Arsip perusahaan atau kantor semakin banyak maka perlu adanya konsep dasar penyusutan arsip. Konsep perlu dipahami dengan benar agar arsip dipilah dan dipilih mana yang sama sekali sudah tidak berguna untuk dibuang atau dimusnahkan.

Konsep Dasar Penyusutan Arsip Menurut Para Ahli

Adanya proses penyusutan arsip perlu mendapat perhatian supaya tidak keliru ketika memilih arsip penting dan tidak penting. Contoh nyata barang di rumah yang tidak terpakai, semakin menumpuk membuat penuh rumah.

Akhirnya membutuhkan waktu untuk mencari barang yang tidak perlu dan menjual, membakar atau menggunakannya sebagai bahan daur ulang. Dalam manajemen kearsipan, pentingnya pemilahan agar arsip agar benar-benar menyimpan arsip penting saja.

Pengertian penyusutan arsip dalam dalam UU No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit kearsipan lalu pemusnahan yang tidak memiliki nilai guna. Selanjutnya menyerahkan arsip statis pada lembaga kearsipan yang berwenang.

Tujuan Penyusutan Arsip

Arsip yang menumpuk dan terlalu banyak menimbulkan masalah sendiri. Ruangan akan semakin sempit dan akhirnya tidak ada tempat untuk tempat arsip. Untuk menanggulangi dengan cara konsep dasar penyusutan arsip.

Adapun tujuan dari konsep dasar dari penyusutan arsip antara lain:

1. Efisiensi

Efisiensi adalah tujuan utama adanya penyusutan arsip. Efisiensi dalam banyak hal baik tempat, ruangan, rak, sumber daya, pengelolaan hingga biaya.

2. Optimalisasi Arsip

Pada perkembangannya, arsip yang bertambah harus bisa dipilah mana yang paling penting selanjutnya dilakukan penyusutan.

3. Penyelamatan Bahan Bukti

Tujuan dari konsep dasar penyusutan dalam arsip agar penyelamatan bahan bukti sebuah lembaga atau perusahaan. Penumpukan arsip tanpa tata kelola terbaik menyulitkan pencarian arsip penting.

4. Pengawasan Arsip Lebih Optimal

Penyusutan arsip mempermudah pengawasan dan hanya dokumen tertentu yang sebaiknya diawasi.

5. Sesuai PP No. 34 tahun 1979 dan PP No. 87

Tertuang dalam peraturan bahwa penyusutan arsip sudah sesuai dengan dasar hukum yang berlaku.

Penutup

Setiap penyusutan arsip dengan manajemen bagus akan menambah kinerja instansi atau perusahaan. Namun, jika merasa kesulitan dalam tata kelola arsip dapat ke Chayra Solusi Arsip.

Perusahaan jasa yang bergerak di bidang informasi modern untuk pengembangan bisnis ini akan memberi kemudahan dengan pelayanan optimal.

Dengan konsep dasar penyusutan arsip semua lebih tertata dengan baik dan mengoptimalkan arsip yang memang benar-benar layak untuk disimpan.

Chayra Bisnis