Terdapat arsip yang boleh dimusnahkan dan arsip yang tidak boleh dimusnahkan. Dokumen yang penting dengan nilai history tinggi salah satu yang tidak boleh dimusnahkan. Seluk beluk arsip yang tidak dimusnahkan lengkap dalam tulisan ini.

Arsip yang Tidak Boleh Dimusnahkan

Arsip bisa dimusnahkan jika sesuai prosedur pemusnahan arsip. Adapun pengertian pemusnahan adalah upaya untuk memusnahkan sesuatu yang sudah tidak berguna untuk disimpan.

Sebelum pemusnahan arsip harus diajukan sebagai usul musnah. Dalam suatu perusahaan atau sebuah instansi pemerintahan, ada prosedur yang harus dipenuhi sebelum melakukan pemusnahan arsip untuk melakukan penyusutan.

Arsip ada yang boleh dimusnahkan artinya arsip tersebut memang sudah tidak memiliki nilai  guna bagi organisasi, perusahaan atau lembaga terkait. Jika tidak dilakukan pemusnahan, akan menumpuk dan malah merepotkan dalam pengawasan dan perawatannya.

Adapun daftar arsip tidak boleh dimusnahkan adalah arsip statis yang bersifat sejarah, antara lain:

1. Peraturan Gubernur

Saat masih menjabat, gubernur biasanya mengeluarkan peraturan yang ada kaitannya dengan masyarakat.

Berbagai peraturan gubernur ini menjadi arsip statis yang tidak boleh dimusnahkan. Selain sebagai bukti, arsip yang tidak boleh dimusnahkan juga penting di masa akan datang.

2. Peraturan Daerah

Arsip berikutnya adalah peraturan daerah yang mencakup berbagai aturan baru dalam suatu wilayah atau daerah tertentu. Peraturan daerah penting sebagai dokumen yang tidak dapat dimusnahkan karena memiliki nilai guna di kemudian hari.

3. Arsip Mantan Gubernur

Bukan hanya arsip gubernur yang masih menjabat, arsip mantan gubernur juga tidak boleh dimusnahkan karena sangat penting. Sebagai arsip penting aturan yang ada masih tetap berguna untuk masa mendatang.

4. Arsip Mantan Pejabat Daerah

Pejabat lain yang berhubungan dengan pemerintah, tetap harus disimpan karena memang masih digunakan dalam waktu tertentu.

5. Arsip Sidang DPRD

Dokumen lanjutan yang penting untuk disimpan dan tidak boleh dimusnahkan adalah arsip sidang DPRD. Dokumen sebagai bukti saat adanya sidang sehingga tetap harus disimpan.

Masih banyak arsip tidak boleh dimusnahkan dengan alasan tertentu dan memiliki nilai history cukup tinggi. Pengertian pemusnahan arsip agar adanya penyusutan dokumen secara benar dan sesuai aturan.

Alasan Arsip Tidak Boleh Dimusnahkan

Tidak semua dokumen pemusnahan arsip dihancurkan dengan segera. Ada alasan yang mendasar karena arsip sangat penting untuk beberapa kebutuhan.

Secara rinci, berikut alasan kenapa arsip tidak boleh dimusnahkan, antara lain:

1. Memiliki Nilai Sejarah Tinggi

Naskah, arsip atau berkas tertentu yang memiliki nilai histori dan sejarah tinggi tidak boleh dimusnahkan. Misalnya saja naskah buku kuno zaman kerajaan atau surat keputusan diplomasi pada masa penjajahan.

2. Menjadi Bukti

Alasan kedua arsip menjadi bukti hukum tertentu dengan aturan yang penting dan kemungkinan akan digunakan dalam masa mendatang.

3. Masih Berguna di Masa Mendatang

Alasan berikutnya karena arsip masih berguna dan harus disimpan untuk berbagai kepentingan pada masa yang akan datang. Biasanya ada kaitan dengan suatu aturan yang berlaku.

Penutup

Apabila pengelolaan manajemen kearsipan masih kacau, bisa langsung ke Chayra Solusi Arsip.  Pihak jasa layanan akan memberikan yang terbaik untuk manajemen arsip hingga pemusnahan arsip terbaik.

Selain itu ada banyak jasa layanan lain yang memudahkan klien. Dengan begitu arsip yang tidak boleh dimusnahkan benar-benar aman dan hanya yang tidak memiliki nilai guna saja yang dimusnahkan.