Arsip digital adalah cara mengumpulkan informasi dari dokumen yang kemudian direkam dan disimpan menggunakan komputer. Tujuannya adalah agar mudah untuk dikelola. Penting tahu komponen yang terdapat dalam sistem penyimpanan arsip digital yaitu apa saja.

Sistem kearsipan elektronik punya konsep sama dengan kearsipan konvensional. Di dalamnya terdapat kabinet untuk menyimpan data. Begitu juga dengan kearsipan elektronik atau digital juga punya kabinet. Di dalam kabinet ada map virtual dan dalam map virtual ini ada lembaran arsip.

Komponen dalam Sistem Penyimpanan Arsip Digital yaitu

Menurut Sugiarto (2005), komponen yang terdapat dalam sistem penyimpanan arsip digital yaitu sebagai berikut:

1. Kabinet Virtual

Komponen yang terdapat dalam sistem penyimpanan arsip digital yaitu yang pertama adalah cabinet virtual. Kabinet virtual adalah database yang menyerupai bentuk kabinet yang nyata dengan fungsinya untuk sistem kearsipan konvensional.

Namun, ada perbedaan yang signifikan antara kabinet nyata dan virtual. Bedanya adalah dari kemampuan menampung arsip tersebut. Jika kabinet nyata, maka kapasitas penampungan lebih sedikit dan terbatas.

Sedangkan untuk kabinet virtual dalam arsip digital, penampungan datanya lebih tidak terbatas. Hanya keterbatasannya ada dalam kapasitas harddisk dalam menyimpan data digital. Lalu, apa saja atribut dalam kabinet virtual? Simak beberapa poinnya berikut ini:

• Kode kabinet. Kode yang dicantumkan sesuai dengan aturan yang ada dalam organisasi atau perusahaan.
• Nama kabinet. Berfungsi untuk menuliskan nama dari kabinet tersebut. Contohnya adalah surat masuk, surat keluar, dsb.
• Fungsi kabinet. Untuk menuliskan keterangan yang diperlukan untuk setiap kabinet virtual.
• Untuk mencatat tempat dari kabinet tersebut.

2. Map Virtual

Komponen lainnya adalah map virtual yang merupakan database yang atributnya seperti map sebenarnya yang ada di dalam kearsipan fisik. Jadi, map ini berfungsi untuk menyimpan dokumen.

Namun, beda map fisik dengan virtual bisa dilihat dari kemampuannya dalam menyimpan dokumen. Map virtual tidak terbatas dibandingkan dengan map konvensional. Sedangkan untuk atributnya sendiri terdiri adalah sebagai berikut:

• Kode map. Kode ini merupakan penulisan identitas dengan lebih singkat sesuai dengan aturan kode perusahaan.
• Nama map. Contohnya seperti bagian pemasaran, bagian manajemen, bagian keuangan, dsb.
• Lokasi map

3. Lembaran Arsip

Komponen dalam arsip digital yang terakhir adalah lembaran arsip yang tersimpan di map virtual seperti yang sudah dijelaskan di awal. Lembaran arsip dapat berasal dari file dokumen atau gambar, atau video.

File untuk arsip digital dibuat dari berbagai software yang ada. Contoh paling umumnya adalah menggunakan Microsoft Word, Excel, Power point, dsb. Adapun untuk file gambar dapat berupa scanner agar dapat merekam media yang digunakan.

Ada banyak atribut yang tercatat dalam database lembaran arsip. Diantaranya adalah sebagai berikut:

• Kode arsip
• Nama arsip
• Klasifikasi
• Tanggal arsip
• Pengirim
• Penerima
• Gambar
• Lokasi file yang berfungsi untuk mengetahui lokasi file yang ada di dalam harddisk.
• Lokasi fisik yang berfungsi agar bisa mencatat lokasi dokumen fisik atau hard copy dari arsip tersebut.

Komponen dalam arsip digital akan membantu Anda untuk memahami sistem pengarsipan elektronik lebih memiliki keuntungan yaitu dari segi penampungan yang tidak terbatas.

Bagi Anda yang ingin melakukan pengarsipan, silahkan kunjungi Chayra Solusi Arsip untuk melakukan konsultasi mengenai kearsipan.

Penutup

Komponen yang terdapat dalam sistem penyimpanan arsip digital yaitu kabinet virtual, map virtual, dan lembaran arsip. Sedangkan di setiap komponen tersebut terdiri dari beberapa atribut penting.