak bisnis.”

Arsip bukan hanya sekadar kumpulan dokumen atau data yang disimpan secara acak, melainkan merupakan entitas hidup yang selalu berkembang seiring dengan kebutuhan masyarakat dan tata pemerintahan yang terus berubah. Fungsi arsip pun dibedakan menjadi dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

Arsip dinamis digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sementara itu, arsip statis tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Dalam perkembangan zaman, pentingnya arsip semakin terasa dan diakui sebagai faktor penunjang kegiatan suatu lembaga. Menurut Milton Reitzfeld dalam buku Victor Lazzaro, (ed.), Systems and Procedures: A Handbook for Business and Industry, 1959: 243, terdapat tujuh nilai penting yang harus diperhatikan dalam menjaga dan mengelola arsip, terutama dalam menentukan jangka waktu penyimpanannya.

Nilai-nilai tersebut antara lain manfaat administrasi, manfaat hukum, manfaat keuangan, manfaat untuk pembuatan kebijakan, manfaat untuk pelaksanaan kegiatan, manfaat untuk kegunaan sejarah, dan manfaat untuk penelitian. Dengan memahami nilai-nilai tersebut, pengelola arsip dapat menentukan strategi penyimpanan dan penggunaan arsip yang tepat dan efektif.

Keberadaan arsip yang rapi dan teratur memang penting, namun nilai sebenarnya dari sebuah arsip terletak pada kemampuannya untuk menjadi sumber informasi yang dapat digunakan untuk keperluan tertentu. Bahkan, informasi yang terekam dalam sebuah media bisa dijadikan alat pembuktian di pengadilan atau sebagai bukti kontrak yang disepakati oleh para pihak yang mengikatkan diri.

Namun, keabsahan arsip sebagai bahan bukti sangat bergantung pada keasliannya. Sebuah arsip harus orisinal dan tidak mengalami modifikasi atau manipulasi yang dapat mempengaruhi keputusan pengadilan. Pada prinsipnya, kesaksian atau pembuktian palsu di Pengadilan tidak akan diterima. Namun, perkembangan teknologi dapat menyulitkan pembedaan antara arsip asli dan palsu.

Meski perkembangan teknologi sangat pesat, namun untuk memastikan keaslian isi dari suatu arsip, syaratnya tetap sama. Berikut adalah beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk menjaga keaslian isi dari sebuah arsip.

Syarat pertama adalah autentik. Untuk memastikan keaslian sebuah arsip, organisasi perusahaan harus menerapkan kebijakan dan prosedur yang ketat dalam mengawasi penciptaan, transmisi, dan pemeliharaan arsip. Hal ini dilakukan untuk menjamin bahwa pencipta arsip memang memiliki kewenangan dan identitas yang jelas untuk menciptakan arsip tersebut. Selain itu, arsip harus dijaga dari adanya penambahan, perubahan, atau penghapusan oleh pihak yang tidak berwenang.

Syarat kedua adalah andal. Sebuah arsip dikatakan andal jika isi yang terkandung di dalamnya dapat dipercaya. Untuk memenuhi syarat ini, sebuah arsip harus menjadi gambaran yang akurat dan lengkap dari transaksi, aktivitas, atau fakta yang ada. Hal ini memungkinkan arsip tersebut digunakan sebagai referensi dalam kegiatan atau transaksi berikutnya.

Syarat ketiga adalah bulat. Syarat ini memastikan bahwa sebuah arsip terlindungi dari adanya perubahan yang tidak sah. Kebijakan dan prosedur manajemen arsip harus menjelaskan tentang tambahan atau anotasi yang mungkin dibuat pada sebuah arsip setelah masa penciptaannya. Penambahan atau anotasi yang sah harus tercantum dengan jelas sebagai tambahan atau anotasi pada arsip tersebut.

Syarat keempat adalah siap pakai. Sebuah arsip harus dapat diketahui lokasinya, dapat ditemukan kembali, dapat diperlihatkan, dan dapat ditafsirkan dalam konteks kegiatan bisnis yang lebih luas. Hal ini memastikan bahwa arsip tersebut dapat digunakan kembali jika diperlukan.

Terakhir, sebuah arsip harus akurat, memadai, dan lengkap. Sebuah arsip harus dengan benar menggambarkan apa yang telah dikomunikasikan, diputuskan, atau dilakukan. Dengan begitu, arsip dapat mendukung kebutuhan-kebutuhan bisnis yang berhubungan dengannya atau yang menjadikannya sebagai alat bukti.

Apakah Anda membutuhkan konsultasi terkait kearsipan, penataan arsip, digitalisasi arsip, penyediaan kotak arsip, pemusnahan arsip, atau pelatihan manajemen arsip? Hubungi Chayra Solusi Arsip untuk solusi arsip terbaik bagi perusahaan atau kantor Anda. Jangan ragu untuk menghubungi kami untuk mendapatkan solusi arsip terbaik bagi lembaga atau perusahaan Anda.