“Perkembangan teknologi telah menyebabkan perubahan dalam pengelolaan dokumen, namun masih banyak mitos yang beredar. Temukan fakta-fakta seputar mitos digitalisasi dokumen dan jangan biarkan mitos menghalangi transformasi perusahaan Anda ke dunia digital.”
Perkembangan teknologi telah menyebabkan banyak perubahan dalam kehidupan manusia. Hal-hal yang dulunya dilakukan secara manual kini dapat dilakukan secara digital atau otomatis. Dalam hal pengelolaan dokumen, perubahan yang sama juga terjadi. Kertas dan gudang yang dulunya merupakan elemen penting dalam pengelolaan dokumen kini mulai ditinggalkan. Kertas masih digunakan sebagai media cetak, namun posisinya tidak lagi sangat penting karena telah digantikan oleh berkas elektronik. Gudang pun demikian, posisinya sebagai tempat penyimpanan dokumen mulai digantikan oleh media penyimpanan elektronik seperti hard disk atau server. Seiring dengan perkembangan yang begitu cepat, digitalisasi atau otomatisasi dokumen juga dikelilingi oleh beberapa mitos. Mitos-mitos ini sering digunakan sebagai alasan oleh beberapa pelaku bisnis untuk enggan beralih dari pengelolaan dokumen konvensional ke digital.
Disarikan dari sebuah artikel berjudul “5 Myths About Document Automation and Electronic Forms”, berikut ini mitos-mitos terkait digitalisasi atau otomatisasi dokumen.
Digitalisasi tidak sama dengan memindai dokumen. Mitos ini berasal dari pemahaman yang terbatas bahwa digitalisasi hanya berarti mengubah dokumen fisik menjadi file digital melalui proses pemindai. Namun, fokus utama dari digitalisasi sebenarnya adalah untuk menciptakan sistem pengelolaan dokumen yang efektif dan efisien. Beberapa pelaku usaha keliru fokus pada proses pemindai saja dan mengabaikan aspek pengelolaan dokumen setelah di-scan. Hal ini akan menyebabkan ribuan lembar dokumen yang di-scan menjadi file yang sulit ditemukan dan digunakan kembali. Oleh karena itu, penting untuk fokus pada pengelolaan dokumen yang baik setelah proses pemindai selesai dilakukan.
Digitalisasi mungkin dianggap sebagai sesuatu yang rumit dan mahal, namun mitos ini tidak sepenuhnya benar. Meskipun digitalisasi merupakan bagian dari kemajuan teknologi yang memiliki tingkat kerumitan tersendiri, itu tidak berarti mustahil untuk dipelajari. Ada berbagai cara untuk mempelajari teknologi digitalisasi, seperti mengadakan pelatihan internal atau mendedikasikan sumber daya manusia untuk mengikuti pendidikan atau pelatihan yang diselenggarakan oleh institusi terkait.
Soal biaya, teknologi canggih tentunya memiliki harga tertentu yang mungkin dianggap mahal dari segi kuantitas. Namun, biaya yang dikeluarkan untuk digitalisasi dokumen harus dipahami sebagai sebuah investasi, bukan sebagai pengeluaran semata. Manfaat yang diperoleh dari pengelolaan dokumen perusahaan secara digital sangat besar, seperti peningkatan efisiensi dan aksesibilitas dokumen yang lebih baik.
Mitos ketiga yang sering dipercayai adalah bahwa semua dokumen harus ditandatangani secara langsung untuk dianggap sah. Namun, faktanya tanda tangan elektronik sudah diakui validitasnya secara hukum di banyak negara, termasuk di Indonesia. Validitas tanda tangan elektronik diatur dalam UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang telah diamendemen oleh UU Nomor 19 Tahun 2016 dan PP Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. Secara hukum, tanda tangan elektronik dianggap setara dengan tanda tangan secara fisik.
Mitos lain yang sering dipercayai adalah bahwa manfaat digitalisasi dokumen hanya berlaku untuk lingkup internal saja. Padahal, digitalisasi dokumen juga memberikan manfaat yang luas bagi kalangan eksternal, seperti konsumen atau pelanggan. Dengan digitalisasi dokumen, proses pelayanan pelanggan akan berjalan jauh lebih cepat dan praktis. Ini karena digitalisasi dapat memangkas birokrasi yang berbelit-belit, yang pasti tidak disukai oleh pelanggan. Selain itu, digitalisasi juga dapat memudahkan akses dan validasi data dan dokumen secara cepat dan akurat.Kelima, digitalisasi dokumen membutuhkan alat khusus yang super canggih. Harus diakui, ‘canggih” merupakan kata kunci dalam ranah digitalisasi dokumen. Tanpa kata ini, digitalisasi dokumen menjadi hal yang biasa saja sehingga kurang menarik bagi pelaku bisnis yang ingin menata ulang dokumen mereka.
Digitalisasi dokumen tidak harus dianggap sebagai sesuatu yang mahal dan rumit. Canggih tidak selalu berarti harus menggunakan peralatan super canggih seperti yang ditampilkan dalam film-film science fiction. Digitalisasi dokumen dapat diterapkan dengan standar minimum, seperti hanya menggunakan komputer dan jaringan internet. Dengan infrastruktur teknologi informasi yang ada saat ini, termasuk di Indonesia, digitalisasi dokumen mudah diwujudkan tanpa peralatan super canggih.
Hal yang terpenting adalah untuk tidak menganggap digitalisasi sebagai beban berat yang menghalangi perusahaan untuk bertransformasi ke dunia digital. Transformasi menuju digitalisasi harus dilakukan dengan mempertimbangkan kemampuan dan sumber daya perusahaan. Jangan sampai perusahaan bangkrut hanya karena salah perhitungan dalam implementasi digitalisasi.
Jangan percayai mitos-mitos seputar digitalisasi dokumen. Lebih baik percayakan pada institusi yang kredibel dan kompeten dalam pengelolaan dokumen, seperti Chayra Bisnis yang dapat membantu perusahaan Anda dalam mengimplementasikan digitalisasi dengan tepat sasaran dan biaya yang sesuai. Ayo bersama-sama kita menuju dunia digital yang lebih efisien dan efektif!
Ingin memulai bisnis Anda sendiri dengan PT atau CV resmi, tetapi bingung dengan biayanya? Jangan khawatir! Chayra Solusi Legalitas Usaha hadir untuk membantu Anda dalam memulai bisnis impian Anda dengan biaya terjangkau mulai dari 500 Ribu Rupiah saja!
Dapatkan PT dan Ijin Usaha resmi dengan proses yang cepat dan mudah. Jangan ragu untuk menghubungi Chayra Solusi Legalitas Usaha sekarang juga dan mulailah bisnis impian Anda dengan mudah dan terpercaya.
