“Memilih peralatan kearsipan yang tepat dan berkualitas sangat penting dalam keberhasilan manajemen kearsipan. Baca artikel ini untuk tips dan pertimbangan dalam pemilihan peralatan kearsipan”

Menentukan pemilihan peralatan untuk perusahaan adalah hal yang sangat penting. Membeli peralatan yang tepat akan memberikan dampak positif pada produktivitas perusahaan dan dapat mengurangi risiko kerugian. Namun, perlu diingat bahwa dalam proses pemilihan peralatan, khususnya peralatan kearsipan, perlu ditunjukkan perhatian khusus.

Jika tidak hati-hati dalam memilih peralatan kearsipan, maka kinerja perusahaan akan terdampak. Hal ini dapat menyebabkan kesulitan dalam menjalankan proses temu balik arsip yang dibutuhkan, sehingga proses tersebut menjadi tidak efisien dan berdampak pada kemampuan perusahaan dalam membuat keputusan yang tepat.

Oleh karena itu, memilih peralatan kearsipan yang tepat dan berkualitas sangat penting dalam keberhasilan manajemen kearsipan. Dengan peralatan yang sesuai dan berkualitas baik, arsip perusahaan akan lebih baik terpelihara dan dapat dikelola dengan lebih efisien.

Dalam manajemen kearsipan terdapat berbagai macam peralatan arsip yang memiliki fungsi dan manfaatnya sendiri. Secara umum peralatan kearsipan memiliki fungsi diantarnya adalah:

1. Sebagai sarana penyimpanan berkas yang aman.
2. Sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan.
3. Untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi, dapat diterapkan dengan sistem abjad, tanggal pengarsipan, nomor, dan sebagainya.
4. Untuk memudahkan dan mempercepat percarian berkas ketika mebutuhkannya.

Dalam menentukan kebutuhan peralatan arsip, ada beberapa pertimbangan yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Bentuk Fisik Arsip
2. Frekuensi Penggunaan Arsip
3. Durasi waktu penyimpanan arsip baik file aktif dan inaktif
4. Lokasi penyimpanan arsip
5. Ukuran ruang yang tersedia
6. Bentuk Organisasi
7. Jaminan Keamanan

Sebelum membeli peralatan kearsipan, ada baiknya mengikuti 3 tips berikut:

1. Ketahui jenis arsip yang akan dikelola: Hal ini penting untuk dilakukan karena jenis arsip yang akan dikelola dapat mempengaruhi pemilihan peralatan yang sesuai. Ada dua jenis arsip yaitu arsip fisik dan arsip digital. Pemilihan peralatan yang sesuai akan memudahkan dalam proses pengelolaan arsip dan meminimalkan risiko kerugian.
2. Beli alat sesuai standar yang berlaku: Sebelum membeli peralatan arsip, perlu diperhatikan standar peralatan yang telah ditetapkan oleh negara. Ini akan memastikan bahwa peralatan yang digunakan sesuai dengan pertumbuhan arsip dan keamanan arsip yang dibutuhkan.
3. Jangan tergoda harga murah: Saat membeli peralatan arsip, jangan tergiur dengan harga yang lebih murah tanpa melakukan pengecekan lebih lanjut. Peralatan arsip yang murah belum tentu sesuai dengan jenis dan standar yang dibutuhkan. Sebaiknya, membeli peralatan arsip dengan harga yang sesuai dengan kualitas dan fungsinya yang dibutuhkan.

Dengan mengikuti tips ini, perusahaan akan lebih mudah dalam membeli peralatan kearsipan yang tepat untuk mendukung kegiatan manajemen arsip.