Prosedur dan Tata Cara Penyimpanan Arsip yang Baik

Agar arsip tertata dengan rapi dan sesuai kriteria masing-masing perlu tahu tata cara penyimpanan arsip yang baik. Tanpa penataan arsip yang baik, tentu kebingungan untuk mencari arsip yang dibutuhkan. Saat pengembalian juga berantakan bahkan arsip dapat hilang.

Tata Cara Penyimpanan Arsip yang baik

Menyimpan arsip membutuhkan keahlian khusus agar dokumen penempatannya sesuai kebutuhan dan memudahkan menemukan kembali. Metode penyimpanan arsip terbaik sangat penting apalagi jika digunakan perusahaan yang terus berkembang pesat.

Pengelolaan tata cara penyimpanan arsip terbaik dapat dilakukan dengan langkah seperti berikut:

1. Horizontal filling (flat Filling)

Flat filing adalah cara penyimpanan arsip dengan cara memasukkan arsip dalam stopmap. Selain stopmap dapat pula menggunakan snelhecter lalu ditumpuk ke atas lemari arsip. Penyusunan secara mendatar atau horizontal mulai dari bawah dan dilanjutkan ke atas.

Pola susunan arsip seperti ini lebih hati-hati ketika akan mengambil. Alangkah baiknya jika mengambil arsip pada bagian bawah, tumpukan dokumen bagian atas diturunkan terlebih dahulu agar tidak berantakan.

2. Vertical Filing

Cara kedua menggunakan vertical filing yaitu arsip disimpan dengan memasukkan dalam folder atau map arsip. Penempatan selanjutnya dengan posisi berdiri tegak memanjang dan penyusunan dari depan ke belakang.

3. Lateral Filing

Lateral filing merupakan cara penyimpanan arsip dengan cara memasukkan arsip dalam snelhecter dan brief ordner lalu meletakkannya berdiri. Bagian punggung dari folder peletakannya pada bagian depan.

Pengarsipan dengan sistem penyimpanan terbaik akan mempermudah banyak hal. Baik mencari arsip, mengembalikan dan meminimalisir resiko kehilangan arsip. Pilihan penyimpanan menyesuaikan tergantung kebutuhan masing-masing.

Agar simpanan dokumen berjalan baik dan sesuai standar sebaiknya sesuai prosedur penyimpanan arsip.

Prosedur Penyimpanan Arsip

Untuk melakukan cara penyimpanan arsip, memerlukan prosedur awal hingga akhir dengan benar. Sistem penyimpanan arsip yang baik dengan prosedur seperti berikut, yaitu:

1. Pemeriksaan Release Mark

Tanda pelepas surat atau release mark merupakan perintah untuk menyimpan surat. Langkah awal ini harus dilakukan agar arsip yang disimpan memang penting dan bukan hanya arsip biasa saja.

2. Pengindeksan

Pengindeksan merupakan pemberian kode dengan tata cara penyimpanan arsip yang baik untuk memudahkan pencarian.

3. Penyortiran

Proses sortir adalah pekerjaan memilah dan memilih arsip sesuai klasifikasi. Klasifikasi bertujuan agar penempatan arsip tepat pada area yang benar.

4. Penyimpanan

Selanjutnya adalah metode penyimpanan arsip sesuai kategori pada dokumen terkait.

5. Penataan

Cara terakhir adalah melakukan penataan arsip sesuai sistem yang telah dipilih berdasar kebutuhan. Sistem penyimpanan arsip ada 5 yaitu, berdasar abjad, tanggal, nomor, wilayah dan subjek atau masalah.

Setiap prosedur yang dilakukan dengan benar maka arsip tertata dan tersimpan baik. Apabila memang tidak sanggup merapikan arsip dapat bekerjasama dengan pihak jasa layanan tata kelola arsip terpercaya.

Jasa Tata Kelola Arsip Terpercaya

Pengelolaan arsip yang baik memang membutuhkan tim ahli dalam bidangnya. Khusus dalam pengelolaan arsip dapat langsung ke Chayra Solusi Arsip. Semua layanan tersedia dengan harga yang sangat terjangkau.

Ada banyak pilihan layanan sesuai kebutuhan klien dan untuk tata cara penyimpanan arsip yang baik bukan masalah. Sistem penataan rapi menciptakan kinerja efisien dan lebih praktis dalam sebuah instansi atau bisnis.