Akuisisi Arsip Adalah? Ini Penjelasan Pentingnya

Apakah Anda pernah mendengar akuisisi arsip? Kali ini kita akan membahas mengenai akuisisi arsip adalah dan prosesnya. Hal ini akan membantu Anda dalam melakukan penyerapan arsip dengan cara yang tepat.

Mengenal Akuisisi Arsip

Apa yang dimaksud dengan akuisisi arsip? Akuisisi arsip merupakan proses penambahan khazanah arsip. Proses ini dilakukan pada lembaga kearsipan yang dilakukan dengan cara penyerahan arsip statis.

Tujuan dari akuisisi arsip yaitu penyerahan pengelolaan arsip kepada lembaga kearsipan. Sehingga arsip-arsip tersebut tidak lagi dikelola oleh perseorangan atau perusahaan tertentu. Hal ini biasanya dilakukan pada arsip statis yang memang perlu dikelola lembaga kearsipan.

Mengapa perlu dilakukan akuisisi arsip? Akuisisi arsip perlu dilakukan untuk mengurangi volume arsip yang dimiliki pencipta arsip. Sehingga dapat membantu mengurangi ruang penyimpanan arsip.

Selain itu akuisisi arsip dapat membantu menghemat ruang arsip dan penggunaan sarana prasarana. Akuisisi yang dilakukan pada arsip-arsip statis. bertujuan untuk menyelamatkan arsip yang memiliki nilai guna sekunder.

Proses Akuisisi Arsip

Berdasarkan penjelasan mengenai pengertian akuisisi arsip, maka proses akuisisi dilakukan pada arsip statis. Hal ini dapat mempermudah proses pengelolaan arsip yang dimiliki. Sehingga bisa memberikan ruang yang lebih luas untuk penyimpanan arsip.

Terdapat beberapa prosedur yang perlu dilakukan untuk melakukan akuisisi arsip adalah, sebagai berikut:

1. Penyeleksian Arsip

Pertama perlu dilakukan penyeleksian arsip statis. Hal ini penting untuk dilakukan supaya Anda menyerahkan arsip yang tepat dan sesuai dengan ketentuan. Anda perlu memilah dengan baik setiap arsip yang dimiliki untuk menentukan arsip statis yang akan diserahkan.

Pastikan Anda melakukan penilaian terkait dengan nilai guna arsip dengan baik. Jangan sampai Anda menyerahkan arsip aktif yang masih bisa dikelola. Hal ini akan memberikan kerugian untuk Anda.

2. Pembuatan Daftar Arsip

Silakan untuk membuat daftar arsip untuk diserahkan kepada unit lembaga kearsipan. Daftar arsip ini sangat diperlukan supaya Anda bisa mengetahui arsip apa saja yang akan diserahkan. Selain itu, pihak lembaga akan lebih mudah untuk memeriksa arsip yang diserahkan.

Langkah penyerapan arsip yang perlu diperhatikan adalah pengajuan usulan kepada lembaga yang terkait. Hal ini penting supaya lembaga tersebut bisa mengambil tindakan yang tepat untuk pengusulan penyerahan arsip tersebut.

3. Proses Penilaian Arsip oleh Lembaga Kearsipan

Selanjutnya akan dilakukan proses penilaian dan akuisisi arsip. Proses ini akan dilakukan oleh panitia atau lembaga kearsipan untuk melihat nilai guna arsip. Hal ini penting untuk dilakukan supaya arsip tersebut sesuai dengan ketentuan penyerahan arsip.

Pihak lembaga kearsipan akan memberikan penilaian kepada arsip yang diusulkan. Penilaian tersebut terdiri dari nilai dan fungsi arsip. Jika arsip sudah tergolong statis, maka kemungkinan besar arsip dapat diterima oleh lembaga kearsipan.

4. Pemberitahuan Akuisisi

Apabila arsip sudah sesuai dengan penilaian yang diperlukan, maka akan disampaikan pemberitahuan akuisisi. Lembaga kearsipan akan menghubungi Anda mengenai proses penyerahan arsip statis.

Selanjutnya Anda perlu melakukan penyerahan arsip kepada kepala lembaga kearsipan. Pastikan bahwa lembaga tersebut sudah menyetujui dan bertanggung jawab penuh terhadap pemeliharaan arsip. Sehingga Anda bisa menyerahkan arsip statis ke tangan yang tepat.

Demikianlah pembahasan mengenai akuisisi arsip adalah dan prosesnya. Jika Anda masih memiliki arsip yang perlu dilakukan penataan, maka Anda bisa menggunakan jasa dari Chayra Solusi Arsip supaya terkelola dengan baik. Chayra Solusi Arsip siap memberikan pelayanan terbaik untuk pengelolaan arsip modern.