“Pengelolaan arsip menjadi penting bagi keberlangsungan hidup bangsa dan negara. Dalam artikel ini, kami akan membahas tentang 3 jenis arsip dan bagaimana meyakinkan masyarakat untuk mengikuti kaidah kearsipan”

Menurut UU Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima oleh berbagai lembaga seperti negara, pemerintah daerah, perusahaan, organisasi politik, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Namun, pengelolaan arsip bukan hanya tentang menerapkan sistem kearsipan atau manajemen arsip, tapi juga tentang bagaimana meyakinkan masyarakat untuk mengikuti kaidah kearsipan.

Ada 3 jenis arsip yaitu arsip biasa, arsip vital, dan arsip terjaga. Arsip biasa pada dasarnya adalah arsip yang jika terjadi sesuatu dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya.

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan prasyarat dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Menurut PP No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, wajib dibuat pengelolaan arsip vital.

Ada beberapa kriteria arsip vital seperti:

1. Merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya;
2. Sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi karena berisi informasi yang digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana;
3. Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) instansi;
4. Berkaitan dengan kebijakan strategis instansi

Arsip Terjaga adalah arsip penting yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya agar tetap relevan bagi keberlangsungan hidup bangsa dan negara. Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2015, pengelolaan Arsip Terjaga meliputi identifikasi, pemberkasan, pelaporan, dan penyerahan oleh pencipta arsip. Arsip Terjaga diklasifikasikan sebagai arsip tingkat atau kelas satu dan dapat tercipta dalam berbagai bentuk media.

Dari penjelasan ini bisa disimpulkan bahwa Arsip Terjaga sudah dipastikan bahwa Arsip tersebut termasuk Arsip vital tetapi sebaliknya Arsip Vital belum tentu Arsip Terjaga

Dengan pengelolaan arsip yang baik, diharapkan dapat menjamin kelangsungan operasional organisasi dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara.

Chayra Bisnis