Pada dasarnya, arsip merupakan salah satu hal vital bagi sebuah kantor atau sebuah lembaga. Itu kenapa Anda harus tahu bagaimana cara pemberkasan arsip yang tepat. Karena, fungsi sebuah arsip akan lebih maksimal jika cara pemberkasannya sudah benar.
Sayangnya, memang tidak semua orang tahu bagaimana prosedur yang tepat untuk melakukan pemberkasan arsip. Maka dari itu, berikut adalah prosedur pemberkasan arsip yang benar agar fungsi dan tujuannya dapat Anda jalankan dengan jauh lebih maksimal!
Tutorial Melakukan Pemberkasan Arsip
Bagi Anda yang belum tahu, arsip adalah rekaman, baik dalam bentuk tulisan, gambar, video, audio, dan beragam jenis media lainnya yang berisi kegiatan atau peristiwa. Pastinya, bentuk arsip akan selalu berkembang menyesuaikan dengan perkembangan teknologi, informasi dan juga komunikasi.
Biasanya, arsip ini akan dibuat oleh lembaga atau perorangan. Tujuan dari pembuatan arsip tersebut juga adalah perorangan, lembaga negara, perusahaan swasta, dan sesuatu sejenisnya. Pembuatan arsip ini akan berguna untuk kehidupan di masyarakat bangsa, dan juga negara.
Dari pengertian di atas, sudah dapat disimpulkan jika arsip memiliki peran yang sangat penting di hampir semua bidang. Itu kenapa Anda perlu tahu apa saja prosedur atau cara pemberkasan arsip yang tepat. Hal ini untuk memaksimalkan fungsi dan tujuan pengarsipan.
Lalu, perlu Anda ketahui juga jika tujuan pemberkasan arsip adalah untuk mempermudah penggunaan kembali arsip tersebut jika sewaktu-waktu diperlukan. Jadi, pastinya Anda harus melakukan prosedur pengarsipan tersebut dengan tepat dan benar.
Maka dari itu, berikut adalah cara pemberkasan arsip yang tepat yang dapat Anda ikuti dengan mudah!
1. Tahap Pemilahan dan Pengelompokan
Langkah pertama kegiatan pengelolaan arsip adalah tahap pemilahan, di mana Anda perlu memilih dokumen mana yang akan Anda arsipkan. Hal ini karena ada beberapa dokumen non arsip yang tidak perlu Anda simpan ke dalam pemberkasan arsip.
Misalnya seperti dokumen non-arsip, yang berupa, formulir dan blanko kosong, ordner, sampul, dan lain sebagainya. Setelah dokumen arsip dan dokumen non-arsip dipisahkan, Anda pun perlu mengelompokkan arsip ke dalam beberapa kelompok.
Pengelompokkan arsip bisa berdasarkan kesamaan jenis, kesamaan permasalahan, dan kesamaan urusan atau kegiatan. Setelah itu, masukkan arsip yang sudah dikelompokkan tersebut ke dalam sebuah kartu deskripsi yang berisi informasi yang penting.
2. Buat Skema Pengelompokan Arsip
Setelah pengelompokkan selesai, Anda dapat membuat skema dengan cara membuat klasifikasi berdasarkan kartu deskripsi tersebut. Kemudian, Anda dapat menyusunnya dengan menggunakan pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, atau kombinasi.
Apabila sudah, gabungkan kartu deskripsi berdasarkan pola klasifikasi arsip. Kemudian, beri nomor urut pada kartu tersebut yang nantinya akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas. Lalu, susun berkas tersebut berdasarkan skema yang Anda buat.
3. Masukan Berkas ke dalam Folder dan Buat Daftar Arsip
Jika nomor penyimpanan berkas sudah ada, Anda dapat memasukkannya ke dalam folder penyimpanan berdasarkan dengan kode masalah dan nomor urut arsip. Setelah itu, bungkus folder tersebut dengan memakai kertas kissing, lalu masukkan ke dalam boks.
Jangan lupa untuk memberi nomor urut untuk setiap boks. Dalam satu boks, pastikan hanya ada satu kode dengan tahun yang sama. Berikan jarak 2 cm untuk setiap boks agar mempermudah proses pengambilan dan juga penyimpanan arsip di boks tersebut.
Terakhir, buat daftar arsip dengan menggunakan sistem abjad, sistem subjek, sistem geografi, sistem numerik, dan lain sebagainya.
Penutup
Itulah bagaimana prosedur atau cara pemberkasan arsip yang tepat. Anda pun dapat mempermudah cara tersebut dengan menggunakan bantuan dari Chayra Solusi Arsip.
Ingin kantor Anda lebih rapi dan teratur? Jangan biarkan arsip-arsip berantakan mengganggu produktivitas Anda! Chayra Solusi Arsip siap membantu Anda melakukan penataan arsip dengan cara yang efektif dan efisien.
Jangan biarkan arsip kantor menjadi masalah yang mengganggu kinerja Anda. Hubungi Chayra Solusi Arsip sekarang dan rasakan sendiri manfaat dari penataan arsip yang efektif!
