“Lembaga pendidikan memerlukan manajemen arsip yang baik untuk menyatukan informasi, memudahkan akses, mengamankan arsip, serta meningkatkan pemanfaatan dan pendayagunaan arsip. Pahami cara pengelolaannya di sini.”

Arsip adalah catatan yang digunakan sebagai memori kolektif suatu lembaga atau institusi. Manajemen arsip di lembaga pendidikan sangat penting dan wajib dilakukan. Tujuannya adalah untuk menyatukan informasi, memudahkan akses dan penemuan kembali informasi, mengamankan arsip, serta meningkatkan pemanfaatan dan pendayagunaan arsip.

Kinerja suatu lembaga pendidikan dapat dilihat dari arsip yang dimilikinya. Dokumen administrasi dan akademis serta karya ilmiah yang harus dijaga keasliannya merupakan contoh arsip yang penting. Oleh karena itu, lembaga pendidikan perlu membentuk unit kerja pengelola kearsipan, merekrut tenaga pengelola/arsiparis yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan atau menghire jasa pengarsipan yang professional.

Karena arsip sangat penting bagi suatu lembaga pendidikan, maka perlu ada pengelolaan yang baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Hal ini bertujuan agar dokumen penting terpelihara dari kemungkinan hilang, rusak atau sulit ditemukan.

Berikut adalah contoh kegiatan kearsipan yang dilakukan di lembaga pendendikan:

• Buku agenda surat masuk/keluar dan file surat masuk/keluar,
• Kartu kendali surat,
• Penyimpanan dokumen/surat-surat penting,
• surat keputusan pendirian sekolah,
• surat izin operasional lembaga pendidikan
• sertifikat tanah lembaga pendidikan,
• surat keputusan NDS/NSS,
• surat keputusan akreditasi lembaga pendidikan

• Kepegawaian,
• Keuangan,
• Kurikulum,
• Perlengkapan,
• Kesiswaan/Kemahasiswaan
• dll

• File dokumen kepegawaian seluruh guru/dosen dan karyawan,
• Biodata guru/dosen dan pegawai,
• Daftar hadir guru/dosen dan pegawai,
• Rekapitulasi prosentase kehadiran guru/dosen dan pegawai, dll.

• Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS),
• Daftar Gaji/honor guru/dosen dan pegawai,
• Buku kas dana bantuan pemerintah,
• Buku kas dana dari masyarakat,
• SPJ belanja barang/pengadaan barang, perawatan, dll.,
• Buku catatan pembayaran uang sekolah siswa/mahasiswa,
• Kartu bukti pembayaran uang sekolah siswa/mahasiswa, dll.

• Buku inventaris barang,
• Program pengembangan sarana dan prasarana,
• Buku pencatatan keluar/masuk barang,
• Buku catatan kegiatan perawatan dan perbaikan sarana dan prasarana.

• Dokumen Kurikulum,
• Program kerja bidang kurikulum,
• Kalender pendidikan,
• Program semester/tahunan guru,
• Program pembelajaran guru,
• SK pembagian tugas mengajar,
• Dokumen nilai setiap mata pelajaran,
• Buku notulen rapat kenaikan kelas/kelulusan,
• Berita acara rapat kenaikan kelas/kelulusan, dll.

• Program kerja BP/BK,
• Buku catatan kasus siswa/mahasiswa,
• Buku kepribadian siswa/mahasiswa,
• Berita acara penangan kasus, dll.

• Buku induk siswa/mahasiswa,
• Buku kleper siswa/mahasiswa,
• Data siswa/mahasiswa,
• Dokumen PSB,
• Dokumen penyerahan rapot/ijazah.

• SK Pembina OSIS dan Ekstrakurikuler,
• Susunan pengurus OSIS dan Ekstrakurikuler,
• Jadwal kegiatan OSIS dan Ekstrakurikuler,
• Program Kerja Pembina OSIS dan Ekstrakurikuler,
• Dokumen administrasi dari setiap kegiatan,
• Dokumen laporan dari setiap kegiatan.

• Dokumen MOU antara sekolah dan DUDI,
• Data DUDI yang menjadi institusi pasangan,
• Data Siswa yang melaksanakan PKL/PSG di DUDI,
• Jadwal Kegiatan PKL/PSG,
• Dokumen foto kegiatan,
• Data siswa/tamatan yang sudah bekerja,
• Informasi-informasi yang berkaitan dengan permintaan tenaga kerja.

Chayra Bisnis