“Pentingnya penataan arsip dalam organisasi menurut Undang-Undang Kearsipan. Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana menata arsip dinamis, statis, vital, aktif, dan inaktif untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi Anda”

Arsip menurut pengertian yang terdapat dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Negara mengatur arsip secara khusus melalui UU untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, melindungi kepentingan negara dan hak-hak rakyat, serta meningkatkan sistem kearsipan.

Karena fungsinya yang penting, arsip harus ditata dengan baik dan terorganisasi agar mudah diakses dan digunakan kembali oleh pihak-pihak yang berhak. Penataan arsip tidak hanya untuk membuat daftar arsip, tapi juga untuk mengolah arsip menjadi informasi yang mencerminkan keberadaan, tugas, dan fungsi dari pencipta arsip.

Arsip dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai sejarah, sudah habis masa retensinya dan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.

Penataan arsip yang dilakukan oleh suatu organisasi pada dasarnya adalah penataan arsip dinamis. Menurut peraturan yang berlaku, pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh pencipta arsip. Arsip dinamis dibagi menjadi 3 kategori, yaitu arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif.

1. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan.
2. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
3. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Penataan arsip aktif bertujuan untuk tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip guna memudahkan penemuan/pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Sementara penataan arsip inaktif, tujuan pentingnya adalah penyusutan arsip.

Melakukan penataan arsip dengan baik akan membuat organisasi Anda lebih efisien dan efektif dalam mengelola dokumen penting. Jangan ragu untuk mulai menata arsip Anda sekarang juga!