Pengaturan pengelolaan arsip elektronik tertuang dalam peraturan ANRI No. 6 tahun 2021. Kemajuan teknologi memberi kemudahan dalam manajemen kearsipan jangka panjang. Pengelolaan secara elektronik dengan berbagai manfaat dunia kearsipan Indonesia.

Manfaat Peraturan ANRI No 6 Tahun 2021

ANRI singkatan dari Arsip Nasional Republik Indonesia dalam kaitannya dengan manajemen kearsipan dan segala hal tentang arsip. Perka ANRI tentang pengelolaan arsip dinamis merupakan wujud dari perkembangan zaman dengan basis internet.

Kenyataannya, arsip dalam bentuk fisik memang tidak dapat dilepaskan begitu saja dan tetap dibutuhkan. Sebagai pelengkap dan praktis menggunakan dokumen elektronik dengan berbagai manfaat dalam pengelolaan.

Manfaat adanya arsip elektronik yang diatur dalam peraturan perundang – undangan kearsipan terbaru antara lain:

1. Mudah Ditemukan

Arsip elektronik lebih mudah ditemukan dan tidak perlu kesana kemari dalam pencariannya. Hanya duduk manis di meja kerja, semuanya dapat dicari dalam hitungan detik. Tinggal ketik pencarian, langsung menemukan apa yang dibutuhkan.

Pencarian tidak perlu membutuhkan full teks, dengan kata kunci arsip akan ketemu dengan lebih mudah dan hemat waktu.

2. Index Fleksibel dan Mudah Dimodifikasi

Manfaat arsip elektronik yang disebutkan dalam peraturan ANRI No. 6 tahun 2021 berikutnya pengindeksan fleksibel dan mudah memodifikasi sesuai kebutuhan.

Manajemen kearsipan banyak support melalui berbagai aplikasi pilihan sesuai perusahaan atau seberapa besar kebutuhannya.

3. Aman

Meminimalisir jika file hilang karena arsip yang tersimpan secara elektronik memiliki pusat data lebih terjamin keamanannya.

4. Hemat Tempat

File ukuran besar lebih mudah penanganan tanpa harus menghabiskan banyak tempat dan biaya. Penghematan memberi keuntungan bagi orang yang bertanggung jawab terhadap arsip karena semua lebih praktis, aman tanpa membutuhkan ruang besar.

5. Arsip Digital

Pemindahan media secara digital yang tertuang dalam aturan tentang kearsipan terbaru memang membutuhkan proses. Namun, ada banyak keuntungan karena lebih aman dan tidak perlu khawatir jika kertas atau media yang digunakan termakan rayap atau menua disebabkan usia.

Arsip digital juga menjamin keaslian dari arsip dan dokumen bersangkutan karena sistem yang baik dan bagus akan seperti keasliannya. Sedangkan arsip secara fisik menjadi lebih awet sebab tidak perlu selalu dibuka saat membutuhkan.

Lewat digitalisasi arsip, keamanan arsip asli lebih tahan lama dan saat membutuhkan isi atau apapun, dapat melalui arsip digital.

6. Mudah Berbagi Arsip

Manfaat arsip elektronik dalam perka ANRI terbaru berikutnya saat akan berbagi arsip dengan instansi atau perusahaan lain, hanya tinggal mengirim dalam hitungan detik. Jaringan internet membantu pengiriman lewat email atau cara lain yang sama praktisnya.

7. Ada Backup Data

Takut hilang atau file tidak kembali itu hanyalah kisah masa lalu jika arsip berbentuk fisik. Jika telah alih media, maka dengan mudah dapat melakukan back up data. Keamanan terjamin karena back up data dapat ke beberapa tempat sekaligus.

Manfaat yang dihasilkan dari arsip elektronik yang diatur dalam perka ANRI No. 6 tahun 2021 tetap membutuhkan proses dalam alih media dengan standar khusus.

Jika perusahaan atau instansi merasa kerepotan karenanya, tidak perlu khawatir karena tersedia jasa layanan dalam kearsipan informasi terbaik dan terpercaya.

Akhir Kata

Aturan terbaru memberi kemudahan dalam tata kelola arsip baik instansi atau perusahaan agar lebih baik lagi. Untuk pengelolaan terbaik bisa langsung ke Chayra Solusi Arsip dengan pelayanan kualitas premium.

Perusahaan akan menyediakan layanan manajemen informasi dan dukungan teknis untuk membantu bisnis dalam kelola modern. Peraturan ANRI No. 6 tahun 2021 menciptakan teknologi digital lebih baik dengan keamanan lebih terjamin.

Chayra Bisnis