Apakah Anda memiliki arsip perusahaan yang banyak? Penting bagi Anda untuk mengetahui cara penggolongan arsip yang benar. Hal ini akan memudahkan Anda untuk menemukan arsip tersebut jika dibutuhkan.

Apa Pentingnya Klasifikasi Arsip?

Klasifikasi arsip penting untuk dilakukan supaya Anda bisa menyusun arsip dengan rapi. Sehingga mudah ditemukan kembali jika dokumen tersebut dibutuhkan. Hal ini akan memastikan bahwa arsip tersebut tersimpan dengan aman.

Terdapat beberapa pentingnya klasifikasi arsip yang perlu diketahui, sebagai berikut:

1. Mengumpulkan Arsip yang Penting

Pentingnya menggolongkan arsip yaitu dapat dilakukan untuk mengumpulkan arsip yang penting. Sehingga arsip tidak mudah hilang dan disimpan dengan rapi. Bahkan, Anda bisa memanfaatkan berbagai aplikasi dan jasa yang bisa membantu mengumpulkan arsip tersebut.

2. Mengetahui Nilai Guna Arsip

Jika Anda melakukan pengklasifikasian arsip, maka Anda mudah melakukan pemilahan arsip aktif. Hal ini akan membantu Anda mengetahui nilai guna arsip tersebut. Sehingga arsip yang dimiliki dapat dipergunakan berdasarkan nilai guna yang dimiliki.

3. Menyimpan Arsip dengan Rapi

Anda bisa menggolongkan arsip supaya menyimpan arsip dengan rapi. Hal ini akan memudahkan proses penyimpanan. Selain itu, dapat memastikan bahwa arsip tersebut tidak mudah rusak atau hilang.

4. Melakukan Penyusutan Arsip

Setelah melakukan pemilahan arsip, maka Anda bisa menentukan arsip yang bisa disusutkan. Dalam artian, arsip yang tidak memiliki nilai guna bisa dimusnahkan. Hal ini penting dilakukan supaya penyimpanan dan pengelolaan arsip dapat berjalan lebih efektif.

Cara Menggolongkan Arsip Perusahaan

Jika Anda tertarik untuk melakukan penggolongan arsip, maka Anda perlu mengetahui caranya. Pastikan Anda menggolongkan arsip sesuai dengan nilai guna dan kepentingannya. Sehingga mudah untuk disusun dan dirapikan sesuai dengan manfaatnya.

Beberapa cara menggolongkan arsip perusahaan yang perlu Anda ketahui, sebagai berikut:

1. Pemilahan Nilai Guna Arsip

Pertama, Anda perlu melakukan pemilahan arsip yang memiliki nilai guna. Hal ini penting supaya Anda bisa menentukan arsip yang bisa dipertahankan dan yang disusutkan. Lakukan proses pemilahan dengan teliti sehingga Anda tidak salah dalam menentukan nilainya.

Jika Anda khawatir dalam proses pemilahan nilai guna, maka Anda bisa mencoba menggunakan jasa pengelolaan arsip. Jasa tersebut bisa membantu Anda melakukan pemilahan arsip dan menyimpannya dengan aman.

2. Deskripsi Arsip

Silakan untuk mendeskripsikan arsip dengan membuat kartu deskripsi. Cara ini akan memudahkan Anda untuk menentukan nilai guna dari arsip tersebut. Buatlah kartu deskripsi arsip yang bisa digunakan untuk menulis informasi arsip.

Langkah penggolongan arsip ini perlu dilakukan secara teliti supaya Anda bisa merekam data arsip dengan baik. Selain itu, pastikan data dan informasi yang diperoleh sudah sesuai dengan dokumen yang dimiliki.

3. Penyusunan Arsip

Selanjutnya, Anda perlu melakukan penyusunan arsip berdasarkan deskripsi yang sudah dibuat. Jangan lupa untuk memberikan kode pada setiap arsip. Sehingga Anda bisa membedakan dan menggolongkan arsip yang memiliki nilai yang sama.

Jika sudah, maka Anda bisa menyusun arsip aktif dan inaktif sesuai dengan kode yang sudah dibuat. Anda bisa melakukan penyusutan arsip inaktif yang memang sudah tidak memiliki nilai guna. Jangan sampai Anda salah melakukan penyusunan arsip tersebut.

Demikianlah pembahasan penggolongan arsip yang perlu Anda ketahui. Pastikan Anda melakukannya dengan benar, jika ragu hubungi Chayra Solusi Arsip untuk meminta bantuan. Chayra Solusi Arsip yang siap membantu menggolongkan arsip dengan cara yang modern.