Dokumen akan aman dan tahan lama dengan prosedur penyimpanan arsip terbaik. Menyimpan arsip tidak boleh sembarangan karena dapat membingungkan jika tidak urut. Pada arsip kuno juga membutuhkan penanganan tertentu.

Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur berkaitan dengan sistem penyimpanan arsip. Sistem dipergunakan pada penyimpanan surat untuk memudahkan kerja penyimpanan dan penemuan arsip sesuai kebutuhan.

Adapun penyimpanan arsip memiliki 2 prosedur berbeda, yaitu:

• Penyimpanan sementara (file pending)
• Penyimpanan tetap (permanent file)

Keduanya memiliki perbedaan dengan karakteristik tertentu. Semuanya tergantung dari  kebutuhan penyimpanan dokumen dan arsip yang bersangkutan.

Prosedur Penyimpanan Sementara

Prosedur penyimpanan sementara adalah file yang digunakan untuk menyimpan bersifat sementara dalam kurun waktu tertentu sebelum diproses.

Pada file ini terdiri dari pengelompokan berdasarkan bulan pada penempatan map bulan 1, 2 dan seterusnya selama masing-masing 31 hari.

Arsip tertunda akan disimpan dan masuk dalam bulan serta tanggal sesuai kebutuhan. Apabila masa tunda selesai, arsip dikeluarkan dari map. Selanjutnya akan masuk dalam proses penyimpanan tetap.

Prosedur Penyimpanan Tetap

Selama ini dokumen manual menjadi acuan sebelum digitalisasi arsip ada. Hal tersebut tidak menjadi kendala selama sistem, peralatan, sumber daya manusia dan sistem penyimpanan optimal.

Pada proses kelanjutan dari prosedur sementara, berikutnya masuk dalam prosedur penyimpanan tetap. Langkah dalam permanent file adalah sebagai berikut:

1. Pemeriksaan

Pemeriksaan adalah langkah pertama untuk pengecekan terhadap arsip yang akan disimpan permanen. Arsip yang telah siap biasanya dengan memberikan tanda tertentu yang biasa disebut release mark. Tanda menjadi bukti arsip telah dapat ke penyimpanan tetap.

2. Mengindeks

Indeks adalah pekerjaan menentukan kata tangkap untuk menandai arsip sesuai kaidah pengindeksan. Penentuan pengindeksan harus konsisten dari awal hingga akhir untuk memudahkan penyimpanan.

Pentingnya langkah kedua agar saat membutuhkan arsip kembali dengan penunjuk silang saat indeks tadi dan kaitannya dengan arsip lain.

3. Pemberian Tanda

Pemberian tanda atau pengkodean dengan cara memberi tanda akhir berupa lingkaran warna mencolok atau garis untuk kata tangkap pada pengindeksan sebelumnya. Pemberian tanda memudahkan arsip disortir dan disimpan.

Manfaat lain dari tanda adalah saat arsip keluar atau dipinjam, akan lebih mudah saat menyimpannya kembali. Tentu karena ada tanda atau kode penyimpanan pada saat penyimpanan awal dilakukan.

4. Menyortir

Melakukan sortiran adalah pekerjaan mengelompokkan arsip yang volumenya banyak dan lebih dari 10 arsip. Sortir berguna untuk memilah mana saja sesuai indeks yang sebelumnya telah ditetapkan.

5. Menyimpan

Metode akhir dari penyimpanan tetap adalah menyimpan. Menempatkan arsip atau dokumen sesuai sistem penyimpanan dan alat yang digunakan.

Untuk prosedur penyimpanan arsip diperlukan 3 hal, yaitu:

• Ketelitian agar tidak salah untuk menyimpan pada bagian mana sesuai kode yang telah ada.
• Kecermatan saat melakukan penyimpanan untuk meminimalisir kekeliruan penyimpanan.
• Kerapian adalah sesuatu yang wajib agar arsip tetap aman dan berada pada tempat yang sesuai.

Jika hanya asal-asalan, maka arsip berantakan dan terlihat tidak rapi. Tentunya selain membingungkan saat membutuhkan arsip kembali, bisa jadi arsip akan hilang dan tidak tahu kemana rimbanya.

Kesimpulan

Tata kelola manajemen arsip membutuhkan tenaga ahli profesional dan dapat langsung ke Chayra Solusi Arsip. Chayra Solusi Arsip memudahkan pendataan arsip bisnis dengan prosedur penyimpanan arsip sesuai standar. Semua untuk kelanjutan perkembangan bisnis lebih modern dan dengan teknologi kekinian