Penyusutan Arsip: Pentingnya Mengelola Arsip Sesuai Dengan Nilai Guna

4.5
(2)

“Dalam artikel ini, Anda akan belajar tentang pentingnya penyusutan arsip sesuai dengan Perka No. 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip. Anda juga akan mempelajari tentang dua jenis nilai guna arsip yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.”

Pencipta arsip memiliki tugas penting yaitu melakukan penyusutan arsip. Menurut Perka No. 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip yang tidak aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, menghapus arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan menyerahkan arsip yang statis kepada lembaga kearsipan.

Sedangkan arsip yang tidak memiliki nilai guna adalah arsip yang tidak memiliki kegunaan bagi lembaga atau instansi yang menghasilkan arsip tersebut. Dari segi kepentingan pengguna, terdapat dua jenis nilai guna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer dapat disingkat dengan ALFRED, yang merupakan akronim dari:

Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda

  1. Administrative Value (nilai guna administrasi): Nilai guna administrasi artinya arsip tersebut digunakan untuk keperluan administrasi. Contoh kartu tanda penduduk (KTP) ketika digunakan untuk persyaratan tes seleksi calon pegawai negeri sipil (CPNS)
  2. Legality Value (nilai guna legalitas): Nilai guna legalitas artinya arsip tersebut digunakan sebagai bukti legalnya sesuatu. Contoh kartu tanda mahasiswa sebagai bukti bahwa seorang mahasiswa tersebut benar mahasiswa dari universitas bersangkutan.
  3. Financial Value (nilai guna keuangan): Nilai guna finansial berarti bahwa pada arsip tersebut terkandung nilai uang atau digunakan untuk kepentingan pengelolaan keuangan. Contoh Kuitansi sebagai bukti penyerahan dan penerimaan sejumlah uang.
  4. Research Value (nilai guna penelitian): Nilai guna penelitian berarti bahwa arsip tersebut digunakan untuk penelitian atau dihasilkan dari penelitian. Contoh Laporan Penelitian.
  5. Education Value (nilai guna Pendidikan): Nilai guna pendidikan berarti bahwa arsip tersebut digunakan untuk pendidikan. Contoh buku pelajaran.
  6. Documenter Value (nilai guna dokumentasi): Nilai guna ini disebut juga nilai guna history (sejarah). Nilai guna sejarah berarti bahwa pada arsip tersebut terkandung nilai sejarah. Contohnya seperti naskah proklamasi yang menjadi bukti penting dalam sejarah negara.

Selain nilai guna primer yang dibahas sebelumnya, ada juga nilai guna sekunder yang harus diperhatikan dalam penyusutan arsip. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip untuk kepentingan lembaga atau instansi lain, kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bukti untuk pertanggung jawaban kepada masyarakat atau pertanggung jawaban nasional.

Nilai guna sekunder meliputi:

  1. Nilai guna pembuktian yaitu nilai arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga atau instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil atau akibat dari kegiatan itu. Contoh arsip yang memiliki nilai guna pembuktian adalah surat-surat resmi yang menjadi bukti dari kebijakan yang diterapkan oleh pemerintah.
  2. Nilai guna informasi yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi yang menciptakannya. Contoh arsip yang memiliki nilai guna informasi adalah jurnal-jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh berbagai institusi.

Secara umum, penyusutan arsip yang tepat akan memastikan bahwa arsip yang memiliki nilai guna sekunder tetap tersimpan dan dapat diakses sesuai dengan kebutuhan. Dengan begitu, arsip-arsip tersebut dapat digunakan sebagai sumber informasi yang penting bagi penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan.

Apakah kabar ini berguna?

Anda yang tentukan bintangnya!

Tingkat Kepuasan 4.5 / 5. Jumlah pemberi bintang: 2

Belum ada yang kasih bintang! Jadi yang pertama memberi bintang.

Karena kabar ini berguna untuk anda...

Kirimkan ke media sosial anda!

Ingin memulai bisnis Anda sendiri dengan PT atau CV resmi, tetapi bingung dengan biayanya? Jangan khawatir! Chayra Solusi Legalitas Usaha hadir untuk membantu Anda dalam memulai bisnis impian Anda dengan biaya terjangkau mulai dari 500 Ribu Rupiah saja!

Dapatkan PT dan Ijin Usaha resmi dengan proses yang cepat dan mudah. Jangan ragu untuk menghubungi Chayra Solusi Legalitas Usaha sekarang juga dan mulailah bisnis impian Anda dengan mudah dan terpercaya.

Hubungi kami sekarang!

Berlangganan via Whatsapp

Share:

More Posts

Berlangganan via Email

Masukkan alamat surel Anda untuk berlangganan blog ini dan menerima pemberitahuan tulisan-tulisan baru melalui surel.

Send Us A Message

Eksplorasi konten lain dari Chayra.ID

Langganan sekarang agar bisa terus membaca dan mendapatkan akses ke semua arsip.

Lanjutkan membaca