“Pelatihan manajemen arsip dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia di instansi atau perusahaan dengan mengajarkan seluk-beluk manajemen arsip, mulai dari menyusun rencana kerja, mengorganisasi, memimpin, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan, serta membuat jadwal retensi arsip (JRA) dan hal-hal mendasar lainnya tentang arsip.”

Setiap perusahaan atau instansi pasti memiliki arsip yang perlu disimpan. Pada awalnya, jumlah arsip mungkin masih sedikit. Namun, seiring dengan pertumbuhan perusahaan, jumlah arsip yang harus disimpan juga akan semakin banyak. Oleh karena itu, manajemen arsip menjadi penting agar arsip dapat diakses dengan cepat, efisien, dan efektif.

Setiap perusahaan yang sudah cukup besar, biasanya memiliki unit khusus untuk mengelola arsip sebagai pengelola dokumen perusahaan yang bertanggung jawab atas keamanan, pengendalian, dan pembaruan dokumen. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), kunci sukses dalam manajemen arsip adalah dengan menekankan pentingnya pemahaman arsiparis kepada sumber daya manusia (SDM) tentang ketentuan pengelolaan arsip yang mengacu pada UU No.43 tahun 2009 tentang kearsipan.

Untuk melakukan manajemen arsip yang baik, kualitas sumber daya manusia menjadi salah satu komponen penting dalam kegiatan pengarsipan. Salah satu kemampuan yang harus dimiliki SDM arsip adalah pemahaman yang memadai tentang peraturan tata kearsipan. Pemahaman ini merupakan modal penting dalam penataan arsip. Kondisi arsip harus berlandaskan pada peraturan tata kearsipan.

Sumber daya manusia terdiri dari dua kategori, yaitu kuantitas dan kualitas. Kuantitas sumber daya manusia terkait dengan jumlah atau banyaknya tenaga kerja yang dipekerjakan oleh instansi atau perusahaan. Sedangkan kualitas sumber daya manusia berbicara tentang kompetensi seseorang, seperti apakah mereka sudah mengikuti pelatihan, bersekolah tinggi, atau memiliki pengalaman di bidangnya.

Salah satu cara untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia di instansi atau perusahaan adalah dengan melakukan pelatihan manajemen arsip yang dikelola dengan baik dan dibarengi oleh pengajar yang berkualitas.

Pelatihan manajemen arsip bertujuan untuk meningkatkan kesadaran tentang fungsi dan peranan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja dan mendukung proses pengambilan keputusan di organisasi, meningkatkan pengetahuan manajerial di bidang kearsipan, meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsipan sehingga tercipta profesionalisme dalam implementasi kearsipan, dan mengembangkan keterampilan di bidang kearsipan sehingga mampu memberikan kontribusi bagi organisasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja.

Pelatihan manajemen arsip dapat mengajarkan karyawan Anda tentang seluk-beluk manajemen arsip, mulai dari menyusun rencana kerja, mengorganisasi, memimpin, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan, serta membuat jadwal retensi arsip (JRA) dan hal-hal mendasar lainnya tentang arsip. Dengan pelatihan yang baik dan dikelola dengan baik, karyawan Anda akan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk mengelola arsip dengan baik dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia di organisasi Anda.

Jangan ragu untuk menyediakan pelatihan manajemen arsip untuk karyawan Anda, karena ini merupakan cara yang baik untuk memastikan bahwa arsip organisasi Anda dikelola dengan baik dan dapat diakses dengan cepat, efisien, dan efektif.

Chayra Bisnis