Seiring dengan semakin berkembangnya teknologi, hampir semua bidang mengalami kemajuan ke arah yang lebih modern dan canggih. Ini termasuk arsip yang kini bisa diolah secara digital. Hanya saja, terkadang ada kegagalan menjalankan arsip elektronik.

Pada umumnya, kegagalan ini disebabkan oleh faktor SDM, yang belum terbiasa untuk melakukan manajemen kearsipan di dalam base digital atau elektronik. Selain itu, berikut adalah permasalahan apa saja yang dapat terjadi dalam pengelolaan arsip elektronik!

Sekilas tentang Arsip Elektronik

Bagi Anda yang belum tahu tentang apa itu arsip elektronik, arsip elektronik adalah prosedur penyimpanan dokumen berbasis digital. Artinya, data, gambar, dokumen atau arsip jenis lainnya akan tersimpan di dalam komputer dengan menggunakan format tertentu.

Salah satu manfaat pengelolaan arsip berbasis elektronik adalah untuk bisa mempermudah pengguna untuk kembali mengakses arsip tersebut. Hal ini karena proses pencarian arsip akan lebih mudah, yaitu dengan mencari nama file di kolom pencarian saja.

Selain itu, keunggulan arsip elektronik dibandingkan arsip konvensional yang lain adalah memperkecil kemungkinan arsip akan hilang. Lalu, arsip pun tidak akan mudah rusak, buram, dan termakan zaman jika Anda menyimpannya secara elektronik di sistem komputer.

Namun memang tidak jarang ada kegagalan menjalankan arsip elektronik. Sebenarnya, ada beberapa penyebab kegagalan ini, yang berasal baik dari kesalahan arsiparis atau staff dan juga kegagalan yang berasal dari komputer itu sendiri.

Supaya lebih jelas, berikut adalah permasalahan dalam pengelolaan arsip elektronik yang bisa terjadi dan juga cara mengatasinya!

1. Permasalahan Karena SDM

Pada umumnya, kegagalan menjalankan arsip elektronik yang berkaitan dengan fungsi staf adalah adalah karena staff tersebut tidak memiliki keahlian di bidang teknologi modern. Hal ini akan membuat mereka kesulitan untuk beradaptasi dengan teknologi.

Maka dari itu, jalan keluar untuk masalah ini adalah dengan cara melatih arsiparis atau staff yang bertugas tentang teknologi arsip elektronik. Sebab, mau tidak mau semua orang harus mengikuti zaman yang terus berkembang, ini termasuk di bidang kearsipan.

Di samping itu, pemilik kantor, lembaga, atau organisasi juga perlu menggunakan software yang mendukung untuk proses migrasi ke arsip elektronik. Pastikan jika software tersebut cenderung mudah untuk dipahami oleh para arsiparis yang bertugas mengelolanya.

Dengan begitu, proses arsip elektronik akan berjalan dengan lebih lancar karena para staf atau arsiparis yang bertugas sudah cakap dalam menguasai teknologi arsip elektronik.

2. Permasalahan Karena Sistem Komputer

Tidak hanya karena SDM, permasalahan juga bisa terjadi karena ada masalah di sistem komputer. Hal ini bisa terjadi karena teknologi di dalam komputer sudah usang, komputer terkena virus, dan berbagai masalah lain yang biasa ada di dalam sistem.

Untuk menyelesaikan masalah tersebut, Anda dapat melakukan migrasi ke perangkat dengan teknologi terbaru. Lalu, lakukan konversi atau mengubah format arsip ke format data untuk preservasi jangka panjang.

Kemudian, lakukan enkapsulasi atau bungkus arsip elektronik, metadata, spesifikasi format, dan informasi lainnya agar dapat dibaca di masa depan. Setelah itu, lakukan emulsi atau ciptakan kembali lingkungan sistem yang mirip saat arsip tersebut tercipta.

Dengan melakukan hal-hal di atas, proses arsip elektronik pun akan berjalan dengan lebih lancar dan tidak akan mengalami kegagalan. Di samping itu, Anda juga dapat menggunakan bantuan dari Chayra Solusi Arsip untuk melakukan pengarsipan modern atau digital.

Penutup

Itulah beberapa kegagalan menjalankan arsip elektronik dan cara mengatasinya yang perlu Anda tahu. Semoga bisa membantu!