Adanya dokumen dan berkas penting lainnya di perusahaan membutuhkan proses penyimpanan dan penataan arsip yang cepat, mudah, dan sederhana untuk dilakukan, salah satunya adalah chronological filing system.

Sistem tanggal arsip atau chronological system adalah metode pengarsipan yang paling sering digunakan pada perusahaan, khususnya yang lingkup pekerjaannya di kantor. Bagaimanakah cara kerja metode ini? Apa kekurangan dan kelebihan chronological filing system?

Pengertian Chronological Filing System

Dalam bidang kearsipan, Anda akan mengenal istilah penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip adalah segala proses kegiatan memelihara, mengatur, dan menyusun arsip dokumen penting perusahaan agar lebih terorganisir secara sistematis.

Penyimpanan dan penyusunan berkas penting ini juga dibagi menjadi 3 metode arsip, yaitu sistem huruf abjad, sistem kode nomor, dan sistem tanggal. Di artikel kali ini, kami hanya akan membahas sistem tanggal atau chronological filing system.

Sesuai namanya, sistem pengarsipan menggunakan tanggal adalah suatu sistem penyimpanan atau pencarian arsip dengan cara menyusun arsip-arsip tersebut berdasarkan urutan waktu (chronological), yaitu dari tanggal, bulan, dan tahun yang dijadikan sebagai judul surat.

Sebagai contoh, surat atau suatu dokumen perusahaan dibuat pada tanggal 10 Maret 2007, maka dokumen tersebut disimpan dalam filing cabinet di laci bagian tahun 2007, guide Maret, dan pada folder yang ke-10.

Keunggulan dan Kelemahan Sistem Tanggal pada Arsip

Sistem tanggal bisa menjadi sistem penyimpanan arsip yang efektif apabila dilakukan dengan teliti, cermat, dan tepat. Nah, ada beberapa alasan mengapa banyak orang menggunakan sistem pengarsipan berdasarkan tanggal atau urutan waktunya :

• Arsip atau data tidak terpisah-pisah
• Pencarian atau penemuan kembali arsip akan lebih mudah dan teratur
• Tidak terlalu membutuhkan banyak indeks seperti pada sistem pengarsipan huruf abjad dan kode nomor
• Memberikan keterangan atau penjelasan yang lebih lengkap dan real

Adapun kekurangan atau kelemahan dari chronological filing system :

• Cenderung sulit untuk dipraktekkan karena orang banyak yang sering lupa dengan tanggal surat, sehingga akan sulit juga untuk menemukan dokumen yang sudah diarsip
• Tidak semua unit pengolahan dalam sebuah organisasi bisa menerapkan sistem arsip dengan urutan waktu seperti ini
• Memerlukan indeks gabungan
• Memerlukan aturan khusus dalam menyusunnya
• Harus membuat folder khusus dan umum yang bisa memecahkan masalah

Perlengkapan Metode Arsip Sistem Tanggal

Untuk bisa menerapkan sistem arsip berdasarkan urutan waktu atau tanggal, Anda memerlukan beberapa jenis perlengkapan. Jenis perlengkapan chronological system adalah filing cabinet, guide, dan map/folder.

1. Filing Cabinet

Lemari penyimpanan arsip atau sering disebut dengan laci filing cabinet harus disediakan dengan jumlah yang dibutuhkan perusahaan. Misalnya, jika kode laci menggunakan angka tahun, cukup gunakan 1 laci filing cabinet. Ini juga berlaku pada tanggal dan bulan.

Akan tetapi, apabila arsip yang disimpan banyak, tentu memerlukan laci penyimpanan yang lebih banyak juga.

2. Guide

Guide atau penunjuk arsip bisa menggunakan kertas/karton dengan ukuran yang sesuai dengan keinginan atau kebutuhan Anda. Guide ini juga berfungsi untuk memberikan pembatas dan penyangga pada deretan setiap arsip.

Jumlah yang digunakan bisa disesuaikan dengan pembagian sub-subjek. Contohnya, jika angka tahun dijadikan sebagai kode laci, gunakan guide sebanyak 12 buah atau sama dengan sejumlah bulan dalam setahun.

3. Map/Folder

Jumlah folder yang digunakan untuk menyimpan arsip disesuaikan dengan pembagian sub-sub subjek. Misalnya, jika tahun dijadikan sebagai kode pada laci dan guide berdasarkan bulan, gunakan folder sebanyak jumlah hari dalam setahun, yaitu 365 hari.

Penutup

Nah, itulah dia untuk serba-serbi sistem tanggal arsip sebagai pengarahan Anda dalam menata arsip lebih sistematis. Apabila Anda memerlukan sistem penataan yang lebih berkualitas, cermat, profesional, dan terbaik, jangan lupa untuk selalu mengandalkan Chayra Solusi Arsip.