“Jangan meremehkan kotak arsip, karena sarana penyimpanan yang baik adalah kunci untuk menjaga arsip tetap awet dalam waktu lama. Dan untuk memastikan kualitasnya, pastikan kotak arsip yang dipilih memenuhi spesifikasi standar yang telah ditetapkan.”

Setiap organisasi, baik lembaga non profit maupun perusahaan, pasti memiliki arsip yang harus dijaga. Karena itu, sarana dan prasarana penyimpanan arsip harus dipertimbangkan dengan baik. Salah satunya adalah penyediaan kotak arsip.

Sarana penyimpanan yang baik dapat menjaga arsip tetap awet dalam waktu lama. Karena itu, standar penyimpanan arsip ini ditetapkan oleh Badan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Adapun standar yang dimaksud dapat dipelajari melalui Pasal 5 Ayat 2 PERKA Nomor 11 Tahun 2018 mengenai Standar Pelayanan Jasa Kearsipan.

Spesifikasi Penyediaan Kotak Arsip

Pembuatan kotak arsip memiliki beberapa persyaratan. Mulai dari bahan boks, ukuran, bentuk, hingga warna kotak arsip. Agar lebih jelas, berikut ini adalah penjelasan mengenai spesifikasi standar penyediaan kotak arsip.

1. Bahan Kotak Arsip

Sebuah kotak arsip dibuat dari karton gelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya. Bahan tersebut harus sesuai dengan SNI 14-0094-1996 mengenai spesifikasi kertas medium. Selain itu, keadaan lembaran harus rata, bersih atau tidak kotor, tidak berlubang, dan tidak kisut.

2. Ukuran Kotak Arsip

Ukuran kotak arsip terbagi menjadi dua, yaitu kotak arsip besar dan kecil. Kotak arsip besar memiliki panjang 37 cm, lebar 19 cm, dan tinggi 27 cm. Sedangkan kotak arsip kecil memiliki panjang 37 cm, lebar 9 cm, dan tinggi 27 cm.

3. Bentuk Kotak Arsip

Bentuk kotak arsip harus dibuat persegi. Agar arsip tidak rusak, setiap kotak arsip harus dilengkapi dengan lubang ventilasi untuk sirkulasi udara. Lubang ini dibuat pada sisi depan dan belakang kotak arsip. Untuk kotak arsip besar, lubang ventilasi dibuat dengan diameter 3 cm. Sedangkan untuk kotak arsip dibuat dengan diameter 2,5 cm.

4. Warna Kotak Arsip

Umumnya, kotak arsip dibuat dengan warna cokelat, cokelat muda, atau biru muda. Namun, penyediaan kotak arsip dengan warna lain tetap diperbolehkan. Akan tetapi, kotak arsip tidak boleh dibuat dengan warna yang menyilaukan atau terlalu gelap.

Penggunaan Kotak Arsip

Sesuai namanya, kotak arsip digunakan untuk menyimpan arsip organisasi atau perusahaan. Umumnya, kotak arsip besar dapat diisi maksimal 18 cm. Sedangkan kotak arsip kecil dapat diisi maksimal 8 cm. Penyimpanan arsip diletakkan secara vertikal pada kotak arsip.

Sebaiknya, kotak arsip tidak diisi terlalu penuh. Sehingga, dokumen atau arsip di dalamnya dapat diambil dan dikembalikan dengan mudah. Kemudian, kotak arsip ini nantinya akan disimpan pada rak arsip. Baik rak arsip tipe statis atau tipe bergerak.

Itulah beberapa hal terkait kotak arsip yang perlu Anda ketahui. Untuk memaksimalkan kualitas kotak arsip, Anda dapat membeli kotak arsip yang siap pakai. Ada banyak tempat yang dapat Anda kunjungi untuk penyediaan kotak arsip yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Chayra Bisnis