Untuk menunjang pekerjaan, perusahaan ataupun bisnis rumahan membutuhkan perlengkapan arsip lengkap. Arsip yang berhubungan dengan data, order, keuangan usaha dapat tersaji rapi dan saat membutuhkan tidak bingung mencarinya.

7 Perlengkapan Arsip yang Menunjang Kerja, Apa Saja?

Tanpa perlengkapan kearsipan beserta gambarnya secara lengkap, data dan file berantakan dan bingung mencari. Untuk menangani hal tersebut membutuhkan berkas kearsipan beserta gambarnya untuk mempermudah penataan file.

Berikut perlengkapan yang berhubungan dengan arsip dan penting untuk menunjang kinerja, yaitu:

1. Map Pengganti

Map berikut yang bukan merupakan map utama karena menjadi pengganti map untuk berkas yang keluar dan belum kembali. Map ini sebagai pengganti surat dan berkas yang sudah dikeluarkan dalam jumlah banyak tapi belum dimasukkan dalam map semula.

Map utama akhirnya kurang efektif  untuk menyimpan berkas sebelumnya dan membutuhkan map pengganti. Map pengganti berfungsi mengarsipkan kembali berkas yang tadi telah keluar dari map utama.

2. Lembar Pinjam Arsip

Lembar pinjam arsip berguna untuk mencatat peminjaman arsip. Catatan yang ada di out slip untuk melihat berkas apa saja yang keluar dan kapan pengembalian arsip tersebut dilakukan.

Fungsi utama lembar pinjam arsip agar tidak terjadi kehilangan arsip karena ada yang pinjam dan tidak kembali.

3. Kartu Tunjuk Silang

Kartu tunjuk silang berfungsi agar lebih mudah menemukan arsip tertentu dan jika satu arsip punya lebih dari satu nama. Proses dalam mencari arsip bukan perkara mudah jika dalam jumlah banyak.

Kartu juga berguna jika ada lampiran lain dalam filing cabinet. Untuk itu penggunaan kartu dengan sistem alfabet dan memakai laci cardex.

4. Kartu Index

Apabila tidak memakai kartu tunjuk silang pada umumnya dengan kartu index untuk menemukan arsip. Gambar peralatan kearsipan menjadi hal penting dalam penggunaan kartu index karena sistem penyimpanannya.

Isi kartu dengan subyek, wilayah, nomor dan nama. Selain itu penyusunan secara alfabetis dalam memudahkan pencarian.

5. Filing Cabinet

Jika ketiga poin di atas berfungsi untuk memudahkan pencarian arsip, filing cabinet merupakan tempat dari arsip. Pada umumnya terbuat dari bahan logam atau plastik dan berdiri tegak. Sekilas seperti brankas dengan beberapa pintu, ada yang 2, 3 atau 4.

6. Kotak Kardus

Kotak kardus berguna jika terdapat arsip yang sudah tidak terpakai, tapi jika dibuang, belum saatnya. Sebelum masuk kotak, arsip masuk lebih dulu ke folder dan ke rak arsip.

7. Numerator

Numerator berguna untuk melakukan penomoran pada lembar dokumen. Numerator kecil dengan 4 hingga 6 digit. Apabila besar dapat lebih dari 6 digit. Caranya mudah yaitu dengan menekan tangan pada tungkai dokumen dan selesai.

Perlengkapan dalam hal kearsipan memang lumayan banyak. Semuanya harus tersedia agar arsip tertata dengan baik, rapi dan saat membutuhkan mudah dalam pencariannya.

Jasa Pengelolaan Arsip Profesional

Dokumen yang rapi dan data terstruktur jelas mampu menunjang produktivitas. Namun,  tidak semua kearsipan rapi pada setiap perusahaan atau usaha. Tidak perlu khawatir, ada jasa layanan pengelolaan arsip secara profesional yaitu Chayra Solusi Arsip, layanan manajemen arsip terintegrasi persembahan dari https://chayra.id/.

Pihak jasa layanan selalu siap membantu dalam menjamin keamanan, kerahasiaan dan pelayanan peminjaman arsip. Tidak perlu bingung mencari arsip yang hilang karena akan memudahkan penemuan kembali arsip tersebut.

Arsip lebih praktis dengan penggunaan pola sistematis. Mulai dari huruf, geografis, kronologis, nomor dan subjek. Begitu penting perlengkapan arsip sehingga semua kinerja kantor atau badan usaha berjalan lancar.

Chayra Bisnis