“Pelajari manajemen kearsipan dengan Chayra Institute dan tingkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip di perusahaan Anda.”

Seiring dengan pertumbuhan organisasi, setiap organisasi memiliki arsip yang disimpan. Arsip ini dihasilkan dari setiap proses bisnis yang dilakukan oleh organisasi tersebut. Seiring dengan waktu, muncul kebutuhan untuk melakukan pengelolaan (manajemen) arsip secara lebih baik agar arsip dapat diakses dengan efisien dan efektif.

Arsip memiliki peran sentral dalam organisasi, karena arsip adalah sentral atau hub ingatan dari organisasi. Oleh karena itu, pengelolaan atau manajemen arsip sangat terkait dengan tata kelola organisasi yang mempengaruhi reputasi dari suatu organisasi. Karena setiap informasi yang dibutuhkan dalam arsip dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja dan membantu mempercepat proses pengambilan keputusan di suatu organisasi.

Dengan ragam manfaat tersebut, Chayra Institute mengisi kelas pelatihan manajemen arsip yang diadakan oleh Corporate Legal Division dari MIND ID.

Dalam kelas tersebut, Dedy Dewantoro, Direktur Chayra.id menjelaskan materi tentang Manajemen Kearsipan: Pengelolaan Arsip Konvensional dan Arsip Digital. Pokok – pokok bahasan dalam pelatihan yang diadakan pada Jumat, 24 Februari 2023 diantaranya adalah mengenal istilah – istilah umum di kearsipan seperti dokumen, rekod, dan arsip, mengenal pengelolaan arsip konvensional, mengenal pengelolaan arsip digital, mengenal aplikasi manajemen arsip, dan mengenal pemusnahan arsip.

Menurut Dedy pelatihan manajemen kearsipan bagi perusahaan setidaknya memiliki 3 manfaat utama yaitu:

1. Mempercepat akses dan penggunaan dokumen: Pelatihan manajemen kearsipan dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam mencari dan menggunakan dokumen.
2. Membantu memastikan keamanan dan kerahasiaan dokumen: Pelatihan manajemen kearsipan membantu memastikan bahwa dokumen dan informasi yang sensitif dan penting tetap aman dan terjaga kerahasiaannya.
3. Mengurangi kehilangan atau kerusakan dokumen: Pelatihan manajemen kearsipan membantu mengajarkan cara menghindari kehilangan atau kerusakan dokumen.

Dalam kesempatan yang berbeda, Dedy Dewantoro juga menjelaskan jika pelatihan manajemen arsip bermanfaat untuk membangun budaya kerja yang tertib dan professional serta membantu membangun kesadaran tentang pentingnya pengelolaan arsip yang baik, sehingga perusahaan lebih mampu untuk menghargai nilai dari dokumen dan informasi yang dihasilkan.

Dedy juga menjelaskan kalau dengan mengadakan pelatihan manajemen arsip maka dapat membantu mengurangi biaya dan waktu yang dikeluarkan untuk mengelola arsip.

“Sehingga waktu dan sumber daya organisasi dapat lebih dioptimalkan untuk kegiatan yang lebih produktif.” pungkas Dedy